Erfahren Sie, wie Steuerkanzleien SharePoint, OneDrive und Office-Apps in Microsoft 365 Business Premium optimal für Zusammenarbeit, Datenschutz und Compliance einsetzen können.
Einleitung
Steuerkanzleien arbeiten täglich mit hochsensiblen Mandantendaten. Diese müssen nicht nur sicher gespeichert, sondern auch rechtssicher geteilt und effizient verarbeitet werden. Gleichzeitig erwarten Mandanten moderne, digitale Kommunikations- und Kollaborationsmöglichkeiten.
Mit SharePoint, OneDrive und den Office-Apps in Microsoft 365 Business Premium lassen sich diese Anforderungen praxisnah umsetzen – in einer Lösung, die Datenschutz, Compliance und Produktivität miteinander verbindet.
Zentrale Datenablage mit SharePoint
SharePoint bildet das Rückgrat der Dokumentenverwaltung in Microsoft 365. Richtig strukturiert, hilft es Kanzleien, Ordnung in der Ablage zu schaffen und Transparenz sicherzustellen:
- Mandantenbibliotheken: Jede Mandantenakte erhält eine eigene SharePoint-Bibliothek mit klar definierten Berechtigungen.
- Versionierung & Nachvollziehbarkeit: Änderungen an Dokumenten bleiben jederzeit nachvollziehbar.
- Aufbewahrungsrichtlinien: Rechtliche Anforderungen an Dokumentenspeicherung lassen sich automatisieren.
- Nahtlose Integration: Über Microsoft Teams verknüpfen sich Mandantenkommunikation und Dokumentenablage direkt.
OneDrive für persönliche Arbeitsbereiche
OneDrive ergänzt SharePoint durch individuelle, aber abgesicherte Speicherbereiche für Kanzleimitarbeiter:
- Entwürfe & Vorarbeiten: Dokumente können vorbereitet werden, bevor sie in das Mandanten-Team überführt werden.
- Sicheres Teilen: Freigaben sind mit Ablaufdaten, Zugriffsrechten und Passwortschutz steuerbar.
- Direkte Office-Integration: Dateien lassen sich direkt aus Word, Excel oder PowerPoint speichern, teilen und gemeinsam bearbeiten.
Office-Apps: Zusammenarbeit in Echtzeit
Die klassischen Office-Programme entwickeln sich in Microsoft 365 Business Premium zu Kollaborationswerkzeugen:
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Mehrere Kanzleimitarbeiter bearbeiten gleichzeitig Jahresabschlüsse oder Excel-Auswertungen.
- Kommentarfunktion & @Mentions: Rückfragen werden direkt im Dokument geklärt – ohne lange E-Mail-Ketten.
- Datenschutz-Features: Sensitivity Labels und Verschlüsselung lassen sich direkt in den Apps nutzen.
- Automatische Versionskontrolle: Frühere Dokumentstände können jederzeit wiederhergestellt werden.
Praxisnahe Einsatzmöglichkeiten
- Jahresabschluss 2025: Mehrere Mitarbeiter arbeiten parallel an einer Excel-Vorlage, Änderungen bleiben transparent.
- Mandantenfreigaben: Mandanten laden Belege sicher über OneDrive hoch, die Kanzlei verarbeitet diese direkt in SharePoint.
- PowerPoint-Vorlagen: Einheitliche Präsentationen im Corporate Design verhindern ungewollte Varianten.
Sicherheit & Compliance
Microsoft 365 Business Premium unterstützt Kanzleien bei der Erfüllung ihrer strengen Datenschutz- und Compliance-Pflichten:
- Aufbewahrungsrichtlinien für SharePoint- und OneDrive-Dokumente
- eDiscovery & Audit-Logs für interne und externe Prüfungen
- DLP-Richtlinien (Data Loss Prevention) zum Schutz vor versehentlicher Weitergabe sensibler Daten
Checkliste für Steuerkanzleien
- Mandantenbibliotheken in SharePoint mit klaren Berechtigungen anlegen
- OneDrive für persönliche Arbeitsbereiche konfigurieren
- Sensitivity Labels für vertrauliche Dokumente definieren
- Aufbewahrungsrichtlinien und DLP aktivieren
- Integration mit Microsoft Teams sicherstellen
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Weiterführende Quellen