Steuerberaterpflichten in der Praxis: Was 2025 zählt

Steuerberater stehen 2025 mehr denn je im Zentrum eines komplexen Geflechts aus gesetzlichen Anforderungen, Mandantenerwartungen und digitalem Wandel. Auch wenn das Jahr keine grundlegenden rechtlichen Neuerungen wie im Geldwäschegesetz mit sich bringt, steigt der Druck zur sauberen, digitalen und prüfungssicheren Umsetzung der bestehenden Pflichten. 

Kanzleien, die ihre Prozesse nicht rechtzeitig anpassen, riskieren nicht nur organisatorische Ineffizienz, sondern auch Bußgelder und Reputationsverluste. Dieser Beitrag bietet einen praxisnahen Überblick über die zentralen Steuerberaterpflichten 2025 – inklusive konkreter Empfehlungen, wie Sie diese im Kanzleialltag effizient und sicher umsetzen. 

Warum Steuerberater wichtig sind 

Steuerberater tragen eine besondere Verantwortung als sogenannte „beruflich Verpflichtete“ gemäß § 2 Abs. 1 GwG. Ihre Arbeit beeinflusst nicht nur die korrekte Besteuerung von Unternehmen und Privatpersonen, sondern auch die Integrität des gesamten Finanzsystems. 

Diese besondere Stellung bringt umfangreiche rechtliche und ethische Pflichten mit sich, verankert u. a. im: 

• Steuerberatungsgesetz (StBerG) 

• Berufsordnung der Steuerberater (BOStB) 

• Geldwäschegesetz (GwG) 

• Abgabenordnung (AO) 

• GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung bei elektronischer Datenverarbeitung) 

Steuerberater sind demnach nicht nur Erfüllungsgehilfen ihrer Mandanten, sondern auch Garanten für rechtssichere Prozesse – intern wie extern. 

Kernpflichten für Steuerberater 2025 im Überblick 

Im Alltag sind es oft dieselben Aufgabenbereiche, in denen Sorgfalt und Struktur gefragt sind: 

1. Beratungspflicht und Sorgfaltspflicht 
   Steuerberater müssen Mandanten umfassend und rechtzeitig beraten – sowohl zu steuerlichen als auch zu angrenzenden wirtschaftlichen Themen. 
2. Verschwiegenheitspflicht (§ 203 StGB) 
   Berufsgeheimnisse sind uneingeschränkt zu wahren. Dies gilt für alle Mitarbeitenden und alle Formen der Kommunikation, auch digital. 
3. Dokumentations- und Nachweispflichten 
   Alle Beratungen, Vorgänge und Fristen sind so zu dokumentieren, dass sie für Dritte (z. B. Prüfer) nachvollziehbar sind. 
4. Prüfungs- und Plausibilitätsprüfung 
   Steuerberater müssen die ihnen übermittelten Informationen auf Schlüssigkeit und Vollständigkeit prüfen, nicht nur übernehmen. 
5. Fortbildungspflicht 
   Berufsrechtlich vorgeschrieben: Fortlaufende Weiterbildung ist zwingend – u. a. zu Digitalisierung, ESG-Reporting oder E-Rechnungen. 
6. Vertretungspflichten gegenüber Mandanten und Behörden 
   Der Steuerberater vertritt seine Mandanten verbindlich gegenüber dem Finanzamt und muss dabei Fristen, Formvorgaben und Vollmachten exakt einhalten. 

Geldwäschegesetz: Besondere Pflichten für Steuerberater 

Auch wenn 2025 keine Änderungen im GwG bringt, bleiben die Pflichten anspruchsvoll: 

• Identifizierungspflicht 
  Die Identität des Mandanten muss geprüft und dokumentiert werden – etwa durch Ausweisdokumente und Handelsregisterauszüge. 

• Risikobasierte Analyse 
  Jede Kanzlei muss eine individuelle Risikoanalyse erstellen. Diese bewertet z. B. Mandantenstruktur, Branche, geografische Risiken. Die Analyse muss jährlich überprüft werden. 

Beispielhafte Risikofaktoren:  

• Bargeldintensive Branchen (Gastronomie, Bau) 

• Mandanten mit Auslandssitz 

• Komplexe Unternehmensstrukturen 

• Verdachtsmeldungen (§ 43 GwG) 
  Schon bei „Anhaltspunkten“ für Geldwäsche ist eine Meldung an die FIU verpflichtend – unabhängig davon, ob der Steuerberater das Mandat fortsetzt. 

• Unstimmigkeitsmeldungen an das Transparenzregister  
  Sollten Angaben im Transparenzregister über die wirtschaftlich Berechtigten von den Ihnen zur Verfügung stehenden Informationen abweichen, müssen Sie auch hier eine sogenannte Unstimmigkeitsmeldung abgeben.  

Praxistipp: Nutzen Sie unsere spezialisierte Kanzleisoftware DS|GwG, um Risikoanalysen, Identifizierungen und Meldungen digital abzubilden. 

