Die Mandantenidentifikation gehört zu den zentralen Sorgfaltspflichten nach dem § 10 und § 11 GwG und ist für Steuerberater ein regelmäßig geprüfter Schwerpunkt im Rahmen von GwG-Prüfungen. Die Aufsichtspraxis zeigt, dass Beanstandungen dabei häufig nicht auf komplexe Geldwäschekonstellationen zurückzuführen sind, sondern auf formale Mängel in der Identifikation und Dokumentation.
Insbesondere unvollständige Unterlagen, fehlende Angaben zum wirtschaftlich Berechtigten oder nicht dokumentierte Aktualisierungen nach § 8 GwG zählen zu den typischen Versäumnisfeststellungen, die oft im Kanzleialltag vorkommen. Prüfungsfeststellungen dieser Versäumnisse können zu Auflagen führen. Ein Blick auf die häufigsten Fehler bei der Mandantenidentifikation zeigt, wo Steuerberater gezielt ansetzen sollten.
Fehler 1: Unvollständige oder fehlerhafte Identifikationsunterlagen
(§ 11, § 12 GwG)
Ein häufiger Fehler in der Kanzleipraxis ist die unvollständige oder nicht nachvollziehbare Erhebung der Identifikationsdaten. Zwar liegt häufig ein Ausweisdokument vor, dieses wird jedoch nicht vollständig dokumentiert oder ordnungsgemäß überprüft. Typische Mängel sind fehlende Angaben zur ausstellenden Behörde oder Gültigkeitsdauer sowie das bloße Ablegen einer Ausweiskopie ohne Prüfvermerk.
Problematisch ist dies, weil das GwG nicht nur die Einsichtnahme, sondern auch die überprüfbare Dokumentation der Identität verlangt. Bei Prüfungen wird regelmäßig beanstandet, dass Unterlagen zwar vorhanden sind, jedoch nicht prüfungsfest und nachvollziehbar abgelegt wurden.
Abhilfe schafft ein klar definierter Kanzlei-Standard: eindeutige Zuständigkeiten, festgelegte Identifizierungsdokumente und eine einheitliche Dokumentation. Checklisten und verbindliche Ablagestrukturen reduzieren das Risiko solcher Feststellungen deutlich.
Fehler 2: Identifikation erst nach Mandatsbeginn
(§ 11 Abs. 1 GwG)
Ein häufiger Fehler entsteht aus Zeitdruck oder aufgrund von Mandantenerwartungen: Die Identifikation wird erst vorgenommen, nachdem das Mandat faktisch bereits begonnen hat. Nach § 11 Abs. 1 GwG ist dies jedoch unzulässig – die Identifizierung hat grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung zu erfolgen.
Besonders häufig tritt dieser Verstoß bei Empfehlungen, bekannten Unternehmern oder vermeintlich «unproblematischen» Mandanten auf. Eine subjektive Risikoeinschätzung ersetzt jedoch nicht die gesetzliche Pflicht zur rechtzeitigen Identifikation.
Die Vorgabe ist klar: Ohne abgeschlossene Identifikation kein Mandatsbeginn. Klare interne Regeln und eine transparente Kommunikation gegenüber Mandanten helfen, diesen Fehler zu vermeiden und stärken zugleich die professionelle Außenwirkung der Kanzlei.
Fehler 3: Fehlende oder unzureichende Dokumentation
(§ 8 GwG)
Ein weiterer häufiger Prüfungsbefund: Die Identifikation wurde zwar durchgeführt, ist jedoch nicht ausreichend dokumentiert. Das GwG folgt hierbei dem Grundsatz, dass nicht dokumentierte Maßnahmen als nicht erfolgt gelten.
Typische Schwachstellen sind:
- Keine Zuordnung zum konkreten Mandat
- Keine Dokumentation der risikobasierten Einschätzung
- Verstreute Ablage in unterschiedlichen Systemen oder Papierakten
Gerade in wachsenden Kanzleien mit mehreren Bearbeitern entsteht daraus ein erhebliches organisatorisches Risiko. Abhilfe schaffen klare Prozesse: eine zentrale Ablagestruktur, eindeutige Zuständigkeiten und regelmäßige interne Stichproben zur Qualitätssicherung.
Fehler 4: Unzureichende risikobasierte Betrachtung
(§ 10 Abs. 1 und 2 GwG)
Das GwG verlangt ausdrücklich ein risikobasiertes Vorgehen. In der Praxis zeigt sich jedoch häufig, dass Mandanten unabhängig von Rechtsform, Beteiligungsstruktur oder Auslandsbezug einheitlich behandelt werden.
Besonders fehleranfällig sind dabei:
- Komplexe Gesellschaftsstrukturen
- Ausländische wirtschaftlich Berechtigte
- Politisch exponierte Personen (PEP)
In diesen Fällen wird das erhöhte Risiko entweder nicht erkannt oder es werden keine verstärkten Sorgfaltspflichten (§ 15 GwG) angewendet. Prüfungen zeigen regelmäßig, dass eine reine Identifikation nicht ausreicht, wenn die risikobasierte Analyse fehlt oder nicht nachvollziehbar dokumentiert ist.
Eine strukturierte und dokumentierte Risikoanalyse ist daher unverzichtbar – nicht als Selbstzweck, sondern als wirksames Schutzinstrument für die Kanzlei.
Fehler 5: Menschliche Faktoren und fehlende Nachprüfungen
(§ 10 Abs. 1 Nr. 5 GwG)
Dieser Fehler ist weniger fachlicher Natur, sondern auf organisatorische und menschliche Faktoren zurückzuführen. Aufgaben werden delegiert, neue Mitarbeitende eingestellt oder Vorlagen über Jahre nicht überprüft. Die Folge sind uneinheitliche Vorgehensweisen, veraltete Dokumente oder unterlassene Aktualisierungen.
Besonders kritisch ist dies bei bestehenden Mandaten. Änderungen in der Gesellschafterstruktur, neue wirtschaftlich Berechtigte oder Änderungen von Adressen werden häufig nicht zum Anlass genommen, die Identifikation zu überprüfen. Dabei verlangt das GwG ausdrücklich eine fortlaufende Überwachung der Geschäftsbeziehung.
Regelmäßige Schulungen, klare Verantwortlichkeiten, einheitliche Arbeitsweisen und unterstützende Erinnerungsmechanismen helfen, diese Fehlerquelle nachhaltig zu reduzieren.
Fazit: Mandantenidentifikation systematisch verbessern
Die gute Nachricht: Die häufigsten Fehler bei der Mandantenidentifikation sind bekannt – und lassen sich vermeiden. Kanzleien, die ihre Prozesse strukturiert aufsetzen, reduzieren nicht nur ihr Risiko bei GwG-Prüfungen, sondern gewinnen spürbar an Sicherheit im Kanzleialltag.
Bewährt haben sich insbesondere:
- Standardisierte Onboarding-Checklisten
- Klare Dokumentationsvorgaben
- Interne Kontrollmechanismen
Wer die Mandantenidentifikation als festen Bestandteil der Kanzleiorganisation versteht – und nicht als bloße Pflichtübung –, ist regulatorisch auf der sicheren Seite und tritt zugleich professionell gegenüber Mandanten und Aufsicht auf.
Wer GwG-Prüfungen nicht dem Zufall überlassen möchte, sollte auf eine strukturierte und digitale Umsetzung setzen. Am besten jetzt gleich einen kurzen Vorstellungstermin für das DS|GwG Tool reservieren, um die Mandantenidentifikation zukünftig einfach und prüfungssicher zu organisieren.
