Die Identifikation von Mandanten ist ein wesentlicher Bestandteil der Sorgfaltspflichten einer Steuerberaterkanzlei, um die Integrität des Finanzsystems zu wahren und Geldwäscheaktivitäten vorzubeugen. Das Geldwäschegesetz (GwG) legt klare Richtlinien fest, wie die Identifikation von Mandanten erfolgen soll.
Wann muss die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz erfolgen?
Die Identifizierung des Mandanten gemäß § 10 GwG grundsätzlich vor Begründung der Geschäftsbeziehung erfolgen.
- Erfassung der Identitätsdaten
Zunächst muss die Kanzlei die Identität des Mandanten anhand eines gültigen Ausweisdokuments feststellen. Bei natürlichen Personen umfasst dies den vollständigen Namen, das Geburtsdatum, den Geburtsort, die Staatsangehörigkeit sowie die Anschrift.
Bei juristischen Personen wird die für den Mandanten auftretende Person identifiziert und zusätzlich die Firmenbezeichnung, der Sitz der Gesellschaft und die Namen der gesetzlichen Vertreter erfasst, sowie der Handelsregisterauszug, Gründungsdokumente, Gesellschafterliste, Gesellschaftervertrag und ähnliches eingeholt.
- Überprüfung der Dokumente
Die vorgelegten Dokumente müssen auf Echtheit und Gültigkeit überprüft werden. Dies kann durch persönliche Vorlage oder durch Nutzung von elektronischen Identifizierungsverfahren erfolgen.
- Abklärung des wirtschaftlich Berechtigten
Bei allen Geschäftsbeziehungen sind zusätzlich die wirtschaftlich Berechtigten zu identifizieren. Bei juristischen Personen handelt es sich hierbei um die natürliche Person, die letztendlich die Kontrolle über die Gesellschaft ausübt oder deren Eigentümer sie ist.
Zudem werden bei juristischen Personen und Personengesellschaften Transparenzregisterauszüge verlangt oder eine Abfrage im Transparenzregister durchgeführt und mit den Angaben des Mandanten auf Unstimmigkeiten hin geprüft.
- Kontinuierliche Überwachung
Die Identifikationsdaten sind nicht nur zu Beginn der Geschäftsbeziehung zu erheben, sondern bei maßgeblichen Änderungen auch zu aktualisieren und kontinuierlich zu überwachen. Hierbei gilt der risikobasierte Ansatz.
Änderungen in der Struktur einer Gesellschaft oder im Verhalten des Mandanten können Anlass zu weitergehenden Untersuchungen geben.
- Dokumentation und Aufbewahrung
Alle Schritte der Identifikation müssen dokumentiert und die Unterlagen mindestens fünf Jahre aufbewahrt werden, um bei eventuellen Prüfungen durch die zuständigen Behörden vorgelegt werden zu können.
Die Dokumentationspflicht gilt auch für die Feststellung und Überprüfung wirtschaftlich Berechtigter sowie für Abgleiche mit dem Transparenzregister.
Die korrekte Identifikation der Mandanten ist nicht nur eine gesetzliche Anforderung, sondern auch ein wichtiger Beitrag zum Schutz der Kanzlei vor Reputationsrisiken und möglichen Strafen. Durch die Einhaltung der Vorgaben des GwG kann die Kanzlei ihre Integrität und die ihrer Mandanten sicherstellen.
Dieser Beitrag gibt einen Überblick über die grundlegenden Schritte der Mandantenidentifikation gemäß dem Geldwäschegesetz. Für eine umfassende Beratung sollten Sie sich jedoch an einen spezialisierten Rechtsanwalt oder Steuerberater wenden.
Hier sind die offiziellen Quellen, die sich auf das Geldwäschegesetz in Deutschland beziehen:
- Gesetz über das Aufspüren von Gewinnen aus schweren Straftaten (Geldwäschegesetz – GwG)
Dieses Gesetz definiert die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Identifikation von Mandanten in der Steuerberaterkanzlei.
- Auslegungs- und Anwendungshinweise zum Geldwäschegesetz:
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) stellt Hinweise zur Auslegung und Anwendung des GwG bereit, die für alle Verpflichteten nach dem GwG gelten.
- Gesetz zur Verbesserung der strafrechtlichen Bekämpfung der Geldwäsche:
Dieses Gesetz beinhaltet Änderungen und Ergänzungen des GwG und zielt darauf ab, die strafrechtliche Bekämpfung der Geldwäsche zu verbessern.
Diese Quellen bieten eine detaillierte Einsicht in die gesetzlichen Anforderungen und Verfahrensweisen, die für die Identifikation von Mandanten gemäß dem Geldwäschegesetz relevant sind. Für eine vertiefte Beratung und Anwendung im spezifischen Kontext Ihrer Kanzlei empfehle ich, diese Dokumente genau zu studieren oder einen spezialisierten Rechtsanwalt zu konsultieren.
