Vom Betreiber zum Anbieter

Stellen Sie sich vor, Ihre Kanzlei lässt in den Büroräumen einen neuen Fahrstuhl einbauen. Sie klären, wer ihn benutzen darf, wann und mit welcher Last. Das ist Betreiberverantwortung – überschaubar, handhabbar. Irgendwann aber sind Sie mit der Standardsteuerung nicht mehr zufrieden. Sie lassen eine eigene Software entwickeln, bauen ein kanzleieigenes Bedienfeld ein und taufen das Ganze "KanzleiLift 2.0". In dem Moment werden Sie vom Betreiber zum Anbieter – ein stiller Rollenswitch mit echten Folgen. Die EU-KI-Verordnung (KI-VO) zieht eine ganz ähnliche Linie. Und sie zieht sie genau dort, wo viele Steuerkanzleien gerade stehen.

Wer künstliche Intelligenz in der Kanzlei einsetzt, denkt meist über das richtige Tool nach: ChatGPT, Microsoft Copilot, eine DATEV-nahe Fachanwendung, ein Recherche-Assistenzsystem für Einspruchsschriften und Jahresabschlusskommentare. Was dabei leicht aus dem Blick gerät: Die KI-VO fragt nicht nur nach dem Was, sondern nach dem Wie – und vor allem danach, in welcher Rolle eine Kanzlei dabei agiert. Eine Steuerkanzlei kann Betreiberin einer KI-Anwendung sein. Unter bestimmten Umständen kann sie aber auch zur Anbieterin werden. Dieser Unterschied klingt nach Regulierungsvokabular; er hat aber einen klaren praktischen Kern. Und er betrifft Kanzleien, die gerade dabei sind, aus fremden KI-Tools ihre eigene Kanzlei-KI zu bauen.

Ein Hinweis vorab, um spätere Missverständnisse zu vermeiden: Artikel 25 der KI-VO regelt Rollenverantwortlichkeiten in der KI-Lieferkette, ist aber für den typischen Kanzleikontext außerhalb besonderer Risikoregimes nicht der entscheidende Ankerpunkt. Die belastbarere Grundlage findet sich in den Begriffsbestimmungen der KI-VO – insbesondere in Artikel 3 Nr. 3 (Anbieter), 4 (Betreiber) und 68 (nachgelagerter Anbieter). Dort liegt das eigentliche Fundament für die Abgrenzung.

Betreiber, Anbieter, nachgelagerte Anbieterin: Was hinter den Begriffen steckt

Eine Kanzlei, die ein marktübliches KI-Tool erwirbt, Benutzerkonten einrichtet, interne Nutzungsregeln erlässt und Mitarbeitende damit arbeiten lässt, ist Betreiberin im Sinne der KI-VO. Sie verwendet ein fremdes System unter eigener Verantwortung – ohne es selbst zu entwickeln oder als eigenes Produkt in Betrieb zu nehmen. Der Ausgangsfall ist damit klar: Enterprise-Lizenz, Nutzungsrichtlinie, Schulung, fachliche Prüfpflicht. Das ist regulatorisch handhabbar, und bleibt es auch.

Die Anbieterrolle ist anders konstruiert. Anbieterin ist, wer ein KI-System entwickelt oder entwickeln lässt und es unter eigenem Namen in Betrieb nimmt – entgeltlich oder unentgeltlich. Der entscheidende Dreh: Inbetriebnahme bedeutet in der KI-VO nicht nur den Marktgang an externe Dritte. Auch eine ausschliesslich intern genutzte KI-Anwendung schliesst eine Anbieterrolle nicht zwingend aus. Das Argument "Wir verkaufen das Tool ja nicht" schützt also nicht automatisch. Ob das System nach außen vertrieben wird, ist in diesem Kontext kein Tatbestandsmerkmal.

Dazu kommt eine dritte Kategorie, die für Steuerkanzleien besonders relevant ist: die nachgelagerte Anbieterin nach Artikel 3 Nr. 68 KI-VO. Das ist – vereinfacht gesagt – wer ein KI-Modell eines Dritten in eine eigene KI-Anwendung integriert und diese selbst betreibt. Die entscheidende Konsequenz: Es ist nicht notwendig, ein eigenes Grundmodell zu trainieren. Wer ein vorhandenes Modell in eine kanzleieigene Anwendung einbettet, kann trotzdem in die Nähe der Anbieterrolle kommen. Das ist in der Praxis der weitaus häufigere Weg. Steuerkanzleien werden keine großen Sprachmodelle von Grund auf trainieren. Aber sie bauen gerade Apps, die auf solche Modelle aufsetzen.

