Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eines der sichersten und zugleich effizientesten Verfahren zur digitalen Identifizierung. Sie basiert auf europäischen eIDAS-Standards und erfüllt die höchste Vertrauensstufe unter den elektronischen Signaturen. Für Steuerberater bietet die QES eine praxisnahe Möglichkeit, Mandanten vollständig digital und GwG-konform zu identifizieren – ohne Videoanruf und ohne Medienbruch.
Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
Eine QES ist eine elektronische Signatur, deren Identitätsträger bereits durch ein besonders sicheres Identifizierungsverfahren bestätigt wurde.
Sie bietet:
- die gleiche Rechtswirkung wie die handschriftliche Unterschrift (Schriftformersatz nach eIDAS)
- eine zertifizierte Identitätsprüfung durch einen akkreditierten Trust Service Provider (TSP)
- hohe Manipulationssicherheit durch kryptografische Verfahren
Für den GwG-Kontext bedeutet dies:
Eine QES ist zulässig, sofern sie durch einen nach eIDAS zertifizierten TSP erstellt wurde und die Identifizierung des Signierenden dokumentiert nachvollziehbar ist.
Warum die QES im GwG-Kontext relevant ist
Im Gegensatz zur einfachen elektronischen Signatur (SES) oder erweiterten elektronischen Signatur (AES) erfüllt die qualifizierte elektronische Signatur (QES) klare regulatorische Anforderungen:
- Die Identität des Unterzeichners wurde vorher durch ein sicheres Verfahren festgestellt (z. B. Video-Ident, eID)
- Die Signatur ist gerichtsfest und revisionssicher
- Die gesamte Prüfung ist durch den TSP protokolliert und auditierbar
Damit ist die QES eine echte digitale Alternative zur klassischen Ausweiskopie – besonders für Kanzleien, die Mandatsprozesse vollständig digitalisieren möchten.
Vorteile der QES für Steuerkanzleien
Vollständig digital
Mandanten können Dokumente elektronisch unterschreiben, ohne persönlich erscheinen oder per Video-Ident teilnehmen zu müssen.
Ideal für digitale Onboarding-Prozesse
Die QES lässt sich direkt in elektronische Mandatsannahme, Vollmachten und Verträge integrieren.
Kein Videoanruf erforderlich
Für Mandanten, die Video-Ident vermeiden möchten (z. B. aufgrund technischer Einschränkungen), ist die QES eine komfortable Alternative.
Hohe Sicherheit und Akzeptanz
Durch die eIDAS-Zertifizierung ist die QES in der EU standardisiert und wird von Aufsichtsbehörden anerkannt.
Nachteile und Einschränkungen
Initiale Identifizierung notwendig
Bevor ein Mandant eine QES nutzen kann, muss er einmalig über ein sicheres Verfahren identifiziert werden – meist Video-Ident oder eID.
Mandantenvertrautheit schwankt
Viele Mandanten wissen nicht, was eine QES ist, oder sind unsicher im Umgang mit Signatur-Apps.
Eine klare Anleitung der Kanzlei ist oft notwendig.
Die QES als zentraler Baustein digitaler GwG-Compliance
Die qualifizierte elektronische Signatur (QES) ermöglicht eine sichere, effiziente und rechtskonforme Identifizierung – vollständig digital und ohne physische Ausweisdokumente oder Videoanrufe. Sie schafft damit die Grundlage für moderne, medienbruchfreie Onboarding-Prozesse in der Steuerberatung.
In Verbindung mit DS|Sign und DS|GwG entsteht ein reibungsloser, auditfähiger Identifizierungs- und Mandatsworkflow, der sowohl Mandanten als auch Kanzleien deutlich entlastet.
GwG-konforme Identifizierung direkt im Workflow
- bestehende Identifizierungen der Trust Service Provider für QES
Revisionssichere Protokollierung
Alle Signatur- und Identifizierungsschritte werden automatisch dokumentiert – einschließlich Identitätsnachweis, Zeitstempeln und technischer Prüfprotokolle. Dadurch entsteht ein nachvollziehbarer, prüfungssicherer Prozess.
Digitale Mandatsannahme in wenigen Minuten
Mandatsvertrag, Vollmacht, Identifizierungsdaten und Risikoanalyse fließen in einen strukturierten, klar dokumentierten Workflow zusammen. So lässt sich der gesamte onboarding-relevante Prozess vollständig digital und effizient abbilden.
Ideal für moderne Kanzleien
Besonders geeignet für:
- papierlose und ortsunabhängige Workflows
- Mitarbeitende im Home-Office
Zusammenfassender Nutzen für die Kanzlei
Durch den Einsatz der QES wird der GwG-Pflichtprozess nicht nur sicherer, sondern auch deutlich einfacher. Kanzleien reduzieren manuellen Aufwand, minimieren Risiken und schaffen gleichzeitig ein zeitgemäßes Mandantenerlebnis – vollständig digital, rechtskonform und ohne Medienbrüche.
So wird die QES zum entscheidenden Schritt auf dem Weg zu einer modernen, zukunftsfähigen und effizient organisierten Kanzlei.
