Der Erhebungsbogen nach dem Geldwäschegesetz (GwG) ist ein zentrales Instrument zur Erfüllung der geldwäscherechtlichen Pflichten in Kanzleien. Viele Steuerberater sind unsicher, wann dieser Bogen auszufüllen ist, welche Angaben verpflichtend sind und wie er in der Praxis korrekt eingesetzt wird. Gleichzeitig verlangen die Steuerberaterkammern bei Prüfungen regelmäßig Einsicht in die Erhebungsbögen, um die Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben zu kontrollieren.
In diesem Beitrag erhalten Sie eine praxisorientierte Ausfüllhilfe, die Schritt für Schritt erläutert, was im Kanzleialltag wichtig ist, welche typischen Fehler vermieden werden sollten und wie digitale Lösungen die Arbeit erleichtern können.
Was ist der Erhebungsbogen nach dem Geldwäschegesetz?
Der Erhebungsbogen nach GwG ist ein standardisiertes Formular, mit dem Kanzleien die relevanten Informationen über ihre Mandanten systematisch erfassen. Ziel ist die Erfüllung der Identifizierungs- und Dokumentationspflichten, die sich aus § 10 GwG ergeben.
Wichtige Aspekte dabei:
- Teil des risikobasierten Ansatzes: Steuerberater müssen das Risiko einer Mandatsannahme einschätzen und dokumentieren. Der Erhebungsbogen bildet dafür die Grundlage.
- Nachweispflicht gegenüber Aufsichtsbehörden: Bei einer Prüfung durch die Steuerberaterkammer dient er als Beleg, dass die Kanzlei die GwG-Pflichten ernst nimmt.
- Integration in die interne Risikoanalyse: Der Erhebungsbogen ergänzt die kanzleiinterne Risikoanalyse und macht die Entscheidung für oder gegen eine Mandatsannahme nachvollziehbar.
Wann müssen Steuerberater den Erhebungsbogen einsetzen?
Nicht in jedem Fall ist der volle Umfang des Erhebungsbogens notwendig. Dennoch gibt es bestimmte Situationen, in denen er zwingend oder dringend empfohlen ist:
- Bei neuen Mandanten: Jede neue Geschäftsbeziehung erfordert eine Identifizierung und Dokumentation.
- Bei bestimmten Leistungen: Besonders bei Gründungsberatung, Gestaltungsberatung oder Transaktionen mit erhöhtem Risiko.
- Bei Verdachtsmomenten: Wenn ungewöhnliche Strukturen, Transaktionen oder Zahlungswege erkennbar sind.
- Pflicht zur Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter (§ 10 GwG): Hier ist der Erhebungsbogen das zentrale Dokumentationsmittel.
Das risikobasierte Prinzip bedeutet: Nicht jedes Mandat erfordert denselben Detailgrad. Ein langjähriger Mandant mit einfacher Struktur kann anders bewertet werden als eine neu gegründete Gesellschaft mit komplexem Beteiligungsgeflecht.
Welche Angaben müssen im Erhebungsbogen gemacht werden?
Ein vollständiger Erhebungsbogen sollte mindestens folgende Punkte enthalten:
- Persönliche Daten des Mandanten
- Name, Anschrift, Geburtsdatum, Ausweisdaten (bei natürlichen Personen)
- Handelsregisterauszug oder vergleichbare Dokumente (bei juristischen Personen)
- Rechtsform und Unternehmensstruktur
- Gesellschaftsform
- Angaben zu Gesellschaftern und Vertretungsberechtigten
- Wirtschaftlich Berechtigte
- Ermittlung und Dokumentation nach § 3 GwG
- Falls keine wirtschaftlich Berechtigten vorhanden, Feststellung des „fiktiven wirtschaftlich Berechtigten“
- Art der Geschäftsbeziehung
- Beschreibung der vereinbarten Leistung und des Zwecks der Mandatsbeziehung
- PEP-Status
- Prüfung, ob es sich beim Mandanten oder wirtschaftlich Berechtigten um eine politisch exponierte Person handelt
- Herkunft der Mittel (bei erhöhtem Risiko)
- Nachweise über Finanzierungsquellen, Kapitalherkunft oder Zahlungswege
Eine praxisnahe Umsetzung gelingt, wenn Kanzleien mit einer Checkliste oder einem Musterformular arbeiten, das auf die Anforderungen der eigenen Kammer abgestimmt ist.
Typische Fehler beim Ausfüllen – und wie man sie vermeidet
Auch bei sorgfältiger Arbeit schleichen sich immer wieder Fehler ein. Folgende Punkte gehören zu den häufigsten:
- Fehlende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten
- Lösung: Immer prüfen, ob natürliche Personen im Hintergrund stehen, und deren Daten vollständig erfassen.
- Keine Unterschrift oder fehlende Bestätigung
- Lösung: Darauf achten, dass sowohl Mandant als auch Kanzlei den Erhebungsbogen bestätigen.
