Immer mehr Steuerkanzleien setzen auf Microsoft 365 für die digitale Zusammenarbeit – besonders beim Speichern, Teilen und Bearbeiten von Dokumenten. Dabei fällt die Wahl oft auf OneDrive, da es einfach zu bedienen ist und direkt in Windows integriert ist.
Doch was viele nicht wissen: OneDrive ist nicht gleich SharePoint – und für sensible Mandatsdaten kann die falsche Wahl fatale Folgen haben. Dieser Artikel zeigt, worin die Unterschiede liegen, wo Risiken lauern und warum SharePoint die bessere Lösung für Kanzleien ist.
OneDrive im Überblick: Was es kann – und was nicht
Was ist OneDrive?
OneDrive ist der persönliche Cloud-Speicher von Microsoft. Jeder Nutzer hat seine eigene Dateiablage, die sich hervorragend für private Notizen, Entwürfe und Einzeldateien eignet.
Vorteile:
- Nahtlose Integration in Windows & Explorer
Risiken in der Kanzlei:
- Keine zentrale Steuerung: Freigaben erfolgen oft individuell, ohne Kontrolle durch die Kanzleileitung.
- Verlust von Dokumenten bei Mitarbeiterwechsel: Verlässt ein Sachbearbeiter die Kanzlei, sind Dateien unter Umständen nicht mehr zugänglich.
- Kein Rollenmanagement: Zugriff nach dem Prinzip „wer den Link hat, hat Zugriff“ – gefährlich bei sensiblen Mandatsdaten.
SharePoint im Überblick: Teamarbeit und Compliance
Was ist SharePoint?
SharePoint ist die zentrale Plattform für die Zusammenarbeit in Microsoft 365. Dokumente werden in sogenannten „Team-Sites“ strukturiert abgelegt, gemeinsam genutzt und versioniert.
Vorteile für Kanzleien:
- Zentrales Zugriffsmanagement über Gruppen und Rollen
- Versionierung & Protokollierung: Änderungen sind nachvollziehbar
- Mandatsbezogene Ablagestrukturen mit kontrollierten Freigaben
- Integration mit Teams, Outlook, PowerAutomate, etc.
OneDrive vs. SharePoint: Wo liegen die praktischen Unterschiede?
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Kriterium
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OneDrive
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SharePoint
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Zugriffssicherheit
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Nutzerbasiert, unübersichtlich
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Rollen- und gruppenbasiert, nachvollziehbar
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Mandantenordner
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In persönlichen Ordnern
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In Team-Sites pro Mandat
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Versionshistorie
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Eingeschränkt
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Vollständig mit Protokollierung
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Nutzerwechsel / Exit-Management
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Datenverlust möglich
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Dokumente bleiben der Kanzlei erhalten
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Backup / Wiederherstellung
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Eingeschränkt
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Zentral administrierbar
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Dokumentation für Verfahrensdoku
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Nicht geeignet
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Vollständig abbildbar
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Für persönliche Dateien kann OneDrive genutzt werden – für Mandatsdaten ist SharePoint zwingend erforderlich.
Typische Fehlkonfigurationen in der Praxis
Viele Steuerkanzleien tappen in die gleichen Fallen:
- Mandatsordner im OneDrive des Sachbearbeiters
- Freigaben über private Links ohne Ablaufdatum
- Verlust von Daten nach Personalwechsel
- Keine Backup-Strategie vorhanden
- Unklare Zuständigkeit bei Löschvorgängen
Diese Fehlkonfigurationen gefährden nicht nur die Datensicherheit – sie können auch zu berufsrechtlichen und DSGVO-Verstößen führen.
Best Practices für den Einsatz von SharePoint in Steuerkanzleien
Damit SharePoint seine Stärken ausspielen kann, sollten folgende Punkte beachtet werden:
- Strukturierter Aufbau mit Team-Sites je Mandant oder Bereich
- Rollenbasierte Zugriffssteuerung (z. B. Partner, Sachbearbeiter, Azubis)
- Protokollierung von Zugriffen & Änderungen
- Klare Regeln für externe Freigaben
- Verankerung der Nutzung in der Verfahrensdokumentation
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Unsere Software unterstützt Sie bei:
- Prüfung mandatsbezogener Team-Sites
- Wir analysieren vorhandene Strukturen auf Nachvollziehbarkeit, Einheitlichkeit und datenschutzkonforme Ablage.
- Überprüfung der Rechtevergabe & Nachvollziehbarkeit
- Rollen- und Berechtigungskonzepte werden auf Angemessenheit und Transparenz hin bewertet – inklusive Dokumentation.
- Sicherheitscheck für bestehende OneDrive- und SharePoint-Konfigurationen
- Wir identifizieren Schwachstellen und empfehlen gezielte Maßnahmen zur Erhöhung der Compliance.
- Einbindung in Ihre Verfahrensdokumentation
- Unsere Ergebnisse lassen sich direkt in Ihre Datenschutz- und Organisationsrichtlinien integrieren.
- Monitoring & Reporting für Ihre IT-Compliance
- Durch übersichtliche Reports behalten Sie alle sicherheitsrelevanten Punkte im Blick – revisionssicher und prüfbar.
Besonders hilfreich für Kanzleien, die ihre Dateiablage in Microsoft 365 strukturiert, sicher und datenschutzkonform gestalten möchten – ob noch in OneDrive oder bereits in SharePoint.
OneDrive ist bequem – aber SharePoint ist sicherer
OneDrive hat seine Berechtigung – für persönliche Arbeit, Entwürfe oder private Notizen. Für die Zusammenarbeit im Team und die Ablage sensibler Mandatsdaten ist jedoch SharePoint die eindeutig bessere Wahl.
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