Viele Steuerberater konzentrieren sich vor allem auf die Identifizierung zu Beginn eines neuen Mandats. Doch das Geldwäschegesetz (GwG) verlangt mehr: Die Prüfung eines Mandanten ist kein einmaliger Akt, sondern eine fortlaufende Pflicht über die gesamte Dauer der Geschäftsbeziehung hinweg.
Dieser Leitfaden zeigt, was unter „laufender Überwachung“ zu verstehen ist, wann neue Prüfungen notwendig werden und wie Kanzleien ein strukturiertes, revisionssicheres Monitoring aufbauen.
Was bedeutet „laufende Geschäftsbeziehung“ im GwG-Kontext?
Unter einer laufenden Geschäftsbeziehung versteht das GwG jede dauerhafte Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandanten – unabhängig davon, wie intensiv der Kontakt ist. Entscheidend ist nicht der Umfang der Dienstleistungen, sondern die Kontinuität der Beziehung.
Wichtige Punkte:
- Unterschied zwischen Einzelvorgang und dauerhafter Mandatsbeziehung: Ein einmaliger Auftrag (z. B. eine einzelne Erklärung) kann anders bewertet werden als ein langfristiger Beratungsauftrag.
- Relevanz für Steuerkanzleien: Regelmäßige Steuerberatung, Finanzbuchhaltung, Jahresabschlüsse, Lohnabrechnung oder Unternehmensbegleitung gelten als laufende Geschäftsbeziehung.
- Monitoring-Pflicht gilt für alle Mandanten: Nicht nur Hochrisiko-Kunden sind betroffen; auch bei vermeintlich unkritischen Mandaten muss die Kanzlei Veränderungen erkennen.
Was verlangt das GwG konkret an laufender Überwachung?
Die laufende Überwachung ist Teil der allgemeinen Sorgfaltspflichten. Kanzleien müssen sicherstellen, dass die Informationen über ihren Mandanten jederzeit aktuell und plausibel sind.
Dazu gehören insbesondere:
- Regelmäßige Aktualisierung der Mandantendaten
- Feststellen, ob sich die Risikoeinstufung verändert (z. B. durch neue Geschäftsfelder oder Länderbezug)
- Identifizieren ungewöhnlicher oder auffälliger Transaktionen
- Intensivere Prüfung bei Mandanten mit erhöhtem Risiko
Das Monitoring orientiert sich immer an der ursprünglich vergebenen Risikostufe. Höhere Risikokategorien bedeuten engere Prüfintervalle und detailliertere Nachweise.
Praxisbeispiele: Wann muss eine Überprüfung erneut erfolgen?
In der Praxis treten viele Situationen auf, die eine erneute Identifikation oder Neubewertung des Mandanten erforderlich machen. Dazu gehören unter anderem:
- Abweichung oder Wechsel des wirtschaftlich Berechtigten
- Ungewöhnliche oder nicht nachvollziehbare Zahlungsvorgänge
- Änderung bei juristischen Personen der Rechtsform, Firmierung oder Adresse
- Änderung bei natürlichen Personen wie Anschrift oder Name
- Der Mandant erhält PEP-Status oder steigt in ein höheres Risikoprofil auf
- Neues Leistungsprofil, zum Beispiel wenn ein Mandant plötzlich Kryptodienstleistungen anbietet
- Hinweise auf unplausible Geschäftsaktivitäten
Immer dann, wenn sich wesentliche Informationen ändern, muss die Kanzlei die Mandatsprüfung aktualisieren und dokumentieren.
Wie funktioniert Monitoring in der Praxis?
Kanzleien können verschiedene organisatorische und digitale Werkzeuge einsetzen, um die laufende Überwachung effizient umzusetzen.
Mögliche Vorgehensweisen:
- Manuelle Lösungen wie Kalendererinnerungen, Tabellen oder Checklisten
- Jährliche Überprüfung aller aktiven Mandate im Rahmen eines standardisierten Review-Prozesses
- Integration des Monitorings in bestehende Mandatsabläufe (z. B. Jahresabschlussgespräche)
- Einsatz digitaler Tools, die automatisiert an Fristen erinnern oder Datenänderungen anzeigen
- Optional: Auslagerung bestimmter Prüfungsprozesse an spezialisierte Compliance-Dienstleister
Digital unterstützte Monitoring-Prozesse reduzieren Zeitaufwand, Fehlerquote und Dokumentationsrisiken erheblich.
Dokumentationspflichten: Was muss festgehalten werden?
Laufende Überwachung bedeutet nicht nur, Veränderungen zu prüfen, sondern auch nachzuweisen, dass überhaupt geprüft wurde. Auch „keine Änderung“ ist dokumentationspflichtig.
Wesentliche Dokumentationselemente:
- Datum der letzten Überprüfung
- Name der prüfenden Person
- Ergebnis (z. B. „keine Änderung“ oder „wirtschaftlich Berechtigter geändert“)
- Neue Risikoeinstufung, falls erforderlich
- Belege und Nachweise für die Prüfung
Empfohlene Mindestfrequenz:
- Niedriges Risiko: einmal jährlich
- Mittleres Risiko: mindestens einmal jährlich plus anlassbezogen
- Hohes Risiko: engmaschigere Prüfintervalle, z. B. halbjährlich plus anlassbezogen
Gut dokumentierte Monitoring-Prozesse sind ein zentraler Prüfschwerpunkt der Steuerberaterkammern.
Mit DS|GwG Monitoring strukturiert umsetzen
Mit DS|GwG können Kanzleien ihre laufende Mandantenüberwachung einfach, transparent und revisionssicher gestalten.
Vorteile:
- Unterstützung für eine strukturierte Durchführung der jährlichen, risikobasierten Mandantenüberprüfung
- Systematische Erfassung und nachvollziehbare Dokumentation der Risikoeinstufung je Mandant
- Dokumentationsmodule für Überprüfungen, Änderungen und Nachweise
- Audit-sichere Ablage und Exportfunktionen für Prüfungen durch die Kammer
- Strukturierte Workflows, die Monitoring-Prozesse in den Kanzleialltag integrieren
Damit reduziert sich der Aufwand erheblich, während die Rechtssicherheit steigt.
Monitoring ist mehr als ein Pflichttermin
Laufende Überwachung ist ein zentraler Bestandteil der GwG-Compliance – und weitaus mehr als eine formale Pflicht. Regelmäßige Überprüfungen schützen Kanzleien vor Strafbarkeitsrisiken, stärken die interne Governance und erhöhen die Prüfsicherheit gegenüber der Steuerberaterkammer.
Empfehlung:
- Mindestens einmal jährlich ein strukturiertes Monitoring für alle aktiven Mandate durchführen.
- Veränderungen zeitnah dokumentieren.
- Digitale Lösungen wie DS|GwG nutzen, um Fristen, Dokumente und Risikoeinstufungen im Blick zu behalten.
Kanzleien, die Monitoring ernst nehmen, sind nicht nur rechtlich besser abgesichert – sie arbeiten effizienter und nachhaltiger.