Microsoft 365 wird in vielen Steuerkanzleien vor allem als Plattform für Outlook, Word und Excel genutzt.
Unterlagen, Rückfragen und offene Punkte werden häufig noch per E-Mail ausgetauscht. Das führt zu Mehrfachablagen, unklaren Bearbeitungsständen und schwer nachvollziehbaren Zugriffsrechten. Teams und SharePoint bieten dagegen:
Zentrale Dokumentablage mit einheitlichen Strukturen
Gemeinsame Aufgaben und Protokolle mit klaren Zuständigkeiten
Gemeinsame Dokumentbearbeitung mit kontrolliertem externem Zugriff
Nachvollziehbare Berechtigungen statt unstrukturierter E-Mail-Anhänge
Ein Mandantenraum ist besonders sinnvoll, wenn Kanzlei und Mandant regelmäßig Unterlagen austauschen, Aufgaben abstimmen oder längerfristig zusammenarbeiten.
Gastzugriff: Externe Personen werden als Gäste in ein Team aufgenommen und können dort auf freigegebene Kanäle, Dateien, Aufgaben und Besprechungen zugreifen. Dieses Modell eignet sich für eine längerfristige und umfassendere Zusammenarbeit mit Mandanten. Die Berechtigungen sollten dabei auf die tatsächlich benötigten Bereiche begrenzt werden.
Externer Zugriff: Diese Funktion ermöglicht vor allem Chats, Anrufe und Besprechungen mit Personen außerhalb der eigenen Organisation. Ein strukturierter Zugriff auf Dokumente oder Aufgaben ist damit jedoch nicht verbunden. Für einen dauerhaften Mandantenraum reicht der externe Zugriff deshalb allein nicht aus.
Freigegebene Kanäle: Damit lassen sich einzelne Arbeitsbereiche gezielt mit externen Personen teilen, ohne sie in das gesamte Team aufzunehmen. Das kann sinnvoll sein, wenn Mandanten nur auf bestimmte Unterlagen oder Abstimmungen zugreifen sollen. Voraussetzung ist eine passende Konfiguration der mandantenübergreifenden Zugriffseinstellungen.
Welches Modell geeignet ist, hängt vom Umfang und von der Dauer der Zusammenarbeit ab. Für regelmäßig genutzte Mandantenräume kommen meist der Gastzugriff oder freigegebene Kanäle infrage. Vor dem Einsatz sind insbesondere die mandantenübergreifenden Zugriffseinstellungen, Teams-Richtlinien und Freigabemöglichkeiten in SharePoint gezielt zu prüfen.
Berechtigungen begrenzen: Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für ihre Aufgaben benötigen.
Verschwiegenheit schützen: Mandantendaten dürfen nur befugten Personen zugänglich sein und müssen bei externer Zusammenarbeit angemessen geschützt werden.
Freigabelinks kontrollieren: Anonyme oder frei weiterleitbare Links vermeiden und Freigaben auf benannte Personen, notwendige Rechte und gegebenenfalls einen Zeitraum beschränken.
Teambesitzer, externe Teilnehmer und Zugriffe sollten regelmäßig überprüft werden. Nach Mandatsende sind Zugriffe zeitnah zu entziehen; Aufbewahrung und Löschung richten sich nach dem Kanzleiprozess.
Gastzugriff und externe Freigaben nicht pauschal öffnen
MFA einsetzen und Verantwortliche für Freigabe und Kontrolle festlegen
Lebenszyklus regeln: Zuständigkeiten und Fristen für Anlage, Kontrolle, Archivierung und Löschung festlegen.
DATEV Unternehmen online bildet den digitalen Austausch und die Weiterverarbeitung von Belegen und Daten in Buchführungsprozessen ab. Teams und SharePoint ergänzen diese Prozesse bei Unterlagen und Abstimmungen außerhalb dieses Kernbereichs.
DATEV: Buchführungsbelege, Rechnungsprüfung, Freigaben, Zahlungen und Weiterverarbeitung.
Teams und SharePoint: Projektunterlagen, Verträge, Protokolle und Abstimmungen außerhalb des Buchführungsprozesses.
Klare Kanzleivorgaben: Mitarbeitende und Mandanten müssen wissen, welche Unterlagen in welches System gehören.
So ergänzen sich beide Plattformen, ohne parallele Ablagen und unnötige Rückfragen zu erzeugen.
Steuerkanzleien sollten Mandantenräume auf Grundlage eines einheitlichen Kanzleikonzepts einführen, das Systemabgrenzung, Struktur, Berechtigungen, Lebenszyklus und Verantwortlichkeiten verbindlich regelt.
Die Vorgaben sollten für alle Mandantenräume einheitlich gelten und im Kanzleialltag umgesetzt werden.
Die Kanzlei sollte die Umsetzung regelmäßig prüfen und das Konzept bei veränderten Prozessen, Funktionen oder Bedrohungslagen anpassen.
Wir beraten Steuerkanzleien dabei, Teams und SharePoint für die Zusammenarbeit mit Mandanten sicher, nachvollziehbar und passend zu den bestehenden DATEV-Prozessen einzusetzen. Mehr dazu unter: Datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365 für Steuerberater