Sichere Mandantenräume in Teams und SharePoint
Für ausgewählte Mandate können strukturierte Mandantenräume in Microsoft Teams und SharePoint die Zusammenarbeit zwischen Steuerkanzlei und Mandant sinnvoll ergänzen. Dokumente, Aufgaben, Besprechungsprotokolle und Rückfragen lassen sich dort zentral und nachvollziehbar bündeln – sofern externe Zugriffe, Berechtigungen und Zuständigkeiten klar geregelt sind.
Blog abonnieren
Verpassen Sie nichts mehr. Jetzt auf dem Laufenden bleiben und unseren Newsletter abonnieren.
Einfach E-Mail-Adresse eintragen.
Subscribe
Microsoft 365 wird in vielen Steuerkanzleien vor allem als Plattform für Outlook, Word und Excel genutzt.
Unterlagen, Rückfragen und offene Punkte werden häufig noch per E-Mail ausgetauscht. Das führt zu Mehrfachablagen, unklaren Bearbeitungsständen und schwer nachvollziehbaren Zugriffsrechten. Teams und SharePoint bieten dagegen:
-
Zentrale Dokumentablage mit einheitlichen Strukturen
-
Gemeinsame Aufgaben und Protokolle mit klaren Zuständigkeiten
-
Gemeinsame Dokumentbearbeitung mit kontrolliertem externem Zugriff
-
Nachvollziehbare Berechtigungen statt unstrukturierter E-Mail-Anhänge
Ein Mandantenraum ist besonders sinnvoll, wenn Kanzlei und Mandant regelmäßig Unterlagen austauschen, Aufgaben abstimmen oder längerfristig zusammenarbeiten.
Welche Möglichkeiten bieten Teams und SharePoint?
-
Gastzugriff: Externe Personen werden als Gäste in ein Team aufgenommen und können dort auf freigegebene Kanäle, Dateien, Aufgaben und Besprechungen zugreifen. Dieses Modell eignet sich für eine längerfristige und umfassendere Zusammenarbeit mit Mandanten. Die Berechtigungen sollten dabei auf die tatsächlich benötigten Bereiche begrenzt werden.
-
Externer Zugriff: Diese Funktion ermöglicht vor allem Chats, Anrufe und Besprechungen mit Personen außerhalb der eigenen Organisation. Ein strukturierter Zugriff auf Dokumente oder Aufgaben ist damit jedoch nicht verbunden. Für einen dauerhaften Mandantenraum reicht der externe Zugriff deshalb allein nicht aus.
-
Freigegebene Kanäle: Damit lassen sich einzelne Arbeitsbereiche gezielt mit externen Personen teilen, ohne sie in das gesamte Team aufzunehmen. Das kann sinnvoll sein, wenn Mandanten nur auf bestimmte Unterlagen oder Abstimmungen zugreifen sollen. Voraussetzung ist eine passende Konfiguration der mandantenübergreifenden Zugriffseinstellungen.
Welches Modell geeignet ist, hängt vom Umfang und von der Dauer der Zusammenarbeit ab. Für regelmäßig genutzte Mandantenräume kommen meist der Gastzugriff oder freigegebene Kanäle infrage. Vor dem Einsatz sind insbesondere die mandantenübergreifenden Zugriffseinstellungen, Teams-Richtlinien und Freigabemöglichkeiten in SharePoint gezielt zu prüfen.
Sichere und nachvollziehbare Einrichtung
-
Berechtigungen begrenzen: Zugriff erhalten nur Personen, die ihn für ihre Aufgaben benötigen.
-
Verschwiegenheit schützen: Mandantendaten dürfen nur befugten Personen zugänglich sein und müssen bei externer Zusammenarbeit angemessen geschützt werden.
-
Freigabelinks kontrollieren: Anonyme oder frei weiterleitbare Links vermeiden und Freigaben auf benannte Personen, notwendige Rechte und gegebenenfalls einen Zeitraum beschränken.
Teambesitzer, externe Teilnehmer und Zugriffe sollten regelmäßig überprüft werden. Nach Mandatsende sind Zugriffe zeitnah zu entziehen; Aufbewahrung und Löschung richten sich nach dem Kanzleiprozess.
-
Gastzugriff und externe Freigaben nicht pauschal öffnen
-
MFA einsetzen und Verantwortliche für Freigabe und Kontrolle festlegen
-
-
Lebenszyklus regeln: Zuständigkeiten und Fristen für Anlage, Kontrolle, Archivierung und Löschung festlegen.
Sinnvolle Abgrenzung der Systeme
DATEV Unternehmen online bildet den digitalen Austausch und die Weiterverarbeitung von Belegen und Daten in Buchführungsprozessen ab. Teams und SharePoint ergänzen diese Prozesse bei Unterlagen und Abstimmungen außerhalb dieses Kernbereichs.
Praxisbeispiel: Wann DATEV – wann Teams und SharePoint?
-
DATEV: Buchführungsbelege, Rechnungsprüfung, Freigaben, Zahlungen und Weiterverarbeitung.
-
Teams und SharePoint: Projektunterlagen, Verträge, Protokolle und Abstimmungen außerhalb des Buchführungsprozesses.
-
Klare Kanzleivorgaben: Mitarbeitende und Mandanten müssen wissen, welche Unterlagen in welches System gehören.
