DSGVO, KI und GwG in einem!
Ihre Kanzlei. Ihre Compliance. Ihre Ersparnis.

Fragenkatalog der Kammern in einer GAP-Analyse
Lücken erkennen, bevor sie in der Prüfung auffallen Digital abgebildeter Fragenkatalog der Kammer Strukturierte Bestandsaufnahme Automatische GAP-Erkennung Gezielte Prüfungsvorbereitung Transparenter Bearbeitungsstand Optionale Beraterunterstützung Konkrete Aufgabenübersicht Zentrale Dokumentenablage

Bereiten Sie Ihre Kanzlei strukturiert auf geldwäscherechtliche Prüfungen vor. Die GAP-Analyse bildet den relevanten Fragenkatalog der Kammer digital ab und führt Sie Schritt für Schritt durch die zu prüfenden Anforderungen.

Während Sie die Fragen beantworten, gleicht das System den dokumentierten Ist-Zustand mit den erforderlichen Maßnahmen und Unterlagen ab. Fehlende Angaben, Dokumentationen und Prozesse werden unmittelbar sichtbar. Daraus entsteht eine übersichtliche Aufgabenliste, die Ihnen konkret zeigt, an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht.

Erforderliche Nachweise und Dokumente können direkt in der Plattform hinterlegt und den jeweiligen Anforderungen zugeordnet werden. So entsteht eine zentrale, nachvollziehbare Dokumentation, die Sie bei der Vorbereitung auf eine mögliche Prüfung unterstützt.

Das spart Ihrer Kanzlei Zeit, reduziert manuelle Eingaben und sorgt gleichzeitig für einen klaren, nachvollziehbaren Ablauf.

GwG-Risikoanalyse
Risiken strukturiert erfassen und nachvollziehbar bewerten
Geführte Kanzlei-Risikoanalyse Individuelle Risikofaktoren erfassen Risiken automatisch bewerten Automatische Gesamtrisikobewertung Sicherungsmaßnahmen verknüpfen Bewertungsgrundlagen dokumentieren Einfach aktualisierbar Automatische Versionierung Optionale fachliche Begleitung

Die Risikoanalyse bildet die Grundlage eines angemessenen Risikomanagements nach dem Geldwäschegesetz. Mit unserer Lösung erfassen und bewerten Sie die für Ihre Kanzlei relevanten Risiken strukturiert, digital und nachvollziehbar.

Dabei werden unter anderem die Mandantenstruktur, angebotene Leistungen, Länderbezüge, Branchen, Transaktionsrisiken sowie weitere kanzleispezifische Risikofaktoren berücksichtigt. Die Software führt systematisch durch die einzelnen Bereiche und unterstützt dabei, Risiken zu identifizieren, zu gewichten und in einer Gesamtrisikobewertung zusammenzuführen.

Auf Grundlage der ermittelten Risiken können geeignete interne Sicherungsmaßnahmen festgelegt und dokumentiert werden. Veränderungen lassen sich bei der regelmäßigen Aktualisierung gezielt berücksichtigen, ohne die Risikoanalyse jedes Mal vollständig neu erstellen zu müssen.

Die fachliche Bewertung und Verantwortung verbleiben bei der Kanzlei. Unsere Software und unsere Berater unterstützen Sie dabei, die gesetzlichen Anforderungen strukturiert umzusetzen und Ihre Entscheidungen nachvollziehbar zu dokumentieren.