Ein konkreter Weg in die Anbieterolle: fünfundzwanzig Mitarbeitende, eine Eigenentwicklung

Nehmen wir eine mittelständische Steuerkanzlei: 25 Mitarbeitende, breite Mandantschaft aus Handwerksbetrieben, Arztpraxen und kleineren GmbHs, viele textlastige Routineaufgaben. Jahresabschlüsse, Einspruchsschriften, Mandantenanschreiben, steuerliche Standardprüfungen. Die Kanzlei beschafft (als ersten Schritt) zunächst ein marktübliches KI-Tool über eine Enterprise-Lizenz. Nutzungsrichtlinie, Schulung, Prüfpflicht – alles geregelt. Kanzleileitung und Datenschutz sind im Boot. Klassische Betreiberrolle.

Dann setzt Schritt zwei ein – und er ist der entscheidende. Ein IT-Dienstleister baut auf Basis eines großen Sprachmodells eine eigene Oberfläche: Prompt-Vorlagen, Rollenprofile, Mandantenanschreiben-Vorlagen, eine Wissensdatenbank mit kanzleieigenen Standards, eine Schnittstelle zum Dokumentenmanagement. Schritt drei folgt: Das System wird mit anonymisierten Alttexten, internen Arbeitshilfen, Qualitätsvermerken und kanzleispezifischen Bearbeitungslogiken weiter angepasst. Schließlich wird die Kanzlei-KI für alle 25 Mitarbeitenden ausgerollt: Eigener Name, Intranet-Einbindung, kanzleiweite Schulung, fester Bestandteil der täglichen Arbeit. Was als Lizenzvertrag mit einem KI-Anbieter begann, ist mittlerweile eine eigene Kanzleianwendung geworden. Die Frage ist, ob die Kanzlei sich dessen bewusst ist.

Wann kippt das Pendel? Die entscheidende Schwelle

Die Anbieterrolle beginnt nicht bei Prompt-Vorlagen. Nicht bei einer konfigurierten Benutzeroberfläche. Auch eine interne Wissensdatenbank oder ein sogenannter RAG-Ansatz – bei dem das System vor jeder Antwort zuerst in eigenen Dokumenten sucht, bevor es antwortet – bedeutet noch keine Anbieterstellung. All das kann qualifizierte Betreibermaßnahme sein und ist sogar Ausdruck ordentlicher KI-Governance. Nutzungsregeln, Rollen- und Rechtekonzepte, Freigabeprozesse, Prompt-Bibliotheken und Schulungen gehören in jede seriöse KI-Compliance. Wer diese Schritte bereits als Anbieterhandeln einstuft, überdehnt die KI-VO und verwischt den Unterschied zwischen Nutzung und Entwicklung. Das wäre Regulierungseifer auf der falschen Baustelle: Wer überall Anbieter sieht, verliert den Blick dafür, wo tatsächlich einer entsteht.

Die Schwelle kippt also, wenn die Kanzlei ein KI-System mit eigener Zweckbestimmung, eigener Datenbasis, eigenem Ausgabeprozess und eigenem Rollout entwickeln lässt und dieses System intern in Betrieb nimmt. Dann entfernt sie sich von der reinen Anwendung und übernimmt Systemverantwortung. Ents Entscheidend ist dabei nicht ein einzelnes Merkmal, sondern das Gesamtbild. Weder eigene Prompts noch eine Wissensdatenbank, ein RAG-System oder eine angepasste Benutzeroberfläche führen für sich genommen automatisch zur Anbieterrolle. Maßgeblich ist vielmehr, wer Zweck, Fachlogik, Datenbasis, Ausgabeformen, Tests, Änderungen und Rollout des Systems bestimmt und verantwortet. Je stärker diese Fragen von der Kanzlei selbst beantwortet werden, desto plausibler ist die Anbieterrolle. Der Rollenwechsel ist keine Formalie – er ist eine Folge tatsächlicher Steuerung und Verantwortung.

Acht Compliance-Folgen – und was sie für den Kanzleialltag bedeuten

Was ändert sich, wenn eine Kanzlei in die Anbieterrolle rückt? Die nüchterne Antwort: Außerhalb besonderer Risikoregimes ist das kein regulatorischer Erdrutsch. Es geht weniger um eine Flut neuer Pflichten als um eine Verschiebung der Governance-Perspektive. Die Kanzlei fragt nicht mehr nur: "Darf ich dieses Tool so nutzen?" Sie fragt: "Verantworte ich ein eigenes KI-System?" Diese Frage hat konkrete Folgen in acht Bereichen.