- Falsche Risikoeinschätzung
- Lösung: Den PEP-Status systematisch abfragen und dokumentieren. Bei Zweifeln immer das höhere Risiko annehmen.
- Unvollständige Dokumente
- Lösung: Handelsregisterauszüge, Ausweiskopien und Vollmachten digital ablegen und mit dem Erhebungsbogen verknüpfen.
Eine einfache Kanzlei-Checkliste, die regelmäßig durchgesehen wird, minimiert das Risiko von Beanstandungen bei einer Prüfung.
Wie lange muss der Erhebungsbogen aufbewahrt werden?
Nach § 8 GwG besteht eine Aufbewahrungspflicht nach Mandatsbeendigung von mindestens 5 Jahren. Wichtig dabei:
- Form der Aufbewahrung: Sowohl in Papierform als auch digital möglich, sofern die Unterlagen revisionssicher archiviert werden.
- DSGVO-Konformität: Persönliche Daten müssen vor unbefugtem Zugriff geschützt sein.
- Integration in Dokumentenmanagementsysteme (DMS): Eine digitale Ablage mit Suchfunktion erleichtert die Arbeit erheblich und sorgt für Prüfbarkeit.
Digitale Tools zur Unterstützung bei der Erhebungspflicht
Die Nutzung digitaler Lösungen spart Zeit und reduziert Fehlerquellen. Typische Funktionen moderner AML- oder Kanzleisoftware sind:
- Automatische Ausfüllhilfen: Wiederkehrende Daten (z. B. Handelsregistereinträge) können direkt eingespielt werden.
- Mandantenportale mit Identifizierungsfunktion: Mandanten können Ausweiskopien und Daten sicher hochladen.
- Sichere Speicherung: Daten werden verschlüsselt und revisionssicher im DMS oder in der Kanzleisoftware abgelegt.
Der Einsatz solcher Tools senkt den manuellen Aufwand deutlich und sorgt dafür, dass die GwG-Pflichten effizient in den Kanzleialltag integriert werden können.
Praxisbeispiele aus dem Kanzleialltag
Damit die theoretischen Anforderungen besser greifbar werden, hier zwei typische Szenarien:
Beispiel 1: Neuer Mandant mit einfacher Struktur
Ein selbstständiger Handwerksmeister wird erstmals Mandant einer Steuerkanzlei.
- Schritt 1: Identifizierung anhand des Personalausweises.
- Schritt 2: Erhebung der Kontaktdaten und Mandatsbeschreibung im Erhebungsbogen.
- Schritt 3: Prüfung, ob wirtschaftlich Berechtigte existieren – hier nicht der Fall.
- Schritt 4: Dokumentation des Risikos als „niedrig“.
- Schritt 5: Ablage des Erhebungsbogens im DMS.
Ergebnis: Aufwand gering, aber dennoch GwG-konform dokumentiert.
Beispiel 2: Unternehmensgründung mit ausländischem Gesellschafter
Eine GmbH wird neu gegründet. Gesellschafter sind zwei deutsche Unternehmer und eine ausländische Kapitalgesellschaft.
- Schritt 1: Handelsregister- und Transparenzregisterauszüge und Ausweisdokumente aller Gesellschafter einholen.
- Schritt 2: Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten in der ausländischen Gesellschaft.
- Schritt 3: Prüfung des PEP-Status – einer der Gesellschafter ist politisch exponiert.
- Schritt 4: Dokumentation als „erhöhtes Risiko“, Abfrage der Mittelherkunft.
- Schritt 5: Erhebungsbogen wird von allen unterschrieben und sicher archiviert.
Ergebnis: höherer Aufwand, aber rechtssicher dokumentiert und im Prüfungsfall belastbar.
Checkliste: 5 Schritte zum perfekten Erhebungsbogen
- Mandant eindeutig identifizieren (Ausweis oder Registerdokument).
- Wirtschaftlich Berechtigte prüfen und dokumentieren.
- Art und Zweck der Geschäftsbeziehung klar erfassen.
- Risikoeinschätzung vornehmen und PEP-Status prüfen.
- Erhebungsbogen unterschreiben lassen und sicher archivieren.
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Fazit: Pflichtbewusst und effizient mit dem Erhebungsbogen arbeiten
Der Erhebungsbogen nach dem Geldwäschegesetz ist weit mehr als ein lästiges Formular. Er ist ein zentraler Bestandteil der GwG-Compliance und schützt Steuerberater vor Risiken im Mandatsverhältnis.
Wer den Erhebungsbogen konsequent nutzt, typische Fehler vermeidet und auf digitale Unterstützung setzt, schafft Sicherheit – sowohl für die eigene Kanzlei als auch für die Mandantenbeziehung.
Praxis-Tipp: Unsere Lösungen für Steuerberater unterstützen Sie dabei, den Erhebungsbogen effizient in Ihre Prozesse einzubinden – von der Identifizierung bis zur sicheren Aufbewahrung.
