Fallstudie
Maisenbacher Hort + Partner – Erfolg durch digitale Geldwäscheprävention
Von der Unsicherheit zur Effizienz - Wie eine Kanzlei durch unsere GwG-Lösung zur Vorreiterin in Sachen Compliance wurde
Zusammenfassung
Die Steuerkanzlei Maisenbacher Hort + Partner Steuerberater | Rechtsanwalt Eingetragene Partnerschaftsgesellschaft mbB stand vor einer zentralen Herausforderung:
Die Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen im Bereich der Geldwäscheprävention war mit erheblichem Aufwand verbunden. Komplexe Prozesse, mangelnde Transparenz und hohes Fehlerrisiko machten die manuelle Bearbeitung ineffizient.
Durch die Einführung einer spezialisierten GwG-Softwarelösung von DATA Security konnten diese Schwachstellen beseitigt werden. Die automatisierte Risikoanalyse, zentrale Dokumentation und eine Echtzeit-Überwachung verbesserten die Prozessqualität erheblich.
Ergebnis: Mehr Transparenz, reduzierte Arbeitsbelastung und eine vollständige Compliance-Abdeckung.
Kurz gesagt: Ein komplexer, risikobehafteter Prozess wurde in eine kontrollierbare und revisionssichere Routine überführt.
Kanzlei
Maisenbacher Hort + Partner Steuerberater | Rechtsanwalt
Branche
Steuerberatung und Rechtsberatung
Webseite
https://mhp-kanzlei.de
Ansprechpartnerin
Frau Lea Novak
Teamgröße: 120 Personen
Region: Karlsruhe und Baden Baden
Betreuungsschwerpunkt: Mandanten mit hohem Anspruch an Datensicherheit und digitale Prozesse
Als geldwäscherechtlich Verpflichteter unterliegt die Kanzlei den Vorgaben des GwG. Dazu zählen unter anderem die Durchführung von Risikoanalysen, die Prüfung von Mandantenidentitäten, die Überwachung verdächtiger Aktivitäten sowie die revisionssichere Dokumentation. Die Nichteinhaltung dieser Pflichten kann zu empfindlichen Sanktionen führen.
Vor dem Projektverlauf verließ sich die Kanzlei auf manuelle Verfahren, um ihrer GwG-Verantwortung nachzukommen. Diese Methoden basierten vorwiegend auf Excel-Tabellen und Einzelprüfungen – mit folgenden Nachteilen:
- Hoher Zeitaufwand und fehleranfällige manuelle Dokumentation
- Schwierigkeiten bei der revisionssicheren Ablage von Prüfnachweisen
- Verzögerungen bei der Identifikation von Risikoindikatoren
- Kein Anschluss an bestehende Systeme wie DATEV
- Kein zentrales Kontrollsystem für Compliance-Status oder Aufgabenverteilung
Die Kanzlei war dadurch erhöhten Risiken ausgesetzt:
- Gefahr von Verstößen gegen Meldepflichten (z. B. bei Verdachtsfällen)
- Keine klare Beweisführung gegenüber Aufsichtsbehörden
- Fehlende proaktive Betrugsprävention
DATA Security stellte eine GwG-Softwarelösung bereit, die auf die spezifischen Bedürfnisse von Kanzleien zugeschnitten ist. Das System bietet eine intelligente Verknüpfung aus automatisierten Abläufen und Benutzerfreundlichkeit.
Zentrale Funktionen der Lösung:
- Dynamische Risikoanalyse je Mandant
- Automatischer Abgleich mit Sanktionslisten und PEP-Datenbanken
- Lückenlose Verfahrensdokumentation mit Zeitstempeln
- Dashboard zur Übersicht über Compliance-Status und Aufgaben
- Exportfunktionen für Berichte und Audits
Begleitet wurde die Einführung durch enge Abstimmung mit dem GwG-Berater sowie praxisnahe Schulungen für das gesamte Team. Regelmäßige Updates garantieren die Einhaltung neuer regulatorischer Vorgaben.
Die Einführung der GwG-Lösung führte zu messbaren Verbesserungen in der Kanzlei:
✅ 80 % schnellere Durchführung von Risikoanalysen
✅ 100 % Prüfungsfähigkeit durch vollständige Dokumentation
✅ 30 % Einsparung bei Zeit- und Personalkosten
✅ Automatisierte Warnmeldungen bei Risiken – Erhöhung der Reaktionsgeschwindigkeit
✅ Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitenden durch intuitive Bedienbarkeit
Die digitale Transformation von GwG-Prozessen ist kein Luxus – sie ist notwendig, um den steigenden regulatorischen Anforderungen standzuhalten. Mit der Softwarelösung von DATA Security wurde eine Grundlage für nachhaltige Compliance und maximale Effizienz geschaffen.
Die Aufsichtsbehörden handeln konsequent – wer zu spät dokumentiert, riskiert Sanktionen und Vertrauensverlust.
Vermeiden Sie teure Compliance-Verstöße, bevor es zu spät ist! Sprechen Sie noch heute mit unseren Expert:innen und sichern Sie sich Ihre individuelle GwG-Analyse.