Steuerberater unterliegen den sogenannten Identifizierungspflichten nach dem Geldwäschegesetz (GwG). Diese Pflichten dienen dazu, Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung effektiv zu verhindern, indem Mandanten – sowohl natürliche als auch juristische Personen – eindeutig identifiziert werden. Dabei geht es nicht nur um Unternehmen oder wirtschaftlich Berechtigte, sondern auch um Einzelpersonen, Stiftungen oder komplexe Beteiligungskonstruktionen.
In der Praxis ist vielen Mandanten nicht klar, dass auch ihre Steuerberater diese gesetzlichen Anforderungen erfüllen müssen – teilweise schon bei der Mandatsaufnahme. Dieser Artikel erklärt klar und verständlich, in welchen Fällen die Identifizierungspflicht gilt, welche Informationen erhoben werden müssen, welche Dokumente zulässig sind und wie sich der gesamte Prozess effizient in den Kanzleialltag integrieren lässt. Außerdem zeigen wir auf, wie moderne Softwarelösungen bei der Umsetzung unterstützen und helfen, Risiken zu minimieren.
Die Identifizierungspflicht für Steuerberater ergibt sich aus dem Geldwäschegesetz (GwG), insbesondere aus den Paragrafen § 10 und § 11 GwG. Steuerberater gelten als Verpflichtete im Sinne des Gesetzes, sobald sie bestimmte Tätigkeiten ausüben oder bestimmte Schwellenwerte überschreiten. Diese Pflicht tritt ein, wenn bestimmte Auslöser vorliegen:
Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob die Tätigkeit vergütet wird oder nicht. Entscheidend ist allein die Art der Dienstleistung.
Ein neuer Mandant möchte seine GmbH bilanzieren lassen. Da eine neue Geschäftsbeziehung entsteht, muss die Identität des wirtschaftlich Berechtigten (z. B. Gesellschafter) festgestellt werden.
Ein Mandant legt plötzlich einen neuen Geschäftsführer vor, ohne vorherige Abstimmung. Hier entstehen Zweifel an der bisherigen Identitätslage, was eine erneute Überprüfung notwendig macht.
Ein ausländischer Investor plant, über eine deutsche Gesellschaft in Immobilien zu investieren. Aufgrund der Komplexität und der grenzüberschreitenden Strukturen besteht ein erhöhtes Risiko. Die Identifizierungspflicht greift hier sowohl bei Begründung der Geschäftsbeziehung als auch aufgrund potenzieller Anzeichen für Geldwäsche.
Steuerberater müssen gemäß § 11 GwG eine Reihe personenbezogener und unternehmensbezogener Informationen dokumentieren. Diese umfassen:
In Bezug auf Vertragspartner und gegebenenfalls für diese auftretende Personen haben Verpflichtete zum Zweck der Identifizierung folgende Angaben zu erheben:
Wirtschaftlich Berechtigte sind gemäß § 3 GwG natürliche Personen, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle das Unternehmen letztlich steht. Bei komplexeren Strukturen (z. B. Beteiligungsgesellschaften oder Treuhandverhältnissen) ist eine tiefere Analyse notwendig.
Zur Identitätsprüfung sind folgende Dokumente zulässig:
Natürliche Personen:
Juristische Personen:
Zulässig ist ebenfalls die Nutzung von Verifizierungsdiensten, die auf qualifizierte elektronische Signaturen oder andere sichere Verfahren setzen. Wichtig ist die lückenlose Dokumentation aller Nachweise.
Ein typischer Identifikationsprozess in der Kanzlei läuft folgendermaßen ab:
Dieser Prozess kann analog erfolgen (Papierform mit Unterschrift und Sichtvermerk) oder digital über anerkannte Identifizierungsdienste wie VideoIdent, PostIdent oder eID-Lösungen.
Digitale Kanzleien nutzen zunehmend die Möglichkeit, Identifizierungsdaten direkt in die Mandatsakte zu integrieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern schafft auch Transparenz gegenüber Prüfbehörden. Wichtig ist zudem die Schulung der Mitarbeiter, damit sie Auffälligkeiten erkennen und korrekt dokumentieren können.
Nach § 8 GwG müssen die erhobenen Daten mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende der Geschäftsbeziehung. Die Speicherung hat revisionssicher, vollständig und jederzeit abrufbar zu erfolgen.
Nicht zulässig sind:
Moderne Lösungen erlauben die automatische Fristenkontrolle, das sichere Löschen abgelaufener Datensätze sowie die Bereitstellung vollständiger Nachweise im Falle einer Prüfung. Zudem sollte regelmäßig überprüft werden, ob die gewählte Speicherlösung noch dem Stand der Technik entspricht.
Verstöße gegen die Identifizierungspflicht werden streng geahndet. Mögliche Konsequenzen sind:
Ein häufig übersehener Punkt ist, dass nicht nur aktive Verstöße, sondern auch unterlassene oder verspätete Prüfungen sanktioniert werden können. In mehreren Bundesländern wurden bereits Bußgelder gegen Kanzleien verhängt, die unzureichend dokumentierten, wer wirtschaftlich Berechtigter eines Mandanten war.
Häufige Fehlerquellen:
Die Einhaltung der GwG-Vorgaben lässt sich durch den Einsatz von digitalen Lösungen erheblich erleichtern. Moderne Kanzleisoftware bietet:
Besonders effizient sind Lösungen, die den gesamten Identifizierungsprozess in ein zentrales Mandatsmanagement integrieren. Unsere eigene Software-Lösung bietet Ihnen genau diese Funktionen – DSGVO-konform, intuitiv und speziell für die Bedürfnisse von Steuerkanzleien entwickelt. Unsere Tools unterstützen Sie dabei, Identifikationsprozesse zu standardisieren, Prüfberichte automatisiert zu erzeugen und Compliance-Anforderungen lückenlos zu erfüllen.
Ein weiterer Vorteil liegt in der Nachvollziehbarkeit: Im Falle einer behördlichen Prüfung können alle Schritte, Dokumente und Entscheidungen strukturiert und zeitnah vorgelegt werden.
Die Identifizierungspflichten nach dem Geldwäschegesetz sind fester Bestandteil des Kanzleialltags geworden. Doch mit dem richtigen Verständnis, klaren Prozessen und digitalen Hilfsmitteln lassen sie sich nicht nur effizient erfüllen, sondern auch als Schutz für Ihre Kanzlei nutzen. Denn wer korrekt identifiziert, vermeidet Bußgelder, schützt sich vor Reputationsverlust und schafft Vertrauen gegenüber Mandanten und Behörden.
Jetzt kostenfrei beraten lassen: Unsere Experten zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Gespräch, wie Sie die Identifizierungspflicht mit digitalen Tools schnell, sicher und gesetzeskonform umsetzen.
Jetzt Beratungstermin vereinbaren