Unsere digitale Mandantenaufnahme
Vom ersten Datensatz bis zur Übergabe an DATEV 
Digitales Mandanten-Onboarding Automatische Stammdaten-Vorbefüllung Transparente Kostenanzeige Integrierte KYC- und KYB-Prüfungen Prüfung von Vertretungsberechtigten und UBOs Automatischer Listenabgleich Automatische Risikobewertung Fehlende Angaben sicher ergänzen Dokumente und Nachweise hochladen Automatische Statusübersicht Integrierte Videoidentifikation Digitale Unterschrift mit DS|Sign Zentrale Daten- und Dokumentenzuordnung Direkte Datenübertragung an DATEV Weniger Medienbrüche und Mehrfacheingaben

Nehmen Sie neue private und gewerbliche Mandanten vollständig digital auf. Das Stammdatenmodul verbindet die Erfassung und Beschaffung von Daten mit KYC- und KYB-Prüfungen, Videoidentifikation, digitalen Unterschriften und der anschließenden Datenübergabe an DATEV.

Der Steuerberater legt den neuen Mandanten in der Software an und startet den geführten Aufnahmeprozess. Bereits vorhandene Stamm- und Unternehmensdaten können aus angebundenen Quellen abgerufen und automatisch vorbefüllt werden. Vor jedem kostenpflichtigen Abruf zeigt die Plattform transparent an, welche Daten verfügbar sind und welche Gebühren entstehen.

Bei natürlichen Personen werden insbesondere die erforderlichen Identitätsdaten und relevanten Risikomerkmale erfasst. Bei Unternehmen berücksichtigt die Prüfung zusätzlich Unternehmens- und Registerdaten, vertretungsberechtigte Personen, Gesellschafter, Beteiligungsverhältnisse und wirtschaftlich Berechtigte.

Die integrierte KYC-Prüfung gleicht die betreffenden Personen gegen Sanktions-, Watch-, Black- und PEP-Listen ab. Ergänzend erfolgt eine Risikobewertung auf Branchen- und Länderebene. Die Ergebnisse werden zentral beim jeweiligen Mandanten dokumentiert und stehen für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.

Fehlende Angaben direkt beim Mandanten anfordern

Erkennt das System fehlende oder ergänzungsbedürftige Informationen, kann die Kanzlei diese digital beim Mandanten anfordern. Der Mandant erhält einen sicheren Zugang zum Stammdatenmodul und wird gezielt durch die noch offenen Angaben geführt.

Benötigte Informationen können direkt ergänzt und entsprechende Nachweise hochgeladen werden. Unübersichtliche E-Mail-Verläufe, ausgedruckte Formulare und mehrfache Dateneingaben werden dadurch deutlich reduziert. Die Kanzlei sieht jederzeit, welche Angaben vollständig sind und an welchen Stellen noch Handlungsbedarf besteht.

Digital identifizieren und unterzeichnen

Sobald die erforderlichen Daten vorliegen, kann der Mandant zur Videoidentifikation eingeladen werden. Verträge, Vollmachten, Einwilligungen und weitere erforderliche Dokumente werden anschließend digital bereitgestellt und mit DS|Sign elektronisch unterzeichnet.

Auch mehrere Unterzeichnende und festgelegte Unterschriftenreihenfolgen können im Prozess berücksichtigt werden. Unterzeichnete Dokumente, Identifikationsnachweise, Prüfergebnisse und Einwilligungen werden zentral und nachvollziehbar dem jeweiligen Mandanten zugeordnet.

Stamm- und Unternehmensdaten direkt an DATEV übertragen

Nach Abschluss der digitalen Mandantenaufnahme können die geprüften und freigegebenen Stamm- und Unternehmensdaten an DATEV übertragen werden. Eine erneute manuelle Erfassung wird reduziert, Übertragungsfehler werden vermieden und der Mandant kann schneller in die weiteren Kanzleiprozesse übernommen werden.

So entsteht ein durchgängiger Prozess – von der ersten Datenerfassung über die geldwäscherechtliche Prüfung bis zur vollständigen und dokumentierten Aufnahme des Mandanten.

