Dieser Artikel richtet sich an Steuerberater und Wirtschaftsprüfer und hat zum Ziel, Klarheit über die Anforderungen und Abläufe einer GwG-Prüfung durch die zuständige Steuerberaterkammer zu schaffen. Er zeigt praxisnah, was geprüft wird, wie eine Kanzlei sich darauf vorbereitet, und welchen Mehrwert unsere strukturierte digitale Lösung bietet.
Was ist eine GwG-Prüfung – und wer führt sie durch?
Eine Prüfung nach dem Geldwäschegesetz (GwG) durch die jeweils zuständige Steuerberaterkammer (oder Rechtsanwalts-/Wirtschaftsprüferkammer) ist eine Aufsichtsmaßnahme zur Sicherstellung der Einhaltung der geldwäscherechtlichen Pflichten für Steuerberater, Rechtsanwälte und Wirtschaftsprüfer.
Wichtige Hinweise:
- Die Prüfung kann jederzeit stichprobenartig erfolgen – es bedarf keinen besonderen Anlass.
- Größe der Kanzlei spielt keine ausschließliche Rolle: auch kleinere Kanzleien sind nicht von der Prüfungspflicht ausgenommen. Ziel ist nicht, eine „perfekte“ Kanzlei zu finden, sondern ein strukturiertes und nachvollziehbares Compliance-System.
- Prüfungsziel: Nachweis, dass ein risikobasiertes System zur Geldwäscheprävention in der Kanzlei implementiert ist, nicht die Vollständigkeit fehlerfreier Umsetzung.
Was wird bei einer GwG-Prüfung kontrolliert?
Im Rahmen der Prüfung durch die Kammer werden insbesondere folgende Bereiche geprüft:
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- Liegt eine dokumentierte Risikoa der Kanzlei vor (z. B. Mandantenstruktur, Dienstleistungen, geographisches Umfeld)?
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- Wird die Risikoanalyse in regelmäßigen Abständen aktualisiert und durch eine zeichnungsberechtigte Person (Leitung) abgenommen?
- Allgemeine und verstärkte Sorgfaltspflichten
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- Gibt es schriftlich fixierte Prozesse zur Mandatsannahme, Mandatsprüfung und laufenden Überwachung?
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- Wird dokumentiert, wie die Identifizierung des Mandanten und – ggf. – des wirtschaftlich Berechtigten erfolgt?
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- Verfahren zur Identifikation und Dokumentation von Mandanten, inklusive wirtschaftlich Berechtigten und PEP-Klassifizierung.
- Verdachtsmeldungen (§ 43 GwG)
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- Hat die Kanzlei ein Verfahren zur internen Meldung bei Verdachtsfällen definiert?
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- Sind Verantwortlichkeiten (z. B. Geldwäschebeauftragter, Kontakt zur FIU) eindeutig benannt?
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- Werden Mitarbeitende regelmäßig zu den Pflichten nach dem GwG geschult? Werden Schulungen dokumentiert?
- Dokumentation und Aufbewahrung
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- Sind alle relevanten Unterlagen nachvollziehbar archiviert (z. B. Risikoanalyse, Mandatsannahmeprotokolle, Schulungsnachweise, Nachweise Transparenzregisterabfragen)?
- Wenn Aufgaben an externe Dienstleister vergeben sind (z. B. IT, Mandatsannahme), liegen Nachweise vor, dass diese externen Partner ebenfalls GwG-pflichtige Vorgaben erfüllen?
Fazit: Die Prüfer suchen nach einem nachvollziehbaren und dokumentierten System, nicht nach einer fehlerfreien Umsetzung.
Welche Unterlagen sollten bereitliegen?
Damit eine Kanzlei im Prüfungsfall gut vorbereitet ist, empfiehlt sich folgende praxisnahe Dokumentensammlung:
- Aktuelle und dokumentierte Risikoanalyse der Kanzlei
- Verzeichnis interner Sicherungsmaßnahmen gemäß § 6 GwG
- Schulungsnachweise der Mitarbeitenden (Datum, Inhalt, Teilnehmerliste)
- Nachweise zu Verdachtsmeldungen
- Auszüge bzw. Nachweise zu Transparenzregister-Abfragen / Meldungen
- Prozesshandbuch oder Protokolle zur Beschreibung der internen Arbeitsabläufe
- Nachweise über die Auswahl und Kontrolle von ausgelagerten Dienstleistern
Jedes dieser Dokumente zeigt: Die Kanzlei erfüllt ihre Pflicht zur Überwachung und Dokumentation und kann dies gegenüber der Kammer im Prüfungsfall zeigen.
Ablauf: So läuft eine GwG-Prüfung ab
In der Regel verläuft eine GwG-Prüfung bei einer Steuerberaterkammer wie folgt:
- Ankündigung – Die Kammer versendet eine schriftliche Vorankündigung mit Angaben zum Prüfungszeitraum oder Prüfungsbefund.
- Selbstauskunft – Die Kanzlei wird gebeten, vorab einen Fragebogen auszufüllen (oft digital) mit Angaben zur Implementierung des Risiko- und Sicherungssystems.
- Prüfung vor Ort oder remote – Sichtung der Unterlagen durch Prüfer der Kammer oder beauftragte Stelle, ggf. Interview mit Kanzleileitung oder Mitarbeitenden.
