Viele Steuerberaterinnen und Steuerberater gehen noch immer davon aus, dass die Identifizierung von Mandanten eine einmalige Pflicht beim Onboarding ist. In der Praxis zeigt sich jedoch: Das Geldwäschegesetz (GwG) sieht die Identifizierung nicht als abgeschlossenen Akt, sondern als fortlaufenden Prozess (§ 10 GwG).
Mandatsbeziehungen entwickeln sich weiter, es entstehen neue Risiken, und gesetzliche Anforderungen verlangen regelmäßige Aktualisierungen. Ein praktisches Beispiel: Heiratet eine Bestandsmandantin und ändert dadurch ihren Nachnamen, muss die Kanzlei eine neue Ausweiskopie anfordern und die Daten im Mandatsprofil aktualisieren – sonst stimmen die Identitätsangaben nicht mehr.
Dieser Beitrag schafft Klarheit: Wann genau muss eine Re-Identifikation, d. h. die erneute Aktualisierung oder Überprüfung der Identitätsdaten nach § 10 GwG erfolgen? Welche Fälle verpflichten zum Handeln – und wann genügt eine risikobasierte Bewertung?
Eine Re-Identifizierung eines Bestandsmandanten kann mehr umfassen als nur eine neue Ausweiskopie, denn je nach Risikolage verlangt das GwG auch die erneute Überprüfung wirtschaftlich Berechtigter, die Einholung zusätzlicher Informationen oder die Anwendung verstärkter Sorgfaltspflichten (§ 10 Abs. 1 Nr. 5, sowie Abs. 3a, § 11 und § 15 GwG).
Das GwG schreibt die erneute Identifizierung in bestimmten Konstellationen zwingend vor. Typische Auslöser sind:
Praxisnah betrachtet, ergeben sich folgende Beispiele:
Nicht jede Änderung in der Mandatsbeziehung führt automatisch zu einer Re-Identifikation. Das GwG verpflichtet Steuerberater jedoch zu einem risikobasierten Vorgehen (§ 10 Abs. 1 Nr. 5, sowie Abs. 3a GwG). Das bedeutet: Jede Änderung wird im Kontext des Gesamtmandats bewertet – entscheidend ist, ob die Änderung das Risikoprofil des Bestandsmandanten wesentlich beeinflusst.
Praxis-Tipp für die Dokumentation:
So entsteht eine nachvollziehbare und belastbare Dokumentation, die auch einer Prüfung durch die Steuerberaterkammer standhält und zeigt, dass die Kanzlei ihre Pflichten nach dem GwG ernst nimmt.
Digitale Lösungen wie DS|GwG der DATA Security GmbH unterstützen Verpflichtete nach dem GwG dabei, notwendige Identifikationen bei Bestandsmandanten zuverlässig zu erkennen und effizient umzusetzen.
Der Vorteil für die Kanzlei:
Unser Geldwäsche-Compliance-Tool DS|GwG in Kombination mit der Expertise unserer zertifizierten Compliance-Berater reduziert den administrativen Aufwand erheblich. Durch die jährliche Aktualisierung von Risikoanalysen sowie KYC-Prüfungen (Know Your Customer), einschließlich der Überprüfung des PEP-Status, schaffen wir gemeinsam mit Ihrer Kanzlei mehr Rechtssicherheit – und damit wertvolle Zeit für die eigentliche Beratung.
Auch bei Prüfungen durch die Steuerberaterkammer stehen wir Ihnen als verlässlicher Partner zuverlässig zur Seite.
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Die erneute Identifikation von Bestandsmandanten ist keine lästige Zusatzaufgabe, sondern ein Kernbestandteil wirksamer Geldwäscheprävention. Steuerberater, die ein klar strukturiertes, risikobasiertes Vorgehen verfolgen, erfüllen nicht nur ihre gesetzlichen Pflichten, sondern stärken auch die Sicherheit ihrer Kanzlei.
Ab Juli 2027 gilt zudem die neue EU-Geldwäscheverordnung (AMLR) unmittelbar in allen Mitgliedstaaten. Sie wird die Anforderungen an Re-Identifikationen voraussichtlich noch präzisieren – Kanzleien sollten diesen Übergang frühzeitig im Blick behalten.
Mit digitaler Unterstützung wie DS|GwG lassen sich Re-Identifikationen effizient, transparent und prüfungssicher organisieren. So bleibt die Kanzlei rechtlich auf der sicheren Seite – und Mandanten profitieren von einer professionellen, modernen Zusammenarbeit.