Prozess in sechs Schritten

1. Mandanten anlegen
   Privaten oder gewerblichen Mandanten in der Plattform erfassen.
2. Daten beschaffen und vorbefüllen
   Verfügbare Stamm-, Unternehmens- und Registerdaten nach transparenter Kostenanzeige abrufen.
3. KYC- und KYB-Prüfungen durchführen
   Personen, Unternehmen, Vertretungsberechtigte und wirtschaftlich Berechtigte prüfen.
4. Fehlende Angaben ergänzen lassen
   Offene Informationen und Nachweise sicher beim Mandanten anfordern.
5. Identifizieren und digital unterzeichnen
   Videoidentifikation durchführen und Dokumente mit DS|Sign unterzeichnen lassen.
6. Daten an DATEV übergeben
   Freigegebene Stamm- und Unternehmensdaten ohne erneute manuelle Erfassung übertragen.

Videoidentifikation mit DS|Identity
Digitale Videoidentifikation Orts- und geräteunabhängig Geführter Identifikationsprozess Automatische Ausweisprüfung Automatische Identitätsprüfung Direkte Einladung versenden Übersichtlicher Identifikationsstatus Automatische Dokumentation Zentrale Nachweisablage Direkt in den KYC-Prozess integriert

DS|Identity ist eine Software zur Videoidentifikation von Personen. Diese Software ist als Modul direkt in die Software integriert.

Die Videoidentifikation ermöglicht eine ortsunabhängige Feststellung der Identität. Kunden oder Mandanten können den Identifizierungsprozess digital durchlaufen, ohne persönlich vor Ort erscheinen zu müssen.

Dabei werden die erforderlichen Identitätsdaten und Dokumente im Rahmen eines geführten Videoverfahrens überprüft. Das erleichtert insbesondere bei digitalen oder überregionalen Geschäftsbeziehungen ein schnelles und komfortables Onboarding und unterstützt Sie bei der Erfüllung Ihrer Identifizierungspflichten.

Sie ermöglicht eine schnelle, sichere und rechtskonforme Identitätsprüfung über das Internet – ideal für Steuerberater zur Erfüllung ihrer Pflichten nach dem Geldwäschegesetz. 

Eigentümerstrukturen auf einen Blick verstehen
Grafische Beteiligungsstruktur Mehrstufige Eigentümerstrukturen abbilden Beteiligungen automatisch erkennen Wirtschaftlich Berechtigte ermitteln Beteiligungsquoten übersichtlich darstellen Unternehmensverbindungen schnell verstehen Auffälligkeiten gezielt prüfen Direkt in den KYB-Prozess integriert Nachvollziehbare Dokumentation Weniger manueller Rechercheaufwand

Komplexe Beteiligungsverhältnisse lassen sich in Listen und Registerauszügen oft nur schwer nachvollziehen. Unsere Software bereitet die ermittelten Unternehmens- und Beteiligungsdaten deshalb in einer übersichtlichen grafischen Eigentümerstruktur auf.

Unternehmen, Gesellschafter und beteiligte natürliche Personen werden visuell miteinander verknüpft. So erkennen Sie schneller, wie Gesellschaften zusammenhängen, welche Beteiligungsverhältnisse bestehen und welche Personen möglicherweise als wirtschaftlich Berechtigte zu prüfen sind. Die Darstellung schafft eine nachvollziehbare Grundlage für Ihre KYB-Prüfung und geldwäscherechtliche Risikobewertung.

Unternehmensdaten weltweit direkt im KYC-Prozess
Unternehmensprüfungen einfacher, schneller und international durchführen
Unternehmens- und Registerdaten Firmensitz und Geschäftsanschrift Registernummer und Eintragungsdaten Branche und Unternehmensgegenstand Stammkapital Geschäftsführung und Vertretungsberechtigte Gesellschafter und Beteiligungen Informationen zur Eigentümerstruktur Registerauszüge und Gesellschafterlisten

Mit dem neuen Modul KYC Unternehmensdaten greifen Sie direkt aus unserer Software auf Unternehmensinformationen aus mehr als 140 Ländern zu. Rufen Sie Registerdaten und verfügbare Originaldokumente zentral ab, übernehmen Sie relevante Angaben in Ihre Stammdaten und nutzen Sie diese unmittelbar für Ihre KYC- und Compliance-Prüfungen.