Erste Folge: Rollenklarheit

Jede Kanzlei sollte dokumentieren können, ob sie Betreiberin, Anbieterin oder nachgelagerte Anbieterin ist. Nicht als bürokratischer Selbstzweck, sondern weil diese Klarheit verhindert, dass Geschäftsleitung, Datenschutz, IT und externer Dienstleister aneinander vorbeireden. Eine KI, für die "irgendwie" alle zuständig sind und im Ernstfall niemand verantwortlich sein will, ist organisatorisch ungefähr so belastbar wie ein Schuhkarton voller ungeordneter Belege.

Zweite Folge: KI-Kompetenz (Art. 4 KI-VO)

Die Pflicht, ausreichende KI-Kompetenz sicherzustellen, trifft Anbieter und Betreiber gleichermaßen. Der Rollenwechsel schärft das nicht grundsätzlich, verändert aber die Tiefe: Als bloße Betreiberin reicht es, Nutzungsregeln zu vermitteln. Als Anbieterin muss die Kanzlei auch verstehen, wie das System konzipiert ist, welche Datenbasis es verwendet, welche Fehlermuster auftreten können und wie Änderungen kontrolliert werden. Die entsprechend dafür vorzusehenden Schulungen werden nicht zwingend breiter, aber tiefer.

Dritte Folge: Verbotene KI-Praktiken (Art. 5 KI-VO)

Die roten Linien der KI-VO – gemeint sind Systeme, die Menschen unbewusst manipulieren, unzulässige Risikoeinstufungen vornehmen oder Privatsphäre systematisch verletzen – gelten rollenunabhängig. Für eine normale Steuerkanzlei ist Artikel 5 KI-VO (Verbotene Praktiken im KI-Bereich) selten der operative Schwerpunkt. Der Unterschied zwischen Betreiber- und Anbieterrolle liegt hier nicht im Maßstab, sondern im Ansatzpunkt: Als Betreiberin kontrolliert die Kanzlei die Nutzung. Als Anbieterin muss sie bereits beim Design ausschließen, dass verbotene Funktionen entstehen.

Vierte Folge: Transparenzpflichten (Art. 50 KI-VO)

Wer eine KI-Anwendung entwickelt, die direkt mit natürlichen Personen interagiert, muss sicherstellen, dass diese wissen, mit einer KI zu kommunizieren – sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Wer synthetische Inhalte erzeugt, muss diese technisch kennzeichnen. Solange die interne Kanzlei-KI nur Mitarbeitende bei Entwürfen unterstützt, bleibt Artikel 50 KI-VO (Transparenzpflichten für Anbieter und Betreiber bestimmter KI-Systeme) handhabbar. Wird die Kanzlei-KI aber als Mandanten-Chatbot eingesetzt, zum Versand automatisierter Mandantenanschreiben genutzt oder in Kommunikationsstrecken eingebunden, ändert sich die Lage: Dann muss Transparenz gegenüber Mandanten nicht nur organisatorisch, sondern technisch und prozessual funktionieren. Hier wird der Anbieterstatus spürbar, weil die Verantwortung bereits beim Design beginnt, nicht erst bei der Nutzung.

Fünfte Folge: KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck (GPAI)

Wer kein Grundmodell selbst trainiert, muss diese Ebene der Regulierung nicht fürchten. Auch begrenztes Fine-Tuning eines fremden Modells führt nach Einschätzung der EU-Kommission nicht automatisch zur sogenannten GPAI-Anbietereigenschaft. Diese Einschätzung ist allerdings nicht rechtsverbindlich; verbindlich auslegen kann das letztlich der Europäische Gerichtshof. Für die Praxis gilt: Die relevante Frage ist nicht, ob man Anbieterin eines Grundmodells wird – das werden Steuerkanzleien so gut wie nie. Die Frage ist, ob man Anbieterin einer eigenen Kanzleianwendung wird, die auf einem solchen Modell aufbaut.

