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Datenschutz und KI im Griff

Gesetzliche Anforderungen pragmatisch umsetzen
Datenschutz und KI-Compliance

Mit DS|Datenschutz+KI verbinden Sie strukturiertes Datenschutzmanagement mit den Anforderungen an den Einsatz künstlicher Intelligenz – unterstützt durch Software und persönliche Beratung durch unsere Experten.

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Datenschutz ist längst mehr als Datenschutzerklärung und Auftragsverarbeitungsvertrag

Unternehmen verarbeiten täglich personenbezogene Daten, setzen neue Software ein, führen Cloud-Dienste ein und integrieren zunehmend KI-Anwendungen in ihre Arbeitsabläufe.

Gleichzeitig müssen Verantwortliche nicht nur Datenschutzvorgaben einhalten, sondern deren Einhaltung auch nachvollziehbar dokumentieren können. Die Rechenschaftspflicht ist ein zentraler Grundsatz der DSGVO.

Die Herausforderung:
Im Alltag fehlt oft die Zeit

Das eigentliche Problem ist häufig nicht fehlender Wille – sondern fehlende Zeit, Übersicht und Fachwissen für die laufende Umsetzung.

Was müssen wir bei KI beachten?

ChatGPT, Microsoft Copilot, DATEV Copilot und weitere KI-Anwendungen schaffen neue Möglichkeiten – aber auch neue Fragen zu Datenschutz, Verantwortlichkeiten, Nutzung und internen Vorgaben.

Sind die TOMs noch zeitgemäß?

Technische und organisatorische Maßnahmen müssen zur tatsächlichen Arbeitsweise und den eingesetzten Systemen passen.



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Was ist bereits korrekt umgesetzt?

Datenschutzmaßnahmen sind über Jahre gewachsen. Häufig fehlt jedoch eine zentrale Übersicht darüber, welche Dokumentationen vollständig sind und wo noch Handlungsbedarf besteht.

Sind die Verarbeitungstätigkeiten aktuell?

Neue Software, neue Dienstleister und veränderte Prozesse müssen in der Datenschutzorganisation berücksichtigt werden.

Sind unsere Mitarbeitenden ausreichend sensibilisiert?

Datenschutz und KI-Compliance funktionieren nur dann, wenn Regeln nicht nur dokumentiert, sondern auch im Arbeitsalltag verstanden und angewendet werden.

Wie unsere Softwarelösung funktioniert
So einfach bringen Sie Struktur in Datenschutz und KI-Compliance

DS|Datenschutz+KI führt Sie strukturiert durch die relevanten Anforderungen und zeigt Ihnen, welche Maßnahmen bereits umgesetzt sind und wo noch Aufgaben bestehen.

Unsere Software liefert Ihnen dafür die notwendige Struktur. Unsere Datenschutzexperten unterstützen Sie auf Wunsch bei der praktischen Umsetzung.

Die bestehende Lösung umfasst unter anderem einen geführten Fragenkatalog, automatisch abgeleitete Aufgaben, das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, technische und organisatorische Maßnahmen sowie integrierte Schulungen.

Alles an einem Ort

  • Datenschutz-Bestandsaufnahme
  • Aufgabenmanagement
  • Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten
  • Technische und organisatorische Maßnahmen
  • Datenschutzdokumentation
  • KI-Compliance
  • Mitarbeiterschulungen
  • Nachweise und Dokumentationen
  • Benutzer- und Aufgabenverwaltung
  • Laufende Aktualisierung

Weniger suchen. Weniger nachhalten. Weniger selbst aufbauen.

Statt Datenschutz über Word-Dokumente, Excel-Listen, E-Mails und einzelne Ablagen zu organisieren, erhalten Sie einen zentralen Prozess für die laufende Umsetzung.

Mehr als eine Datenschutzsoftware.

Klassische Datenschutzsoftware DS|Datenschutz+KI
❌ Software bereitstellen ✅ Software + persönliche Experten
❌ Aufgaben selbst interpretieren ✅ Unterstützung bei offenen Fragestellungen
❌ Datenschutz separat betrachten ✅ Datenschutz und KI gemeinsam organisieren
❌ Dokumentation im Mittelpunkt ✅ Dokumentation + praktische Umsetzung
❌ Schulungen separat organisieren ✅ Schulungen direkt integriert
❌ Hoher Eigenaufwand ✅ Auf Wunsch persönliche Rundum-Sorglos-Begleitung

Software zeigt Ihnen, was zu tun ist
Unsere Experten helfen Ihnen bei der Umsetzung

Eine gute Datenschutzlösung sollte nicht dazu führen, dass Sie selbst zum Datenschutzexperten werden müssen. Hinter unserer Software stehen echte Ansprechpartner und Datenschutzexperten.

