Mandantenerlebnis: Wie das GwG Teil eines modernen Onboardings wird

In vielen Kanzleien gilt die Geldwäscheprävention nach dem Geldwäschegesetz (GwG) noch immer als Pflichtaufgabe, die „irgendwie erledigt werden muss“. Doch moderne Steuerberatung zeigt: Die Einbindung der GwG-Prozesse in ein strukturiertes und digitales Onboarding verbessert nicht nur die Compliance, sondern auch das Mandantenerlebnis. Transparente Abläufe schaffen Vertrauen, reduzieren Reibungspunkte und stärken die Professionalität der Kanzlei vom ersten Moment an. 

Dieser Artikel zeigt, wie Kanzleien GwG-Prozesse so gestalten können, dass sie zum festen Bestandteil eines zeitgemäßen Mandatsstarts werden – rechtssicher, effizient und für Mandanten nachvollziehbar. 

1. Warum das Mandantenerlebnis im Onboarding wichtig ist

Mandanten erwarten heute in vielen Bereichen ihres beruflichen Umfelds digitale Abläufe. Dazu gehören unter anderem Dokumenten-Uploads, digitale Identifizierungsprozesse oder die Nutzung elektronischer Signaturen. Diese Entwicklungen sind keine gesetzlichen Anforderungen, sondern spiegeln die gewachsene Erwartungshaltung an moderne Dienstleister wider. 

Ein klar strukturierter Onboarding-Prozess wirkt für Mandanten professionell, weil transparent wird: 

• welche GwG-Pflichten die Kanzlei erfüllen muss, 

• wie die Identifizierung abläuft, 

• welche Informationen benötigt werden, 

• und wie mit sensiblen Daten umgegangen wird. 

Die Auslegungs- und Anwendungshinweise der Steuerberaterkammern betonen ausdrücklich die Bedeutung nachvollziehbarer und standardisierter Abläufe innerhalb der Kanzlei. Genau diese Struktur erleben Mandanten positiv: statt individueller Rückfragen gibt es klar definierte Schritte, die zuverlässig abgearbeitet werden. 

So wird ein gesetzlicher Pflichtprozess zu einem Qualitätsmerkmal.  

2. Digitale Erwartungen der Mandanten – und wie Kanzleien darauf reagieren

Die Digitalisierung hat das Verhalten vieler Mandanten verändert. Sie erwarten häufig: 

• eine digitale Übermittlung von Unterlagen, 

• klare, verständliche Prozessschritte, 

• möglichst medienbruchfreie Abläufe, 

• zeitnahe Rückmeldungen, 

• und eine transparente Erläuterung gesetzlicher Anforderungen. 

Diese Erwartungshaltung ist nicht gesetzlich vorgegeben, aber sie beeinflusst maßgeblich, wie ein Onboarding wahrgenommen wird. Kanzleien können darauf reagieren, indem sie für GwG-Prozesse digitale Möglichkeiten nutzen, die vom GwG zugelassen sind, etwa: 

• die Identifizierung mittels eID, 

• Video-Ident-Verfahren, wenn diese die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, 

• qualifizierte elektronische Signaturen gemäß eIDAS-Verordnung. 

Wird der Identifizierungsschritt nahtlos in den Onboarding-Prozess integriert, erleben Mandanten Professionalität statt Bürokratie. 

3. Transparenz schafft Vertrauen – GwG als professionelles Element

Viele Mandanten wissen nicht, warum Steuerberater bestimmte Informationen benötigen. Daher wirkt die transparente Erklärung der gesetzlichen Anforderungen häufig vertrauensbildend. Die A&A-Hinweise empfehlen klare interne Prozesse und Dokumentationswege – und genau diese Klarheit kann auch gegenüber dem Mandanten kommuniziert werden. 

Durch ein standardisiertes Onboarding erkennt der Mandant: 

• die Kanzlei nimmt ihre gesetzlichen Pflichten ernst, 

• sensible Informationen werden sicher verarbeitet, 

• die Kanzlei arbeitet strukturiert und nachvollziehbar, 

• Risiken werden professionell eingeschätzt und dokumentiert. 

So wird aus einer Pflichtaufgabe ein professionelles Signal: Diese Kanzlei arbeitet sorgfältig, organisiert und verlässlich. 

4. Ein strukturiertes Onboarding reduziert Reibung

Ein konsistenter Onboarding-Prozess ermöglicht: 

• weniger Rückfragen, 

• schneller vorliegende Informationen, 

• klar definierte Verantwortlichkeiten in der Kanzlei, 

• eine saubere, vollständige Dokumentation, 

• und geringere Fehleranfälligkeit. 

Damit sinkt die Bearbeitungszeit bis zur Mandatsannahme – ohne Abstriche bei der Sorgfaltspflicht. 