So ergänzen sich beide Plattformen, ohne parallele Ablagen und unnötige Rückfragen zu erzeugen.
Handlungsempfehlung
Steuerkanzleien sollten Mandantenräume auf Grundlage eines einheitlichen Kanzleikonzepts einführen, das Systemabgrenzung, Struktur, Berechtigungen, Lebenszyklus und Verantwortlichkeiten verbindlich regelt.
Die Vorgaben sollten für alle Mandantenräume einheitlich gelten und im Kanzleialltag umgesetzt werden.
Die Kanzlei sollte die Umsetzung regelmäßig prüfen und das Konzept bei veränderten Prozessen, Funktionen oder Bedrohungslagen anpassen.
Möchten Sie Mandantenräume in Ihrer Steuerkanzlei sicher und strukturiert einsetzen?
Wir beraten Steuerkanzleien dabei, Teams und SharePoint für die Zusammenarbeit mit Mandanten sicher, nachvollziehbar und passend zu den bestehenden DATEV-Prozessen einzusetzen. Mehr dazu unter: Datenschutzkonforme Nutzung von Microsoft 365 für Steuerberater
Häufig gestellte Fragen aus der Praxis
Dürfen Steuerkanzleien sensible Mandantendaten in Teams und SharePoint speichern?
Grundsätzlich ist dies möglich, wenn die Kanzlei den Einsatz datenschutzrechtlich und berufsrechtlich bewertet, die Berechtigungen auf das notwendige Maß begrenzt und angemessene technische und organisatorische Maßnahmen umsetzt. Mandantenräume sollten nicht ohne ein dokumentiertes Kanzleikonzept eingerichtet werden.
Sollte für jeden Mandanten ein eigener Mandantenraum angelegt werden?
Nicht zwingend. Ein eigener Raum ist vor allem bei regelmäßiger Zusammenarbeit und umfangreichem Austausch sinnvoll. Entscheidend ist, dass Mandanten strikt voneinander getrennt bleiben und nur berechtigte Personen auf die jeweiligen Inhalte zugreifen können.
Was ist der Unterschied zwischen externem Zugriff, einem freigegebenen Kanal und Gastzugriff?
Beim externen Zugriff können Kanzlei und Mandant vor allem miteinander chatten, telefonieren und an Besprechungen teilnehmen. Der Mandant arbeitet dabei mit seinem bestehenden Teams-Konto und erhält keinen Zugriff auf Teams, Kanäle oder Dateien der Kanzlei.
Bei einem freigegebenen Kanal erhält der Mandant nur Zugriff auf einen einzelnen, abgegrenzten Bereich innerhalb eines Teams. Die übrigen Kanäle und Inhalte des Teams bleiben für ihn unsichtbar.
Beim Gastzugriff wird der Mandant als Gast in ein gesamtes Team aufgenommen. Er kann dort – je nach Berechtigung – mehrere Kanäle, Dateien, Aufgaben und Besprechungen sehen. Von den drei Varianten kann der Gastzugriff damit den größten Berechtigungsumfang bieten und eignet sich für eine regelmäßige und umfassendere Zusammenarbeit.
Welche Sicherheitsmaßnahmen sind für externe Mandanten besonders wichtig?
Wesentlich sind Mehr-Faktor-Authentifizierung, restriktive Freigabeeinstellungen, klar definierte Teambesitzer, regelmäßige Zugriffskontrollen und die Beschränkung auf benannte Personen. Anonyme oder frei weiterleitbare Links sollten für Mandatsdaten vermieden werden.
Können Mandanten weitere Personen in den Mandantenraum einladen?
Dies sollte nicht unkontrolliert möglich sein. Die Kanzlei sollte festlegen, wer externe Personen einladen darf, und neue Zugriffe vorab prüfen. So wird verhindert, dass Unterlagen versehentlich unbefugten Dritten zugänglich werden.
Welche Unterlagen gehören weiterhin in DATEV Unternehmen online?
Belege und Daten, die unmittelbar für Buchführung, Rechnungsprüfung, Zahlungen oder die weitere Verarbeitung bestimmt sind, sollten im dafür vorgesehenen DATEV-Prozess bleiben. Teams und SharePoint eignen sich ergänzend für Projektunterlagen, Verträge, Protokolle und Abstimmungen außerhalb dieses Kernprozesses.
Braucht die Kanzlei für Mandantenräume ein Löschkonzept?
Ja, die Mandantenräume sollten in das Löschkonzept der Kanzlei aufgenommen werden. Darin ist festzulegen, welche Inhalte nach welchen gesetzlichen oder internen Fristen gelöscht werden, wer dafür verantwortlich ist und wie die Löschung in Teams und SharePoint praktisch umgesetzt und kontrolliert wird. Bestehende Aufbewahrungspflichten sind dabei zu berücksichtigen.
Was passiert mit dem Mandantenraum nach Ende des Mandats?
Externe Zugriffe sollten zeitnah entzogen werden. Anschließend ist nach dem festgelegten Kanzleiprozess zu entscheiden, welche Inhalte aufbewahrt, archiviert oder gelöscht werden. Nicht mehr benötigte Gastkonten und Freigaben sollten ebenfalls entfernt werden.