Prüfungen nach dem GwG durch die Steuerberaterkammer sind ein wichtiges Kontrollinstrument – sie machen deutlich, wie ernst die Einhaltung der geldwäscherechtlichen Vorgaben genommen wird. Klingt streng, ist aber machbar: Mit klaren Abläufen und digitaler Unterstützung lässt sich jede Prüfung souverän bestehen – und die Kanzlei bleibt rechtlich auf der sicheren Seite.
Warum finden GwG-Prüfungen bei Steuerberatern statt?
Die Grundlage ist eindeutig: Nach § 51 GwG sind die Steuerberaterkammern verpflichtet, regelmäßig zu prüfen, ob Steuerberater ihre Pflichten erfüllen. Im Fokus stehen funktionierende Risikomanagementsysteme, also Risikoanalysen, interne Sicherungsmaßnahmen sowie nachvollziehbare Prozesse zur Mandantenprüfung und Dokumentation.
Ab 2025 verschärft sich die Aufsicht nochmals. Die Kammern wollen die Umsetzung neuer Anforderungen enger kontrollieren. Für Kanzleien heißt das: Wer rechtzeitig Ordnung schafft, beweist Professionalität, besteht die Prüfung ohne Stress – und schützt sich zuverlässig vor Risiken.
Was prüft die Steuerberaterkammer konkret? – Die wichtigsten Prüfpunkte
GwG-Prüfungen konzentrieren sich auf die Einhaltung der Kernpflichten. Für Steuerberater ergeben sich daraus insbesondere folgende Schwerpunkte:
- Kunden-Sorgfaltspflichten
Steuerberater müssen ihre Mandanten eindeutig identifizieren, den wirtschaftlich Berechtigten feststellen, das Risiko der Geschäftsbeziehung einschätzen sowie klären, ob eine politisch exponierte Person (PEP) betroffen ist. Darüber hinaus ist eine kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung erforderlich.
Rechtsgrundlage: § 3 GwG, Abschnitt 3 (§§ 10-17 GwG)
- Risikomanagement
Jede Kanzlei hat eine angemessene Risikoanalyse zu erstellen, schriftlich zu dokumentieren und regelmäßig zu aktualisieren. Hinzu kommen interne Sicherungsmaßnahmen wie klare Zuständigkeiten, Arbeitsanweisungen oder Schulungen für Mitarbeitende. Umfang und Tiefe richten sich nach Art und Größe der Kanzlei.
Rechtsgrundlage: § 4 GwG, § 5 GwG, § 6 GwG
- Verdachtsmeldepflichten an die FIU
Liegen Tatsachen vor, die auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten, muss unverzüglich eine Meldung an die (deutsche) Financial Intelligence Unit (FIU) abgegeben werden. Diese Pflicht ist zwingend und darf nicht eigenmächtig «abgewogen» werden.
Rechtsgrundlage: § 43 GwG
- Dokumentations- und Aktualisierungspflichten
Sämtliche erhobenen Daten, durchgeführte Risikoanalysen und umgesetzte Maßnahmen sind nachvollziehbar zu dokumentieren und aufzubewahren. Gleichzeitig gilt die Pflicht, Unterlagen regelmäßig zu überprüfen und bei Änderungen anzupassen.
Rechtsgrundlage: § 8 GwG, § 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG
Typische Mängel bei GwG-Prüfungen – und wie diese vermieden werden
Häufige Mängel:
- Risikoanalyse fehlt, ist unzureichend oder veraltet → § 5 GwG
- Fehlende Überprüfung des PEP-Status → § 15 GwG
- Fehlende Dokumentation interner Kommunikation / Anweisungen → § 6 Abs. 1 GwG
- Fehlende oder verspätete Verdachtsmeldungen → § 43 GwG
Praktische Empfehlungen zur Vermeidung von Verstößen:
- Eine Risikoanalyse sollte nicht nur formal vorhanden, sondern fundiert dokumentiert und regelmäßig aktualisiert werden.