GoBD- und Verfahrensdokumentationspflichten 

Die Anforderungen der GoBD sind nicht neu – aber 2025 sind sie wichtiger denn je. Sowohl Mandanten als auch die eigene Kanzlei müssen durch eine Verfahrensdokumentation nachweisen können, dass digitale Prozesse prüfungssicher sind. 

• Für Mandantenberatung 
  Steuerberater müssen Mandanten aktiv zur Erstellung und Pflege einer Verfahrensdokumentation anleiten – insbesondere bei digitalen Buchführungslösungen. 

• Für die eigene Kanzlei 
  Eigene Kanzleiprozesse (z. B. bei Belegannahme, Scannen, Archivieren) müssen ebenfalls GoBD-konform dokumentiert sein. 

• Digitale Werkzeuge einsetzen 
  DMS, Kanzleisoftware mit Versionsverwaltung und digitale Archivierungstools helfen, diese Pflicht strukturiert zu erfüllen. 

Checkliste für die Verfahrensdokumentation: 

• Beschreibung der eingesetzten Hard- und Software 

• Verantwortlichkeiten im Prozess 

• Zugriffsrechte und Benutzerverwaltung 

• Backup- und Archivierungsstrategie 

• Änderungen und Aktualisierungen (Versionshistorie) 

Pflichten gegenüber Mandanten 

Ein vertrauensvolles Verhältnis zum Mandanten basiert auf Transparenz, Klarheit und Verlässlichkeit: 

• Umfassende Beratungspflicht 
  Themen wie E-Rechnung, Fristenverschärfungen oder neue Steuervorgaben müssen proaktiv angesprochen werden. 

• Informationstransparenz 
  Entscheidungen und Handlungsempfehlungen sollten dokumentiert und für den Mandanten verständlich aufbereitet sein. 

• Sorgfalt bei Fristenkontrolle und Vertretung 
  Digitale Tools zur Fristenüberwachung und Aufgabenverteilung helfen, Fehler zu vermeiden – insbesondere bei umfangreichen Mandaten. 

Praxistipp: Setzen Sie auf strukturierte Jahresgespräche, Statusübersichten und ein zentrales Kanzleiportal für Mandantenkommunikation. 

Aufsichtsbehörden und Prüfungen 

Steuerberater unterliegen einer klaren Aufsicht – 2025 werden verstärkte Prüfungen erwartet, vor allem im Bereich Geldwäscheprävention und Verfahrensdokumentation. 

• Zuständige Stellen 

• • Steuerberaterkammer (Berufsrecht) 

• • FIU (Verdachtsmeldungen) 

• • Finanzbehörden (Buchführungs- und GoBD-Prüfungen) 

• Typische Prüfungsschwerpunkte: 

• • GwG-Risikoanalyse und Dokumentation 

• • Fristenkontrolle 

• • GoBD-Verfahrensdokumentation 

• • Mandantenkommunikation 

• Sanktionen 
  Bei Verstößen drohen Bußgelder, Abmahnungen oder – im schlimmsten Fall – der Entzug der Bestellung. 

Best Practice: 
Bereiten Sie einen digitalen Prüfungsordner vor (z. B. in Ihrer Kanzleisoftware), in dem Risikoanalyse, Verfahren, Fortbildungsnachweise und interne Richtlinien jederzeit abrufbar sind. 

Digitalisierung: Unterstützung bei der Pflichterfüllung 

Wer Pflichten rechtssicher und effizient umsetzen will, kommt an digitalen Lösungen nicht vorbei: 

• Pflichtenmanagement über Kanzleisoftware 
  Aufgabenverwaltung, Fristen, Vollmachten, Dokumentationen – alles an einem Ort, zentral steuerbar. 

• Automatisierte Dokumentation 
  Viele Softwarelösungen erfassen automatisch Änderungen, Aktivitäten und Kommunikationsverläufe – eine enorme Erleichterung bei Prüfungen. 

• Datenschutz und sichere Archivierung 
  Cloudbasierte Speicherlösungen mit Zugriffskontrolle und Verschlüsselung erhöhen die Sicherheit und reduzieren Aufwand. 

Unser Angebot: Lassen Sie sich kostenlos beraten, wie Ihre Kanzlei 2025 digital pflichtsicher aufgestellt ist. Jetzt unverbindlich Demo-Termin vereinbaren 

Fazit: Steuerberaterpflichten im Griff behalten 

2025 bringt keine neuen Gesetze – aber klare Erwartungen an eine strukturierte, digitale und nachvollziehbare Kanzleiführung. Wer seine Pflichten kennt, regelmäßig überprüft und konsequent digital unterstützt, reduziert Risiken und gewinnt Vertrauen – bei Mandanten und Aufsichtsstellen. 

Jetzt handeln: 

• Interne Prozesse prüfen 

• Verfahrensdokumentation aktualisieren 

• GwG-Pflichten digital organisieren 

• Fortbildung gezielt planen