So reduzieren Sie manuelle Recherchen, vermeiden Medienbrüche und beschleunigen das Onboarding Ihrer Geschäftskunden.

Alle wichtigen Unternehmensinformationen an einem Ort

Für die Prüfung eines Unternehmens werden häufig Informationen aus unterschiedlichen Quellen benötigt. Unser neues Modul bündelt die Datenbeschaffung direkt in Ihrem bestehenden Arbeitsprozess.

Je nach Land und Verfügbarkeit erhalten Sie unter anderem:

• Unternehmens- und Registerdaten
• Firmensitz und Geschäftsanschrift
• Registernummer und Eintragungsdaten
• Branche und Unternehmensgegenstand
• Stammkapital
• Geschäftsführer und vertretungsberechtigte Personen
• Gesellschafter und Beteiligungsverhältnisse
• Informationen zur Eigentümerstruktur
• Verfügbare Registerauszüge und Gesellschafterlisten
• Weitere relevante Unternehmensdokumente

Die verfügbaren Informationen und Dokumente können je nach Land, Register und Unternehmen variieren.

Handelsregisterauszüge
Direkte Datenübernahme ins Onboarding Internationale Unternehmensrecherche Registerdokumente zentral abrufen Stammdaten automatisch übernehmen Eigentümerstrukturen übersichtlich darstellen Transparente Kosten pro Abruf Unternehmensdaten aus über 140 Ländern

Handelsregisterauszüge liefern verlässliche Informationen über eingetragene Unternehmen und deren rechtliche Verhältnisse. Über die Software können die benötigten Dokumente zentral für Ihre Unternehmensprüfung abgerufen und dem jeweiligen Vorgang zugeordnet werden.

Aus den Auszügen ergeben sich unter anderem Angaben zur Firma, Rechtsform, zum Sitz des Unternehmens, zu vertretungsberechtigten Personen und zu weiteren Registereintragungen. Damit erhalten Sie eine wichtige Grundlage für die Identifizierung und Prüfung Ihrer Geschäftskunden.

Transparenzregister
Dokumente direkt in die Software übernehmen Firma, Rechtsform und Sitz abrufen Vertretungsberechtigte automatisch ermitteln Weitere Registereinträge abrufen

Das Transparenzregister enthält Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten von Unternehmen und anderen Rechtseinheiten. Die Einsicht unterstützt Sie dabei, natürliche Personen zu ermitteln, die ein Unternehmen unmittelbar oder mittelbar besitzen oder kontrollieren.

Die abgerufenen Informationen können mit den Angaben des Kunden und weiteren Unternehmensdaten abgeglichen werden. So lassen sich Eigentums- und Kontrollstrukturen besser nachvollziehen, Unstimmigkeiten erkennen und die Prüfung wirtschaftlich Berechtigter nachvollziehbar dokumentieren.

Aktuell werden nur Banken, Versicherungen und Notare für die automatische Abfrage freigeschaltet. Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sind aufgrund einer Lücke im Geldwäschegesetz (§ 23 Abs. 3 GwG) derzeit ausgeschlossen.
Mit der geplanten neuen EU-Geldwäscheverordnung (AMLA-Paket) soll diese Lücke geschlossen werden – der automatische Abruf wird dann voraussichtlich auch für Steuerberater, Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte möglich sein. 

Digitale Unterschriften mit DS|Sign
Integrierte digitale Signatur SES – Simple Electronic Signature / Einfache elektronische Signatur AES – Advanced Electronic Signature / Fortgeschrittene elektronische Signatur QES – Qualified Electronic Signature / Qualifizierte elektronische Signatur Mehrere Unterzeichnende Individuelle Unterschriftenreihenfolge Signaturen mit Mandanten Signaturen mit Mitarbeitenden Interne Dokumente unterzeichnen Automatische Einladungen Übersichtlicher Signaturstatus Nachvollziehbare Dokumentation Orts- und geräteunabhängig Zentrale Dokumentenablage

Mit der integrierten digitalen Signatur lassen Sie Dokumente vollständig digital von Mandanten, Mitarbeitenden oder weiteren Beteiligten unterzeichnen – direkt aus der Software heraus.