- Bei der Identifizierung von Mandanten ist auf vollständige, gültige und nachvollziehbare Unterlagen zu achten; Ausweisdokumente und wirtschaftlich Berechtigte müssen lückenlos festgehalten werden.
- Der PEP-Status sollte bei jedem neuen Mandat sorgfältig geprüft, die Prüfung regelmäßig aktualisiert und dokumentiert werden – so lassen sich spätere Diskussionen mit der zuständigen Kammer vermeiden.
- Wichtig ist auch die laufende Aktualisierung von Daten, etwa bei Änderungen in der Gesellschafterstruktur oder beim Wechsel wirtschaftlich Berechtigter.
- Schulungen für Mitarbeitende sollten regelmäßig stattfinden und praxisnah gestaltet sein, damit alle Beteiligten Verdachtsmomente erkennen und die Meldewege kennen.
- Auch klare interne Anweisungen helfen: Checklisten, Arbeitsrichtlinien oder kurze Handouts sorgen dafür, dass Prozesse einheitlich gelebt werden.
- Die Registrierung im goAML-Portal ist Grundvoraussetzung für die Abgabe von Verdachtsmeldungen – Steuerberater sollten die Registrierung umgehend erledigen und stets aktuell halten.
- Und schließlich gilt: Verdachtsmeldungen müssen unverzüglich und korrekt erfolgen; interne Eskalationswege stellen sicher, dass im Ernstfall keine wertvolle Zeit verloren geht.
Welche Unterlagen muss eine Kanzlei vorlegen können?
Bei GwG‑Prüfungen sollte die Kanzlei folgende Unterlagen griffbereit haben:
- Aktuelle Risikoanalyse (inkl. Begründungen)
- Beispiele für Mandatsdokumentation (inkl. Ausweiskopie, Angaben zu wirtschaftlich Berechtigten, Registerdaten, PEP-Kennzeichnung, usw.)
- Interne Richtlinie zur Geldwäscheprävention
- Protokolle oder Nachweise interner Kontrollen/Selbstprüfungen
- Nachweise über Schulungen für Mitarbeitende
- Interne Zuständigkeiten (z.B. bei über 30 Berufsträgern Benennung eines Geldwäschebeauftragten bei der Kammer)
- Aufzeichnungen über Verdachtsmeldungen an die FIU (soweit erfolgt)
Digitale Lösungen: So unterstützt Software die Prüfungsvorbereitung
Mit der digitalen Lösung DS|GwG können Steuerberatungskanzleien ihre geldwäscherechtlichen Pflichten effizient erfüllen und sind bestens auf Prüfungen durch die Kammer vorbereitet.
Die Software vereint den Kammer-Fragebogen, die Risikoanalyse, die Mandantenidentifizierung inklusive PEP-Prüfung, einen GwG-konformen Mandanten-Aufnahmeprozess sowie sämtliche Dokumentationspflichten in einem System.
Unsere zertifizierten Geldwäsche-Compliance-Berater:innen begleiten auf Wunsch mit einer Rundum-Sorglos-Beratung – von der Ersteinrichtung über die Umsetzung bis hin zur finalen Dokumentation. Auch die jährlich nötige Aktualisierung der Risikoanalyse und Unterlagen im Tool kann übernommen werden.
Und wenn eine Prüfungsankündigung ins Haus flattert, wird die Kanzlei Schritt für Schritt bei der Vorbereitung durch eine persönliche Beratung unterstützt – für einen souveränen und stressfreien Prüfungsverlauf.
Fazit: Vorbereitung ist der beste Schutz
Wer rechtzeitig klare Prozesse etabliert, seine Risikoanalyse regelmäßig aktualisiert und alle Nachweise sorgfältig dokumentiert, muss GwG-Prüfungen nicht fürchten. Entscheidend ist, nicht erst im Ernstfall zu reagieren, sondern die eigenen Abläufe kontinuierlich auf dem neuesten Stand zu halten. Mit digitalen Lösungen wie DS|GwG wird die Umsetzung nicht nur einfacher, sondern auch revisionssicher.
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