Deshalb kombinieren wir unsere Software mit persönlicher Beratung. Auf Wunsch begleiten unsere Datenschutzexperten Sie von der ersten Bestandsaufnahme bis zur fertigen Dokumentation.

Wir unterstützen Sie nicht nur dabei, Dokumente zu erstellen, sondern auch dabei, Anforderungen zu verstehen und sinnvoll in Ihre betrieblichen Abläufe zu integrieren..

Darauf können Sie sich verlassen

  • Persönliche Ansprechpartner
  • Fachliche Unterstützung
  • Praxisorientierte Umsetzung
  • Strukturierte digitale Prozesse
  • Datenschutz und KI aus einer Hand
  • Laufende Weiterentwicklung der Lösung

Persönliche Unterstützung bei

  • der Bestandsaufnahme Ihrer Datenschutzorganisation
  • der Bewertung bestehender Prozesse
  • offenen Aufgaben und Dokumentationslücken
  • der Erstellung und Aktualisierung von Dokumentationen
  • datenschutzrechtlichen Fragestellungen
  • der Einführung und Nutzung von KI-Anwendungen
  • der Vorbereitung Ihrer internen Organisation

So läuft die Rundum-Sorglos-Beratung ab

Sie möchten möglichst wenig Zeit selbst investieren? Gleich dazubuchen! Ihre Zeit ist wertvoll, daher führen wir Sie mit unseren Experten in nur 2-3 knackigen Terminen durch die gesamte Umsetzung bis zur finalen Dokumentation. Ein Termin dauert etwa 2h. 
Damit dies innerhalb dieser Zeit funktioniert, bereiten wir alle Termine vor und nach, verschaffen uns einen Überblick über Ihre Kanzlei- und Mandantenstruktur. Und das alles zum Festpreis in der Rundum-Sorglos-Beratung! Buchen Sie einfach das Paket zu Ihrer Bestellung dazu.

Für Standard-KI-Anwendungen umfasst die bestehende Rundum-Sorglos-Beratung die KIs ChatGPT, DATEV Copilot und Microsoft Copilot. Weitere KI-Anwendungen oder individuelle KI-Lösungen sind nicht im Leistungsumfang enthalten, können aber separat betrachtet werden. Deren Beratung, Prüfung und Dokumentation erfolgt auf Wunsch und nach vorheriger Abstimmung zum jeweils vereinbarten Stundensatz. 

 

1. Analyse Ihrer Ausgangssituation

Arbeiten Sie den strukturierten Fragenkatalog durch. Bereits umgesetzte Maßnahmen werden dokumentiert und bestehende Lücken sichtbar gemacht.

2. Aufbau einer belastbaren Compliance-Struktur

Aus den Ergebnissen entsteht eine konkrete Aufgabenliste. Aufgaben können bearbeitet, dokumentiert und intern an die zuständigen Personen verteilt werden.

Erstellen und pflegen Sie unter anderem Ihr Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und Ihre technischen und organisatorischen Maßnahmen zentral im System.

3. KI-Nutzung strukturiert erfassen

Dokumentieren Sie eingesetzte KI-Anwendungen, Verantwortlichkeiten und relevante Fragestellungen rund um Datenschutz und KI.

 

4. Mitarbeitende schulen

Integrierte Schulungen helfen dabei, Datenschutz und den verantwortungsvollen Umgang mit KI nicht nur zu dokumentieren, sondern in den Arbeitsalltag zu bringen. Diese Schulungen sind Teil der Software und für alle Mitarbeitenden inkludiert.

5. Laufende Aktualisierung und Überwachung

Neue Anforderungen und Anpassungen können zentral berücksichtigt werden. So entwickelt sich Ihre Dokumentation gemeinsam mit Ihrem Unternehmen weiter.

KI einsetzen – aber mit klaren Regeln

KI-Anwendungen halten zunehmend Einzug in Kanzleien und Unternehmen. Entscheidend ist deshalb nicht nur, ob KI eingesetzt wird, sondern auch wie.

DS|Datenschutz+KI unterstützt Sie dabei, die Nutzung von KI strukturiert zu erfassen und die damit verbundenen organisatorischen und datenschutzrechtlichen Fragestellungen nachvollziehbar zu bearbeiten.

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KI braucht keine Verbotskultur.
KI braucht klare Leitplanken.

