Microsoft Teams in Microsoft 365 Business Premium: Sicherheit, Compliance und smarte Zusammenarbeit für Steuerkanzleien

Erfahren Sie, wie Steuerkanzleien Microsoft Teams in Microsoft 365 Business Premium datenschutzkonform einsetzen können – von der sicheren Mandantenkommunikation bis zur revisionssicheren Datenaufbewahrung. 

Warum Teams für Steuerkanzleien mehr ist als nur Chat und Videokonferenzen 

Steuerkanzleien müssen digitale Zusammenarbeit effizient organisieren – und gleichzeitig strenge Datenschutz- und Compliance-Vorgaben einhalten. Microsoft Teams, enthalten in Microsoft 365 Business Premium, bietet dafür weit mehr als Chats und Online-Meetings. 

Richtig konfiguriert wird Teams zur zentralen Plattform für Mandantenkommunikation, Dokumentenaustausch und interne Zusammenarbeit – ohne Risiko für Datenschutz oder Berufsgeheimnisse. 

Strukturierte Teamorganisation statt Wildwuchs 

In vielen Kanzleien entstehen Teams ohne klare Regeln – was schnell zu Unübersichtlichkeit führt. Empfehlenswert ist ein klares Konzept: 

• Mandantenteams: Ein Team pro Mandant, mit definierten Kanälen (z. B. „Buchhaltung“, „Lohn“, „Jahresabschluss“). 

• Interne Teams: Für Kanzleiinterne Themen wie „Personal“, „Fortbildung“ oder „Marketing“. 

• Lebenszyklus-Management: Endet ein Mandat, wird das Team archiviert; Richtlinien sichern die revisionssichere Aufbewahrung. 

Datenschutz & Compliance im Kanzleialltag 

Steuerkanzleien verarbeiten hochsensible Daten. Business Premium bietet zahlreiche Funktionen zum Schutz: 

• Sensitivity Labels: Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkung automatisch steuern. 

• eDiscovery & Audit-Logs: Relevante Aktivitäten revisionssicher dokumentieren. 

• Aufbewahrungsrichtlinien: Chats und Dateien rechtssicher speichern – so lange wie gesetzlich vorgeschrieben. 

Mandantenkommunikation sicher gestalten 

Der Austausch mit Mandanten verlangt höchste Sicherheit. Mit Teams lässt sich dies zuverlässig umsetzen: 

• Gastzugang über B2B-Konten: Mandanten haben nur Zugriff auf freigegebene Kanäle und Daten. 

• Freigaberichtlinien: Statt unsicherer E-Mail-Anhänge – sichere Links mit Ablaufdatum. 

• Meeting-Sicherheit: Warteräume, Authentifizierung und Protokollierung schützen vor unbefugter Teilnahme. 

Integration mit DATEV und Dokumentenablage 

Viele Kanzleien setzen DATEV als Kernsystem ein. Teams ergänzt dies optimal: 

• Versionierung: Alle arbeiten an derselben aktuellen Datei. 

• Zugriffssteuerung: Sensible Unterlagen wie Jahresabschlüsse nur für Berechtigte sichtbar. 

• Mandantenzugriff: Mandanten können Dokumente hochladen – ohne Zugriff auf andere Daten. 

Sicherheit durch Microsoft Defender 

Steuerkanzleien sind attraktive Ziele für Cyberangriffe. Defender for Business schützt zuverlässig: 

• Automatisierte Bedrohungserkennung bei verdächtigen Dateien 

• Phishing-Schutz für Mandantenkommunikation 

• Geräteschutz – auch für Homeoffice-Arbeitsplätze 

Checkliste für den Kanzleialltag 

• Struktur für Mandanten- und interne Teams definieren 

• Sensitivity Labels und Aufbewahrungsrichtlinien aktivieren 

• Gastzugriffe über B2B-Konten regeln 

• DATEV-Integration und Freigaben prüfen 

• Defender for Business konsequent nutzen 

Weiterführende Quellen 

  Microsoft 365 Compliance-Dokumentation 
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/  

  Microsoft Teams Security & Compliance Overview 
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview  

  EU-DSGVO Informationsportal (Europäische Kommission) 
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_de  

  BfDI – Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit 
https://www.bfdi.bund.de/  

Tipp: Praxiswissen aus erster Hand 

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