Erfahren Sie, wie Steuerkanzleien Microsoft Teams in Microsoft 365 Business Premium datenschutzkonform einsetzen können – von der sicheren Mandantenkommunikation bis zur revisionssicheren Datenaufbewahrung.
Warum Teams für Steuerkanzleien mehr ist als nur Chat und Videokonferenzen
Steuerkanzleien müssen digitale Zusammenarbeit effizient organisieren – und gleichzeitig strenge Datenschutz- und Compliance-Vorgaben einhalten. Microsoft Teams, enthalten in Microsoft 365 Business Premium, bietet dafür weit mehr als Chats und Online-Meetings.
Richtig konfiguriert wird Teams zur zentralen Plattform für Mandantenkommunikation, Dokumentenaustausch und interne Zusammenarbeit – ohne Risiko für Datenschutz oder Berufsgeheimnisse.
Strukturierte Teamorganisation statt Wildwuchs
In vielen Kanzleien entstehen Teams ohne klare Regeln – was schnell zu Unübersichtlichkeit führt. Empfehlenswert ist ein klares Konzept:
- Mandantenteams: Ein Team pro Mandant, mit definierten Kanälen (z. B. „Buchhaltung“, „Lohn“, „Jahresabschluss“).
- Interne Teams: Für Kanzleiinterne Themen wie „Personal“, „Fortbildung“ oder „Marketing“.
- Lebenszyklus-Management: Endet ein Mandat, wird das Team archiviert; Richtlinien sichern die revisionssichere Aufbewahrung.
Datenschutz & Compliance im Kanzleialltag
Steuerkanzleien verarbeiten hochsensible Daten. Business Premium bietet zahlreiche Funktionen zum Schutz:
- Sensitivity Labels: Verschlüsselung und Zugriffsbeschränkung automatisch steuern.
- eDiscovery & Audit-Logs: Relevante Aktivitäten revisionssicher dokumentieren.
- Aufbewahrungsrichtlinien: Chats und Dateien rechtssicher speichern – so lange wie gesetzlich vorgeschrieben.
Mandantenkommunikation sicher gestalten
Der Austausch mit Mandanten verlangt höchste Sicherheit. Mit Teams lässt sich dies zuverlässig umsetzen:
- Gastzugang über B2B-Konten: Mandanten haben nur Zugriff auf freigegebene Kanäle und Daten.
- Freigaberichtlinien: Statt unsicherer E-Mail-Anhänge – sichere Links mit Ablaufdatum.
- Meeting-Sicherheit: Warteräume, Authentifizierung und Protokollierung schützen vor unbefugter Teilnahme.
Integration mit DATEV und Dokumentenablage
Viele Kanzleien setzen DATEV als Kernsystem ein. Teams ergänzt dies optimal:
- Versionierung: Alle arbeiten an derselben aktuellen Datei.
- Zugriffssteuerung: Sensible Unterlagen wie Jahresabschlüsse nur für Berechtigte sichtbar.
- Mandantenzugriff: Mandanten können Dokumente hochladen – ohne Zugriff auf andere Daten.
Sicherheit durch Microsoft Defender
Steuerkanzleien sind attraktive Ziele für Cyberangriffe. Defender for Business schützt zuverlässig:
- Automatisierte Bedrohungserkennung bei verdächtigen Dateien
- Phishing-Schutz für Mandantenkommunikation
- Geräteschutz – auch für Homeoffice-Arbeitsplätze
Checkliste für den Kanzleialltag
- Struktur für Mandanten- und interne Teams definieren
- Sensitivity Labels und Aufbewahrungsrichtlinien aktivieren
- Gastzugriffe über B2B-Konten regeln
- DATEV-Integration und Freigaben prüfen
- Defender for Business konsequent nutzen
Weiterführende Quellen
Microsoft 365 Compliance-Dokumentation
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoft-365/compliance/
Microsoft Teams Security & Compliance Overview
https://learn.microsoft.com/de-de/microsoftteams/security-compliance-overview
EU-DSGVO Informationsportal (Europäische Kommission)
https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection_de
BfDI – Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
https://www.bfdi.bund.de/
Tipp: Praxiswissen aus erster Hand
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