Wir helfen Ihnen dabei, neue Technologien sinnvoll einzusetzen und gleichzeitig Datenschutz, Verantwortlichkeiten und interne Vorgaben im Blick zu behalten.


Behalten Sie den Überblick

  • Welche KI-Anwendungen werden eingesetzt?
  • Für welche Aufgaben werden sie genutzt?
  • Welche Daten werden verarbeitet?
  • Wer darf die Anwendungen verwenden?
  • Welche internen Vorgaben gelten?
  • Welche Risiken müssen berücksichtigt werden?
  • Welche Mitarbeitenden müssen geschult werden?
  • Wie wird die Nutzung dokumentiert?

Auch die Kompetenz der Mitarbeitenden ist regulatorisch relevant: Die Anforderungen des AI Act zur KI-Kompetenz betreffen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen und verlangen angemessene Maßnahmen zur Förderung der KI-Kompetenz der beteiligten Personen.

Alles, was Sie für ein strukturiertes Datenschutzmanagement benötigen. 

Technische und organisatorische Maßnahmen

Erstellen Sie Ihre TOM oder Vorgaben anhand von vollständigen Checklisten. Von Zutrittskontrollen, Zugriffskontrollen, Verfügbarkeit der Daten und vieles mehr.

Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten

Erfassen Sie alle Verarbeitungstätigkeiten mit einem vollständigen Fragenbogen: zu welchem Zweck werden Daten erhoben, wie werden diese verwendet und wer hat Zugriff darauf?

Integriertes Schulungsmodul

Das Schulungsmodul bietet jährlich aktualisierte Schulungen für Berufsträger und Mitarbeiter. Mit kurzweiligen Online-Schulungen als Video oder Präsentation.

Umfangreiche Dokumentenvorlagen

Mit unserem Paket stellen wir Ihnen alle erforderlichen Vorlagen zur Verfügung. Seien es Richtlinien, Prozessbeschreibungen, Löschkonzepte oder Musterverträge. Individuell und einfach auf Sie anpassbar.

Detaillierte Risikoanalyse

Identifizieren Sie die Datenschutz-Risiken anhand themenspezifischer Fragebögen. Wägen Sie Gefahren ab, schätzen diese ein und bewerten die Eintrittswahrscheinlichkeit und definieren Gegenmaßnahmen.

Dokumentation bei Datenschutzpannen

Etwas ist passiert? Erfassen Sie Datenschutzverletzungen direkt im System und entscheiden Sie aufgrund der getroffenen Einschätzung, ob eine Meldepflicht besteht. Alles transparent dokumentiert.

Was unsere Kunden sagen

Ein paar ausgewählte Referenzen unserer zufriedenen Kunden. Viele weitere Referenzen aus erster Hand, finden Sie auch auf dem DATEV-Marktplatz. Mit über 600 positiven Bewertungen sind wir 2024 auch der DATEV-Award-Gewinner für die meisten positiven Rezensionen. 

Die Geldwäscheprävention ist für unseren Berufsstand eine unangenehme und zeitraubende Pflicht. Als DATEV-Kanzlei sind wir froh darüber, dass die DATEV eG die Softwarelösung DATA Security Compliance (DS|GwG) auf den Marktplatz aufgenommen hat und empfiehlt. Mit Hilfe von DATA Security Compliance (DS|GwG) konnten wir unsere Geldwäsche-Pflichten pragmatisch und zeitsparend umsetzen. Die laufende Aktualisierung der KYC-Prüfungen und Risikoanalysen gestaltet sich durch den einfachen Datenimport aus DATEV-EO ebenfalls sehr einfach. Klare Empfehlung auch seitens unserer Kanzlei.

Sabine Wirsching, Steuerberaterin
WIRSCHING KANZLEI FÜR STEUERBERATUNG

Die DATA Security GmbH ist für uns ein geschätzter Partner, der uns mit Expertenwissen in den Bereichen Datenschutz und Erfüllungspflichten nach dem GwG unterstützt. Besonders schätzen wir den unkomplizierten, vertrauensvollen Umgang, die technische Unterstützung durch die Software-Lösungen und deren laufende Weiterentwicklung. Wir sind rundum zufrieden und können DATA Security daher absolut empfehlen.

Thomas Sagasser, Steuerberater
RÜTER & PARTNER STEUERBERATUNGSGESELLSCHAFT MBB

Die Geldwäscheprüfung durch die zuständige Aufsichtsbehörde und schriftliche Androhung einer Geldbuße war der Anlass für mich, das Thema Geldwäscheprävention und die notwendige Dokumentation als Nachweis ernst zu nehmen. Mit Hilfe von DS|GwG und Unterstützung des Teams der DATA Security GmbH habe ich die angeforderte Dokumentation der Aufsichtsbehörde innerhalb der gesetzten Frist zur Verfügung gestellt. Die Qualität und Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen führten dazu, dass die Aufsichtsbehörde von einer Geldbuße abgesehen und die Geldwäscheprüfung erfolgreich abgeschlossen hat.

