Ein fundiertes Verständnis zentraler Begriffe des Geldwäschegesetzes (GwG) ist für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer unverzichtbar. Die Praxis zeigt, dass Prüfungen der Aufsichtsbehörden häufig deshalb kritisch verlaufen, weil einzelne Definitionen falsch ausgelegt oder miteinander verwechselt werden. Missverständnisse entstehen vor allem bei Begriffen wie «wirtschaftlich Berechtigter», «Risikoanalyse» oder «PEP».
Das GwG stellt klar, dass verpflichtete Berufsgruppen selbst für die korrekte Einordnung und Umsetzung verantwortlich sind. Unwissenheit schützt nicht vor Sanktionen – auch Unterlassen oder fehlerhafte Abläufe können zu Bußgeldern führen (§ 56 GwG). Die Auslegungs- und Anwendungshinweise der Bundessteuerberaterkammer (BStBK)betonen, dass präzise Kenntnisse der GwG-Terminologie grundlegend für eine rechtssichere Kanzleiorganisation sind.
Im Folgenden werden die wichtigsten Begriffe des GwG erläutert – jeweils auf Basis des Gesetzestextes sowie der Hinweise der BStBK. Für Steuerberater und Kanzleimitarbeiter liefert dies eine kompakte Übersicht, die gleichzeitig als Orientierung für den Kanzleialltag dient.
Das GwG definiert politisch exponierte Personen (PEPs) in § 1 Abs. 12 GwG. Dazu gehören insbesondere Personen, die wichtige öffentliche Ämter ausüben, darunter nationale Abgeordnete, Minister sowie Mitglieder von Verwaltungs-, Leitungs- oder Aufsichtsorganen staatseigener Unternehmen. Als PEP gelten ebenso unmittelbare Familienangehörige und bekannte nahestehende Personen politisch exponierter Personen.
Nach § 15 GwG sind bei Geschäftsbeziehungen zu PEPs verstärkte Sorgfaltspflichten anzuwenden. Die Auslegungs- und Anwendungshinweise der BStBK weisen ausdrücklich darauf hin, dass der Status einer PEP bereits bei der Identifizierung abgefragt und dokumentiert werden muss. Steuerberater müssen prüfen, ob besondere Risikofaktoren vorliegen, etwa komplexe Vermögensstrukturen oder ungewöhnliche Transaktionen. Wird ein Mandant als PEP eingestuft, sind zusätzliche Maßnahmen erforderlich, darunter die Zustimmung der Kanzleileitung zur Mandatsannahme sowie verstärkte und fortlaufende Überwachung.
Beispiele für PEPs:
Der Begriff des wirtschaftlich Berechtigten ist in § 3 GwG geregelt. Wirtschaftlich Berechtigter ist die natürliche Person, die letztlich Eigentum oder Kontrolle über einen Vertragspartner ausübt. Die BStBK weist darauf hin, dass Steuerberater verpflichtet sind, die wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren und die Angaben zu dokumentieren.
Ein wirtschaftlich Berechtigter liegt insbesondere vor, wenn eine natürliche Person unmittelbar oder mittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert (§ 3 Abs. 2 GwG).
Praxisbeispiel:
Hält eine natürliche Person 80 % der Anteile einer GmbH, ist sie wirtschaftlich Berechtigter im Sinne des Gesetzes.
Die Auslegungs- und Anwendungshinweise machen klar:
Gemäß § 5 GwG müssen alle Verpflichteten eine Risikoanalyse erstellen. Die Analyse muss die spezifischen Risiken der Kanzlei erfassen, darunter Mandantenstruktur, Dienstleistungen, geographische Risiken und verwendete Produkte. Sie dient als Grundlage für sämtliche weiteren internen Sicherungsmaßnahmen.
Nach den Auslegungs- und Anwendungshinweisen der BStBK ist die Risikoanalyse regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf zu aktualisieren – mindestens jedoch bei wesentlichen Änderungen der Geschäfts- oder Risikosituation. Die Dokumentation muss schriftlich erfolgen und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorgelegt werden.
(§6 GwG) stellt den Zusammenhang zur internen Organisation her: Die Risikoanalyse bildet die Grundlage für Maßnahmen wie Arbeitsanweisungen, Kontrollmechanismen und Schulungen. Interne Sicherungsmaßnahmen – Schutzsystem in der Kanzlei
Die internen Sicherungsmaßnahmen sind in § 6 GwG geregelt. Dazu gehören:
Die BStBK betont, dass der Umfang der Maßnahmen an die Größe und Struktur der Kanzlei anzupassen ist. Auch wenn kleine Kanzleien keine umfangreichen organisatorischen Systeme einzuführen haben, müssen die gesetzlichen Anforderungen vollständig erfüllt sein. Größere Kanzleien benötigen in der Regel strukturierte Arbeitsanweisungen, klar definierte Verantwortlichkeiten und Nachweise der Durchführung regelmäßiger Schulungen.
Die Verpflichtung zur Abgabe einer Verdachtsmeldung ergibt sich aus § 43 GwG. Eine Meldung ist erforderlich, wenn Tatsachen darauf hindeuten,
Die Auslegungs- und Anwendungshinweise der BStBK benennen typische Indikatoren für verdächtige Sachverhalte, darunter:
Die Meldung erfolgt elektronisch an die Zentralstelle für Finanztransaktionsuntersuchungen (Financial Intelligence Unit, FIU). Parallel können sich Steuerberater bei fachlichen Fragen an ihre zuständige Kammer wenden, sofern dadurch der Meldeprozess nicht verzögert wird.
Die Identifizierung des Mandanten und gegebenenfalls des wirtschaftlich Berechtigten ist in § 10 und § 11 GwG geregelt. Die Pflicht greift insbesondere bei Begründung einer Geschäftsbeziehung oder Durchführung bestimmter Transaktionen.
Gemäß Gesetz und BStBK-Hinweisen müssen mindestens folgende Angaben erhoben werden:
Die BStBK weist darauf hin, dass Ausweiskopien nur zu Dokumentationszwecken genutzt werden dürfen und die Anforderungen des Datenschutzrechts zu beachten sind.
56 GwGenthält katalogartig die möglichen Ordnungswidrigkeiten. Verstöße können mit erheblichen Geldbußen geahndet werden, unter anderem bei:
Nach § 57 GwG besteht zudem die Möglichkeit des sogenannten «Naming and Shaming»: bestandskräftige Bußgeldentscheidungen können von den Aufsichtsbehörden veröffentlicht werden. Neben den finanziellen Folgen drohen damit erhebliche Reputationsschäden.
Das GwG ist klar strukturiert, aber in der Praxis häufig fehleranfällig. Die Kombination aus gesetzlichen Anforderungen und den Auslegungs- und Anwendungshinweisen der BStBK zeigt, dass präzises Begriffsverständnis die Grundlage jeder sauber organisierten Kanzlei ist. Wer die zentralen Definitionen kennt und korrekt anwendet, reduziert Haftungsrisiken und erfüllt seine Pflichten effizient und nachvollziehbar.