OneDrive vs. SharePoint in der Kanzlei: Wo liegen die Risiken?

Immer mehr Steuerkanzleien setzen auf Microsoft 365 für die digitale Zusammenarbeit – besonders beim Speichern, Teilen und Bearbeiten von Dokumenten. Dabei fällt die Wahl oft auf OneDrive, da es einfach zu bedienen ist und direkt in Windows integriert ist. 

Doch was viele nicht wissen: OneDrive ist nicht gleich SharePoint – und für sensible Mandatsdaten kann die falsche Wahl fatale Folgen haben. Dieser Artikel zeigt, worin die Unterschiede liegen, wo Risiken lauern und warum SharePoint die bessere Lösung für Kanzleien ist. 

OneDrive im Überblick: Was es kann – und was nicht 

Was ist OneDrive? 
OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher von Microsoft. Jeder Nutzer hat seine eigene Dateiablage, die sich hervorragend für private Notizen, Entwürfe und Einzeldateien eignet. 

Vorteile: 

• Einfache Bedienung 

• Nahtlose Integration in Windows & Explorer 

• Offline-Synchronisierung 

Risiken in der Kanzlei: 

• Keine zentrale Steuerung: Freigaben erfolgen oft individuell, ohne Kontrolle durch die Kanzleileitung. 

• Verlust von Dokumenten bei Mitarbeiterwechsel: Verlässt ein Sachbearbeiter die Kanzlei, sind Dateien unter Umständen nicht mehr zugänglich. 

• Kein Rollenmanagement: Zugriff nach dem Prinzip „wer den Link hat, hat Zugriff“ – gefährlich bei sensiblen Mandatsdaten. 

 SharePoint im Überblick: Teamarbeit und Compliance 

Was ist SharePoint? 
SharePoint ist die zentrale Plattform für die Zusammenarbeit in Microsoft 365. Dokumente werden in sogenannten „Team-Sites“ strukturiert abgelegt, gemeinsam genutzt und versioniert. 

Vorteile für Kanzleien: 

• Zentrales Zugriffsmanagement über Gruppen und Rollen 

• Versionierung & Protokollierung: Änderungen sind nachvollziehbar 

• Mandatsbezogene Ablagestrukturen mit kontrollierten Freigaben 

• Integration mit Teams, Outlook, PowerAutomate, etc. 

OneDrive vs. SharePoint: Wo liegen die praktischen Unterschiede? 

Für persönliche Dateien kann OneDrive genutzt werden – für Mandatsdaten ist SharePoint zwingend erforderlich. 

Typische Fehlkonfigurationen in der Praxis 

Viele Steuerkanzleien tappen in die gleichen Fallen: 

• Mandatsordner im OneDrive des Sachbearbeiters 

• Freigaben über private Links ohne Ablaufdatum 

• Verlust von Daten nach Personalwechsel 

• Keine Backup-Strategie vorhanden 

• Unklare Zuständigkeit bei Löschvorgängen 

Diese Fehlkonfigurationen gefährden nicht nur die Datensicherheit – sie können auch zu berufsrechtlichen und DSGVO-Verstößen führen. 

Best Practices für den Einsatz von SharePoint in Steuerkanzleien 

Damit SharePoint seine Stärken ausspielen kann, sollten folgende Punkte beachtet werden: 

• Strukturierter Aufbau mit Team-Sites je Mandant oder Bereich 

• Rollenbasierte Zugriffssteuerung (z. B. Partner, Sachbearbeiter, Azubis) 

• Protokollierung von Zugriffen & Änderungen 

• Klare Regeln für externe Freigaben 

• Verankerung der Nutzung in der Verfahrensdokumentation 

DS|MS365 – Unsere Lösung für SharePoint-Sicherheit & Struktur 

DS|MS365 – Die Lösung für strukturierte, sichere und DSGVO-konforme SharePoint-Nutzung in Kanzleien 

Mit DS|MS365 bietet DATA Security Kanzleien eine praxisnahe Lösung, um Microsoft SharePoint und OneDrive sicher, nachvollziehbar und datenschutzkonform zu prüfen und zu bewerten – ganz ohne tiefgehende IT-Kenntnisse. 

Unsere Software und unser Analysekonzept unterstützen Sie dabei, Ihre bestehende Microsoft-365-Umgebung zu überprüfen und Optimierungspotenziale gezielt sichtbar zu machen. 

Unsere Software unterstützt Sie bei: 

• Prüfung mandatsbezogener Team-Sites 
  • Wir analysieren vorhandene Strukturen auf Nachvollziehbarkeit, Einheitlichkeit und datenschutzkonforme Ablage. 
• Überprüfung der Rechtevergabe & Nachvollziehbarkeit 
  • Rollen- und Berechtigungskonzepte werden auf Angemessenheit und Transparenz hin bewertet – inklusive Dokumentation. 
• Sicherheitscheck für bestehende OneDrive- und SharePoint-Konfigurationen 
  • Wir identifizieren Schwachstellen und empfehlen gezielte Maßnahmen zur Erhöhung der Compliance. 
• Einbindung in Ihre Verfahrensdokumentation 
  • Unsere Ergebnisse lassen sich direkt in Ihre Datenschutz- und Organisationsrichtlinien integrieren. 
• Monitoring & Reporting für Ihre IT-Compliance 
  • Durch übersichtliche Reports behalten Sie alle sicherheitsrelevanten Punkte im Blick – revisionssicher und prüfbar. 

Besonders hilfreich für Kanzleien, die ihre Dateiablage in Microsoft 365 strukturiert, sicher und datenschutzkonform gestalten möchten – ob noch in OneDrive oder bereits in SharePoint. 

OneDrive ist bequem – aber SharePoint ist sicherer 

OneDrive hat seine Berechtigung – für persönliche Arbeit, Entwürfe oder private Notizen. Für die Zusammenarbeit im Team und die Ablage sensibler Mandatsdaten ist jedoch SharePoint die eindeutig bessere Wahl. 

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre aktuelle Microsoft-365-Struktur DSGVO-konform und praxistauglich ist: Wir helfen gerne – mit Checklisten, Support und fertigen Vorlagen. 

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