- Nachfragen & Feedback – Bei offenen Punkten oder Unklarheiten fordert die Kammer Rückmeldung der Kanzlei.
- Ergebnisbericht – Es wird ein Prüfvermerk erstellt, ggf. mit Empfehlungen oder Auflagen für die Kanzlei. In schwerwiegenden Fällen können Bußgelder oder Berufsaufsichtsmaßnahmen folgen
Typische Mängel in der Praxis – und was stattdessen zu tun ist
Im Rahmen der Prüfungen werden häufig folgende Schwachstellen festgestellt — jeweils mit kurzen Empfehlungen, wie stattdessen vorgegangen werden sollte:
- Risikoanalyse zu allgemein oder veraltet
Was tun stattdessen? – Eine Risikoanalyse mit konkreten Angaben zur Mandantenstruktur, Dienstleistungsarten, Risikokategorien (hoch/mittel/gering) erstellen und mindestens jährlich prüfen und unterzeichnen.
- Schulungen nicht dokumentiert
Was tun stattdessen? – Schulungen regelmäßig (z. B. jährlich) durchführen, Teilnehmerlisten, Agenda, Schulungsinhalte dokumentieren und archivieren.
- Keine klare Verantwortlichkeit im Team (z. B. für Verdachtsmeldungen oder Mandatsannahmeprozess)
Was tun stattdessen? – Zuständigkeiten schriftlich festlegen (z. B. Geldwäschebeauftragter, Prozessverantwortlicher) und auf Organigramm verweisen.
- Fehlende Dokumentation zur Mandatsprüfung/Identifizierung
Was tun stattdessen? – Standardprozesse einführen, die z. B. eine Mandatsannahmecheckliste, Kopie der Legitimationsdokumente, Transparenzregisterabfrage, Risikoeinstufung enthalten; diese Prozesse archivieren.
- Prozesse nicht schriftlich fixiert
Was tun stattdessen? – Erstellen Sie ein Prozesshandbuch (z. B. Mandatsannahme → Identifikation → Risikoklassifizierung → Monitoring) und lassen Sie Leitung und Mitarbeitende dies verinnerlichen.
- Fehlende Belege zu internen Sicherungsmaßnahmen
Was tun stattdessen? – Jede Maßnahme (z. B. Kontrollmechanismus, Monitoring, Zufallskontrolle Mandatsannahme) sollte nachvollziehbar dokumentiert sein – inkl. Prüfergebnis, Verantwortlicher, Datum.
Checkliste: Ist Ihre Kanzlei GwG-prüfbereit?
Nutzen Sie die folgende Checkliste für Ihre Selbstbewertung (mindestens einmal jährlich):
- Risikoanalyse vorhanden, dokumentiert und unterzeichnet
- Schulungsnachweise für alle Mitarbeitenden vorhanden
- Mandatsidentifikation und Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigten nachvollziehbar dokumentiert
- Verfahren für Verdachtsmeldungen definiert, Zuständigkeiten geklärt
- Auslagerungen (z. B. IT, Dienstleister) geprüft und Nachweise vorhanden
- Prozesshandbuch vorhanden und Mitarbeitende mit Verantwortlichkeiten vertraut
- Verantwortliche Person(en) benannt (z. B. Geldwäschebeauftragter)
- Revisionszyklen definiert – insbesondere Aktualisierung der Risikoanalyse
Empfehlung: Gehen Sie diese Checkliste zu Beginn des Geschäftsjahrs oder bei wesentlichen Änderungen (z. B. Mandantenstruktur, Personal, Dienstleistungen) durch.
Digitalisierung der GwG-Pflichten mit DS|GwG
Mit einer spezialisierten Softwarelösung wie DS|GwG lassen sich viele Anforderungen effizient und strukturiert erfüllen — insbesondere:
- Zentrale Dokumentation aller Pflichten (Risikoanalyse, Sicherungsmaßnahmen, Schulungen)
- Automatisierte Erinnerungen für Aktualisierungen (z. B. jährliche Risikoanalyse-Überprüfung, Schulungstermine)
- Vorlagen und Standardfälle zur Mandatsidentifikation
- Exportfähige Berichtsmodule, mit denen Sie im Prüfungsfall schnell alle Unterlagen der Kammer zur Verfügung stellen können
- Übersichtliches Dashboard, das die Compliance-Reife Ihrer Kanzlei visualisiert
Vorteil: Eine digital strukturierte Infrastruktur reduziert den Aufwand der Vorbereitung, erhöht die Nachvollziehbarkeit und minimiert das Risiko fehlender Dokumentation — das stärkt Ihre Position gegenüber einer Prüfung durch die Kammer.
Gute Vorbereitung schafft Sicherheit
Eine GwG-Prüfung durch die Steuerberaterkammer ist kein Anlass zur Panik, sondern ein Anlass zur strukturierten Vorbereitung. Wenn Ihre Kanzlei ein nachvollziehbares System zur Geldwäscheprävention aufgebaut hat, kann sie die Prüfung mit hoher Sicherheit und Professionalität bestehen. Entscheidend ist: Dokumentation, Verantwortlichkeiten, regelmäßige Aktualisierung und Nachvollziehbarkeit.
Mit DS|GwG behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihre Pflichten und sind für jede Kammerprüfung bestens vorbereitet.