Je nach Anwendungsfall stehen SES, AES und QES als unterschiedliche Signaturlevel zur Verfügung. Auch komplexere Unterschriftenprozesse mit mehreren Unterzeichnenden und einer festgelegten Reihenfolge lassen sich komfortabel abbilden.

Neben mandantenbezogenen Dokumenten können Sie damit ebenso interne Unterlagen wie Unternehmensrichtlinien, Verpflichtungserklärungen oder Arbeitsanweisungen digital unterzeichnen lassen. 

KYC Abfragen
Watch-, Black- und PEP-Listen Adverse-Media-Screening Branchen- und Länderrisikobewertung Über 1.200 SCHUFA-Listen

Das System prüft Ihre Mandanten automatisiert gegen aktuelle Sanktions-, Watch-, Black- und PEP*-Listen. Auf diese Weise können potenzielle Übereinstimmungen, auffällige Personen sowie erhöhte Risiken frühzeitig erkannt und einer weiteren Prüfung unterzogen werden. Dies umfasst Media-/Adverse-Media-Screening und SCHUFA-Listen.

Ergänzend führt die Software eine strukturierte Risikobewertung auf Branchen- und Länderebene durch. Die Ergebnisse werden übersichtlich zusammengeführt und unterstützen Sie dabei, Kundenrisiken nachvollziehbar einzustufen, erforderliche Sorgfaltspflichten festzulegen und Prüfentscheidungen revisionssicher zu dokumentieren. 

KYC Monitoring
Fortlaufendes Monitoring Individuell aktivierbar Transparente Kosten

Risiken können sich auch nach der erstmaligen Aufnahme einer Geschäftsbeziehung verändern. Das KYC-Monitoring überprüft Ihre Mandanten deshalb fortlaufend auf relevante Änderungen und neue Risikohinweise.

Wird beispielsweise eine Person neu auf einer relevanten Liste geführt oder verändert sich ihre Risikoeinstufung, kann der Vorgang erneut geprüft werden. So bleiben Ihre KYC-Daten aktuell und Sie können zeitnah auf Veränderungen reagieren, ohne sämtliche Prüfungen regelmäßig manuell wiederholen zu müssen. 

GwG-Schulungen direkt in der Software integriert
Mitarbeiterschulungen Schulungen für Berufsträger Direkt in die Software integriert Automatische Lern- und Teilnahmedokumentation Jährlich aktualisierte Inhalte Für Kunden ohne Zusatzkosten

Gut geschulte Mitarbeitende sind ein wesentlicher Bestandteil einer wirksamen Geldwäscheprävention. Unsere Schulungen vermitteln verständlich und praxisnah, welche gesetzlichen Pflichten bestehen, welche Risiken im Arbeitsalltag auftreten können und wie bei Auffälligkeiten richtig zu handeln ist.

Behandelt werden unter anderem typische Geldwäscheindikatoren, kundenbezogene Sorgfaltspflichten, interne Sicherungsmaßnahmen und der Umgang mit möglichen Verdachtsfällen. So stärken Sie das Risikobewusstsein in Ihrem Unternehmen und unterstützen Ihre Mitarbeitenden dabei, interne Vorgaben sicher anzuwenden.

goAML-Schnittstelle
Verdachtsmeldungen digital vorbereiten Erforderliche Angaben strukturiert erfassen Vorhandene Stammdaten automatisch übernehmen Beteiligte und Transaktionen erfassen Meldung vollständig prüfen Direkte Übermittlung an goAML Weniger Mehrfacheingaben und Medienbrüche Zentrale, nachvollziehbare Dokumentation

Bereiten Sie Verdachtsmeldungen direkt in der Software vor und übermitteln Sie diese über die integrierte goAML-Schnittstelle an die Financial Intelligence Unit (FIU). Die benötigten Angaben zu Sachverhalt, Beteiligten und Transaktionen werden strukturiert erfasst und zentral im jeweiligen Vorgang zusammengeführt.

