Steuerberater und Wirtschaftsprüfer arbeiten täglich mit hochsensiblen Daten: Einkommen, Vermögenswerte, Steuerunterlagen oder auch Gehaltsinformationen. Damit einher geht eine besondere Verantwortung – nicht nur gegenüber den Mandanten, sondern auch gegenüber dem Gesetzgeber.
Eine der wichtigsten Pflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG) ist die Abgabe einer Verdachtsmeldung. Doch was passiert eigentlich, wenn eine solche Meldung abgegeben wird? Welche Schritte sind erforderlich, welche Fehler sollten vermieden werden – und wie kann moderne Software wie DS|GwG den gesamten Prozess vereinfachen?
Im Folgenden finden Sie eine praxisnahe Schritt-für-Schritt-Anleitung, die Steuerberatern Sicherheit im Umgang mit Verdachtsmeldungen gibt.
Wann muss ich überhaupt melden? Typische Auslöser und Prüfpflichten
Eine Verdachtsmeldung wird immer dann erforderlich, wenn Anhaltspunkte dafür vorliegen, dass ein Mandant oder ein Geschäftsvorgang mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung in Verbindung stehen könnte. Das GwG definiert keine starren Schwellenwerte, sondern setzt auf Prüf- und Beurteilungspflichten.
Typische Auslöser in der Praxis:
- Ungewöhnliche Bargeldtransaktionen: z. B. hohe Barzahlungen für Beratungsleistungen.
- Drittzahlungen: wenn Rechnungen plötzlich von Dritten übernommen werden.
- Intransparente Unternehmensstrukturen: verschachtelte Gesellschaften oder Treuhandkonstruktionen.
- Unplausible Geschäftsvorgänge: auffällige Diskrepanzen zwischen Einkommen und Lebensstil.
Wichtig: Bereits der Begründete Verdacht löst die Meldepflicht aus. Ein abschließender Beweis ist nicht erforderlich.
Meldeprozess von A–Z: So läuft die Verdachtsmeldung bei der FIU ab
Die Meldung erfolgt zentral über das goAML-System der Financial Intelligence Unit (FIU). Der Ablauf gliedert sich in mehrere Schritte:
- Registrierung bei goAML
Jeder meldepflichtige Berufsträger benötigt einen eigenen Zugang. Die einmalige Registrierung erfolgt über das Online-Portal der FIU.
- Login im goAML-Web
Nach erfolgreicher Registrierung können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten einloggen.
- Ausfüllen des Meldeformulars
Das Formular umfasst verschiedene Pflichtfelder, unter anderem:
- Angaben zur meldenden Person (Steuerberater/Kanzlei)
- Daten des Verdächtigen bzw. Mandanten
- Beschreibung des Sachverhalts
- Art des Verdachts (z. B. Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung)
- Übermittlung der Meldung
Die fertige Meldung wird elektronisch über das Portal an die FIU übermittelt. Eine Bestätigung über den Eingang wird automatisch erstellt.
- Dokumentation und Archivierung
Nach dem Absenden ist die Kanzlei verpflichtet, die Verdachtsmeldung intern zu dokumentieren und revisionssicher zu archivieren.
Praxis-Tipp: Mit DS|GwG lassen sich viele dieser Schritte deutlich vereinfachen. Beispielsweise können Felder automatisch vorausgefüllt, Vorlagen genutzt und die gesamte Kommunikation zentral gespeichert werden. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
Mandantenkommunikation: Was darf ich sagen – und was nicht?
Ein besonders heikler Punkt ist die Kommunikation mit dem Mandanten. Das GwG verbietet ausdrücklich das sogenannte „Tipping-off“ – also das Informieren des Mandanten über eine abgegebene Verdachtsmeldung.
Das bedeutet konkret:
- Sie dürfen nicht mitteilen, dass eine Meldung abgegeben wurde.
- Sie dürfen nicht über den Inhalt oder den Empfänger der Meldung sprechen.
- Auf Nachfragen des Mandanten sollten Sie neutral antworten und sich auf allgemeine Auskünfte beschränken.
Ein Verstoß gegen das Tipping-off-Verbot kann strafrechtliche Folgen haben und sollte unbedingt vermieden werden.
Nach der Meldung: Wie es weitergeht – und was intern passieren sollte
Nach Eingang der Meldung prüft die FIU den Sachverhalt und kann die Informationen an Ermittlungsbehörden weiterleiten. Steuerberater erhalten in der Regel keine detaillierte Rückmeldung über den Fortgang.
Innerhalb der Kanzlei sollten jedoch folgende Schritte erfolgen:
- Risikoneubewertung des Mandanten: Gehört der Mandant weiterhin ins Portfolio?
- Interne Dokumentation: Ablage aller Unterlagen, Korrespondenzen und internen Bewertungen.
- Anpassung interner Prozesse: ggf. Schulungen oder Sensibilisierungen im Team.
- Mandatsbeendigung: In schwerwiegenden Fällen kann die Trennung vom Mandanten erforderlich sein.
Fehler vermeiden: Die häufigsten Stolperfallen bei Verdachtsmeldungen
Viele Fehler lassen sich durch klare Strukturen und digitale Unterstützung verhindern. Die häufigsten Probleme sind:
- Keine oder verspätete Meldung: Fristen werden verpasst.
- Fehlende Dokumentation: Nachweise sind unvollständig oder unsystematisch abgelegt.
- Verstoß gegen Tipping-off: Mandanten werden versehentlich informiert.
- Unklare Zuständigkeiten in der Kanzlei: niemand fühlt sich verantwortlich.
- Technische Hürden bei goAML: komplizierte Formulare führen zu Fehlern.
Mit DS|GwG melden Sie schneller, sicherer und dokumentiert
Unsere Softwarelösungen DS|GwG und DS|Kanzlei wurden speziell für die Anforderungen von Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern entwickelt. Sie unterstützen Sie dabei, Verdachtsmeldungen effizient, rechtssicher und stressfrei abzuwickeln:
- Automatische Vorbefüllung relevanter Felder
- Vorlagen für wiederkehrende Meldungen
- Zentrale Dokumentation aller Vorgänge
- Sichere Archivierung nach gesetzlichen Anforderungen
- Benutzerfreundliche Oberfläche, die Fehlerquellen minimiert
So sparen Sie wertvolle Zeit und können sich auf das Wesentliche konzentrieren: die Beratung Ihrer Mandanten.
Fazit: Verdachtsmeldungen professionell und rechtssicher abwickeln
Die Abgabe einer Verdachtsmeldung ist für Steuerberater und Wirtschaftsprüfer keine Option, sondern eine gesetzliche Pflicht. Wer die Abläufe kennt und klare Prozesse etabliert, vermeidet Fehler und schützt sich vor rechtlichen Konsequenzen.
Mit modernen Tools wie DS|GwG oder DS|Kanzlei lässt sich dieser Pflichtprozess deutlich vereinfachen. Sie melden schneller, sicherer und vollständig dokumentiert – und gewinnen gleichzeitig Sicherheit im Kanzleialltag.
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