Patrick Nüßler, Steuerberater
STEUERBERATUNGSKANZLEIEN NÜSSLER & KEHLENBACH

Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Termin mit uns.

Die Vorteile modernster Datenschutzsoftware

Die Software erfüllt alle Anforderungen an ein revisionssicheres System. Zugriff nur mit 2-Faktor-Authentifizierung und sie können von nahezu jedem Endgerät darauf zugreifen. Das integrierte Schulungsmodul mit Nachweisen rundet das Gesamtpaket ab.

Zugriff von überall

Da es sich um eine Cloud-Software handelt, können Sie von jedem Endgerät auf Ihre Dokumentation zugreifen. Es ist keine lokale Softwareinstallation erforderlich.

Lückenlos

Die Software führt Sie mit einem Fragebogen durch die gesetzlichen Anforderungen. Sie zeigt alle Lücken in der Dokumentation auf, so dass Sie nie etwas übersehen können.

Revisionssicher

Jede Änderung am System oder der Dokumentation wird mit Zeitstempel und Anwender festgehalten. So können Sie alle Unterlagen revisionssicher festhalten.

Versionsverwaltung

Haben Sie eine Dokumentation vollständig erstellt, können Sie diese z.B. jährlich ablegen. Das System erstellt automatisch eine abgabefähige Dokumentation für die Aufsichtsbehörde.

Mitarbeiterschulung

Das System bringt ein Schulungsmodul für Sie und Ihre Mitarbeiter mit. Die Online-Schulungen im Selbststudium werden jährlich aktualisiert und die erfolgreiche Durchführung im System nachverfolgt.

Automatische Aktualisierung

Neue Gesetzesänderungen? Erweiterte Dokumentationspflichten? Kein Problem, die Software ist immer auf dem neusten Stand und Änderungen werden automatisch in Ihrem Benutzerzugang zur Verfügung gestellt.

Sparen Sie sich Zeit und damit vor allem Geld
mit unserer Software und unseren zertifizierten Experten

Unsere Pakete richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen oder Kanzlei. Sind Sie unsicher? Vereinbaren Sie einfach einen kostenlosen Termin mit uns.

Sie haben mehr Beschäftigte?

Größere Kanzleien und Unternehmen

bis 50 Beschäftigte

DS|Datenschutz+KI 50

165€/Monat

+ einmalige Einrichtungspauschale 495€
+ optional die Rundum-Sorglos-Beratung direkt für 1950€ dazubuchen

Jetzt DS|Datenschutz+KI 50 bestellen

 

bis 100 Beschäftigte

DS|Datenschutz+KI 50

230€/Monat

+ einmalige Einrichtungspauschale 495€
+ optional die Rundum-Sorglos-Beratung direkt für 2250€ dazubuchen

Jetzt DS|Datenschutz+KI 100 bestellen

 

bis 150 Beschäftigte

DS|Datenschutz+KI 50

275€/Monat

+ einmalige Einrichtungspauschale 495€
+ optional die Rundum-Sorglos-Beratung direkt für 2550€ dazubuchen

Jetzt DS|Datenschutz+KI 150 bestellen

 

Mehr als 150 Beschäftigte?

Individualangebot

Kontaktieren Sie uns bitte direkt für ein individuelles Angebot. Entweder per

Häufige Fragen zu DS|Datenschutz+KI 

Für wen eignet sich DS|Datenschutz+KI?

Die Lösung eignet sich insbesondere für Steuerkanzleien und Unternehmen, die Datenschutz strukturiert organisieren und gleichzeitig den Einsatz von KI in ihre Compliance-Prozesse integrieren möchten.

Ersetzt die Software einen Datenschutzexperten?

Die Software strukturiert die Umsetzung und unterstützt bei Dokumentation, Aufgaben und Schulungen. Darüber hinaus können Sie unsere Experten für persönliche Unterstützung und die praktische Umsetzung hinzuziehen.

Übernimmt DATA Security die Verantwortung für unseren Datenschutz?

Nein. Die Verantwortung für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen verbleibt beim verantwortlichen Unternehmen. Wir unterstützen Sie dabei, die Anforderungen strukturiert und praxisnah umzusetzen. Auch die DSGVO ordnet die Verantwortung und Rechenschaftspflicht grundsätzlich dem verantwortlichen Unternehmen beziehungsweise der verantwortlichen Organisation zu.