Bereits vorhandene Mandanten- und Unternehmensdaten können in die Meldung übernommen werden. Dadurch reduzieren sich doppelte Dateneingaben, Medienbrüche und Übertragungsfehler. Vor der Übermittlung lässt sich die Meldung vollständig prüfen und anschließend direkt aus der Software heraus versenden.

Der gesamte Vorgang wird nachvollziehbar dokumentiert. So unterstützt die Schnittstelle einen strukturierten und effizienten Meldeprozess – von der Vorbereitung über die interne Prüfung bis zur Übermittlung an die FIU.

Beratung durch zertifizierte Geldwäschebeauftragte 
Zertifizierte Geldwäschebeauftragte Persönliche Beratung Feste Ansprechpartner Unterstützung bei Fachfragen Jährliche Aktualisierungen Gezielte Prüfungsvorbereitung Praxisnahe Umsetzung Dauerhafte Begleitung

Bei der Umsetzung der geldwäscherechtlichen Anforderungen lassen wir Sie nicht allein. Unsere Berater sind ausnahmslos zertifizierte Geldwäschebeauftragte und unterstützen Sie persönlich bei fachlichen, organisatorischen und praktischen Fragen rund um das Geldwäschegesetz.

Ob Risikoanalyse, interne Sicherungsmaßnahmen, Identifizierungspflichten, Dokumentation oder die Vorbereitung auf eine mögliche Prüfung: Sie erhalten kompetente Unterstützung, die sich an den konkreten Anforderungen Ihrer Kanzlei oder Ihres Unternehmens orientiert.

Auch nach der Einführung stehen Ihnen unsere Berater dauerhaft als Ansprechpartner zur Verfügung. Bei Fragen können Sie sich jederzeit an unser Beratungsteam wenden. Darüber hinaus begleiten wir Sie bei den jährlichen Aktualisierungen Ihrer Risikoanalyse, Dokumentationen und internen Maßnahmen, damit Ihre geldwäscherechtlichen Prozesse auf dem aktuellen Stand bleiben.

Die Software stellt Ihnen die erforderlichen Strukturen, Vorlagen und Arbeitsschritte bereit. Unsere zertifizierten Experten unterstützen Sie dabei, diese richtig einzuordnen und in der Praxis umzusetzen. Die abschließende Bewertung des individuellen Geldwäscherisikos und die rechtliche Verantwortung verbleiben bei Ihnen.

Externer Geldwäschebeauftragter
Zertifizierte Geldwäschebeauftragte

Auf Wunsch können Sie zu unserer Software einen externen Geldwäschebeauftragten hinzubuchen. Damit verbinden Sie die technischen Möglichkeiten der Plattform mit der fachlichen Betreuung durch qualifizierte Experten.

Der externe Geldwäschebeauftragte begleitet Ihr Unternehmen bei der Organisation und Umsetzung der geldwäscherechtlichen Pflichten. Dazu können insbesondere die Weiterentwicklung des Risikomanagements, die Überwachung interner Sicherungsmaßnahmen, die Unterstützung bei auffälligen Sachverhalten sowie die Kommunikation mit zuständigen Behörden gehören.

Der konkrete Leistungsumfang wird auf Ihre Organisation und die für Sie geltenden gesetzlichen Anforderungen abgestimmt. Die Bestellung beziehungsweise Auslagerung erfolgt unter Berücksichtigung der einschlägigen gesetzlichen Vorgaben und gegebenenfalls erforderlicher Anzeigen oder Zustimmungen.