Sechste Folge: Dokumentation

Als Betreiberin dokumentiert die Kanzlei, welches Tool genutzt wird, wofür es freigegeben ist, welche Daten eingegeben werden dürfen und wer geschult wurde. Als Anbieterin kommt eine zweite Ebene hinzu: Wie ist die eigene Anwendung entstanden? Welche Modelle oder APIs sind eingebunden? Welche Tests wurden vor dem Rollout durchgeführt? Wie werden Fehler gemeldet, wer gibt Änderungen frei? Das ist kein CE-Dossier und kein technisches Konvolut. Aber es ist eine Produktakte im kleinen Maßstab. Genau darin liegt der Unterschied.

Siebte Folge: Change Management

Betreiberinnen können Änderungen eines Drittanbieters beobachten und die eigene Nutzung anpassen. Wer eine eigene Kanzlei-KI betreibt, die auf fremden Modellen, eigenen Daten, eigenen Schnittstellen und internen Workflows basiert, muss Änderungen aktiv steuern. Ein neues Modell-Release, eine geänderte API, neue Datenquellen, veränderte Prompt-Logiken – all das kann das Systemverhalten verändern. Das erfordert mindestens ein rudimentäres Regime aus Versionskontrolle, Freigabeprozess und fachlicher Nachprüfung. "Wir probieren das einfach mal aus" ist als Governance-Ansatz ungefähr so belastbar wie eine Reisekostenabrechnung auf einem Bierdeckel.

Achte Folge: Datenschutz und Berufsgeheimnis

Diese Pflichten stammen nicht aus der KI-VO. Aber der Rollenwechsel erhöht die Erwartungshaltung erheblich. Wer eigene KI-Funktionen baut, eigene Daten für die Anpassung verwendet und ein internes KI-System ausrollt, muss Datenschutz-Folgeabschätzung, Berechtigungskonzepte, Löschlogiken und die Vereinbarkeit mit dem steuerlichen Berufsgeheimnis aktiv mitdenken. Die KI-VO löst das nicht automatisch aus. Aber die Praxis ist eindeutig: Wer eigene KI-Anwendungen baut, ohne Datenschutz und Berufsrecht im Blick zu halten, bekommt früher oder später ein sehr reales Problem.

Was bleibt: ein Governance-Signal, kein Schreckgespenst

Die Anbieterrolle in der Steuerkanzlei ist kein Grund zur Panik. Sie ist ein Signal. Es sagt: Wenn aus einem fremden KI-Tool eine eigene Kanzleianwendung wird, muss die interne KI-Compliance mithalten – nicht zwingend mit maximaler Bürokratie, aber mit klarer Rollenklarheit, belastbarer Dokumentation, vertiefter KI-Kompetenz, geregeltem Change Management, Transparenzprüfung und sauberer Verzahnung mit Datenschutz und Berufsrecht.

Für die Kanzlei aus dem Beispiel heißt das: Solange sie ein Enterprise-Tool nutzt, Prompt-Vorlagen erstellt und Nutzungsregeln erlässt, bleibt sie Betreiberin. Sobald sie eine eigene Kanzlei-KI entwickeln lässt, ein fremdes Modell integriert, eigene Daten zur Anpassung verwendet und das Ganze intern als Kanzlei-System ausrollt, sollte sie die Anbieterrolle ernsthaft prüfen. Nicht weil unmittelbar Regulatorik-bezogener Handlungsdruck entsteht, sondern weil sich die Governance-Frage ändert: Nicht mehr nur "Wie nutzen wir die KI?", sondern "Wie bauen, kontrollieren und verantworten wir sie?"

Wer diese Grenze kennt, trifft bessere Entscheidungen schon im Projekt: Er weiß, ab wann aus einem konfigurierten Tool eine eigene Anwendung wird, und kann die nötige Governance gleich mitplanen, statt sie später nachzurüsten. Wer die Grenze dagegen ignoriert, läuft in eine typische Lücke: Die Kanzlei baut faktisch ein eigenes KI-System, behandelt es organisatorisch aber weiter wie eine eingekaufte Softwarelizenz – mit derselben Sorglosigkeit, die bei einem fertigen Fremdprodukt vielleicht noch vertretbar wäre. Genau in diesem Auseinanderfallen von tatsächlicher Verantwortung und gefühlter Rolle entstehen die Compliance-Risiken, die später niemand bestellt haben will.

Quick-Checklist für Steuerberater

Empfohlener Handlungsrahmen: KI-Einsatz und Rollenklärung nach EU-KI-VO

Hinweis: Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung. Für die Beurteilung des konkreten Einzelfalls empfiehlt sich qualifizierter juristischer Rat.