Ist KI-Compliance bereits enthalten?

Ja. Die aktuelle Lösung DS|Datenschutz+KI verbindet Datenschutzmanagement mit Funktionen zur strukturierten Bearbeitung von KI-Compliance-Themen.

Welche KI-Anwendungen werden in der Beratung berücksichtigt?

Die Rundum-Sorglos-Beratung umfasst derzeit die datenschutzrechtliche Begleitung der Standard-Anwendungen ChatGPT, DATEV Copilot und Microsoft Copilot. Individuelle oder weitere KI-Anwendungen können nach Abstimmung separat beraten und dokumentiert werden.

Können wir unser Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten damit erstellen?

Ja. DS|Datenschutz+KI enthält Funktionen zur Erfassung und Pflege von Verarbeitungstätigkeiten.

Sind Mitarbeiterschulungen enthalten?

Ja. In der bestehenden Lösung ist ein integriertes Schulungsmodul enthalten, mit dem Schulungen durchgeführt und deren Abschluss dokumentiert werden kann.

Können mehrere Personen mit dem System arbeiten?

Aufgaben können innerhalb des Systems bearbeitet und delegiert werden. Dadurch lässt sich die Umsetzung auf mehrere verantwortliche Personen verteilen.

Können wir persönliche Unterstützung dazubuchen?

Ja. Ergänzend zur Software bietet DATA Security eine Rundum-Sorglos-Beratung mit persönlichen Experten an.

Der Leitfaden für Datenschutz und KI
Ihr Wissenshub für Compliance

Entdecken Sie unseren Leitfaden DSGVO und bleiben Sie stets informiert über aktuelle Entwicklungen, Praxistipps und gesetzliche Anforderungen. Auf unserer Datenschutz-Seite finden Sie fundiertes Fachwissen, praxisnahe Tipps und konkrete Handlungsempfehlungen, um den Datenschutz in Ihrem Unternehmen gezielt zu stärken.

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DSGVO-Konformität 

Bedeutung: Dieses Siegel zeigt, dass das Unternehmen datenschutzrechtliche Anforderungen nach der DSGVO erfüllt und aktiv dokumentiert. Dazu gehören:

  • ein vollständiges Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten,
  • Risikobewertung genutzter Software,
  • technisch-organisatorische Maßnahmen (TOMs),
  • und Schulungen für Mitarbeitende.

Voraussetzung für das Siegel: Die DSGVO-Dokumentation ist vollständig, aktuell und revisionssicher in der Software hinterlegt.

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KI-Konformität 

Bedeutung: Dieses Siegel steht für einen datenschutzkonformen und gesetzlich regelkonformen Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Es bestätigt, dass das Unternehmen bei der Einführung, Nutzung oder Entwicklung von KI-Systemen regulatorische Vorgaben einhält und potenzielle Risiken berücksichtigt.

Voraussetzung für das Siegel: Das Unternehmen muss nachweisen, dass es:

  1. den Einsatz von KI-Systemen systematisch dokumentiert,
  2. geeignete Risikobewertungen vorgenommen hat,
  3. bei sensiblen Anwendungen auf vertrauenswürdige Anbieter setzt oder selbst Governance-Maßnahmen umsetzt,
  4. und den fortlaufenden Regelbetrieb (z. B. durch Nachjustierung, Monitoring) gemäß gesetzlicher Vorgaben sicherstellt.

Zeigen Sie dass Sie Compliance leben
Wie Sie ein Siegel erhalten

Unsere Software führt Sie Schritt für Schritt durch alle notwendigen Anforderungen. Sobald die jeweilige Dokumentation vollständig ist und einem definierten Reifegrad entspricht, wird das entsprechende Siegel freigegeben. Dieses kann dann:

  • als grafisches Badge auf der Unternehmenswebseite eingebunden werden,
  • mit einem Verifikationslink auf diese Seite verweisen,
  • und als Nachweis bei Prüfungen oder in Kundengesprächen verwendet werden.

Vertrauen schaffen – mit geprüfter Dokumentation

Mit unseren Siegeln zeigen Sie Verantwortung, Transparenz und rechtliche Sorgfalt. Ihre Kunden, Partner und Prüfbehörden erkennen auf einen Blick: Ihr Unternehmen nimmt Compliance ernst – und kann dies belegen. Eine Übersicht über alle unsere Siegel finden Sie auf unserer Siegel-Übersichtsseite.

 

 

Noch nicht überzeugt? Offene Fragen?
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