Aus Sicht des Mandanten entsteht ein flüssiger Ablauf, der weniger „Pflichtaufwand“ und mehr „professioneller Einstieg in eine Zusammenarbeit“ wirkt. 

5. Zukunftsausblick: Aus Pflicht wird Positionierung

Die Entwicklungen im Markt zeigen: Viele Kanzleien streben höhere Qualitätsstandards an. Das betrifft nicht nur technische Prozesse, sondern vor allem interne Struktur, Organisation und Dokumentation. 

Mehrere Trends sprechen dafür, dass GwG-Systeme künftig ein wichtiges Positionierungselement werden: 

5.1. Stärkere Qualitätsanforderungen im Markt 

Kanzleien mit klaren, nachvollziehbaren und dokumentierten Prozessen werden zunehmend bevorzugt – sowohl von Privatpersonen als auch von anspruchsvollen Unternehmensmandaten. 

5.2. Strukturierte GwG-Prozesse als internes Steuerungsinstrument 

Ein gut dokumentiertes Risikomanagement liefert Orientierung zu: 

• Mandantenrisiken, 

• Branchenrisiken, 

• Komplexität der Geschäftsbeziehungen, 

• erforderlichen Maßnahmen. 

Es hilft, Ressourcen in der Kanzlei gezielt zu steuern und Risiken frühzeitig zu erkennen. 

5.3. Wettbewerbsvorteil durch Digitalisierung 

Digitalisierte Prozesse sparen Zeit, reduzieren Fehlerquellen und erleichtern die Vorbereitung auf anstehende Prüfungen durch die Kammern. 

5.4. Employer Branding 

Viele Nachwuchskräfte bevorzugen Arbeitsumgebungen mit klaren, digitalen und standardisierten Abläufen. Eine gut strukturierte GwG-Organisation unterstützt diese Erwartung. 

So kann ein gesetzlich verpflichtendes Thema zu einem positiven Differenzierungsmerkmal werden.  

6. Praxisbeispiele: Wie moderne Kanzleien GwG strategisch nutzen

Nachfolgend zwei realistische Szenarien, die keine gesetzlichen Aussagen treffen, sondern organisatorische Vorteile zeigen: 

Praxisbeispiel 1: Effiziente Mandatsannahme 

Eine mittelgroße Kanzlei führt ein digital strukturiertes Onboarding ein: 

• Risikobewertung, 

• Identifizierung, 

• Dokumenten-Upload, 

• interne Freigabeprozesse. 

Ergebnis: 
Die durchschnittliche Dauer bis zur finalen Mandatsannahme sinkt deutlich, weil Informationen vollständig und nachvollziehbar vorliegen. 

Praxisbeispiel 2: Weniger Aufwand bei Kammerprüfungen 

Eine Kanzlei nutzt ein zentrales, revisionssicheres System zur Dokumentation von Risikoanalysen, Mandantenbewertungen und Identifizierungen. 

Ergebnis: 
Bei Prüfungen durch die Steuerberaterkammer kann die Kanzlei alle erforderlichen Nachweise strukturiert vorlegen. Es entsteht weniger Aufwand und die Nachvollziehbarkeit erhöht sich spürbar. 

Beide Beispiele zeigen: Strukturen entlasten den Alltag. 

7. Wie DS|GwG Kanzleien auf dem Weg in die Zukunft unterstützt 

Es lässt sich festhalten, dass digitale Systeme die Organisation von GwG-Prozessen erleichtern können, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. DS|GwG fokussiert dabei unter anderem auf folgende strukturellen Elemente: 

• Digitales Risikomanagement: nachvollziehbare Bewertung nach GwG-Vorgaben. 

• Revisionssichere Dokumentation: vollständige und prüfungssichere Ablage aller Schritte. 

• Rollen- und Berechtigungssystem: klare Verantwortlichkeiten in der Kanzlei. 

• Automatisierte Erinnerungen: Unterstützung bei Fristen, Monitoring und Aktualisierungen. 

• Integration von Identifizierungs- und Signaturprozessen: effizientere Abläufe im Onboarding. 

Der Nutzen liegt darin, Kanzleien organisatorisch zu entlasten und gleichzeitig die Dokumentationsqualität zu verbessern. 

8. Geldwäscheprävention als Chance für die Kanzlei der Zukunft

Die Geldwäscheprävention wird künftig verstärkt als Qualitätsmerkmal wahrgenommen werden. Die Digitalisierung erleichtert die Umsetzung – und strukturierte Kanzleien profitieren auf mehreren Ebenen: 

• Vertrauen bei Mandanten durch nachvollziehbare Prozesse 

• Sicherheit durch saubere, vollständige Dokumentation 

• Stabilität in wiederkehrenden Abläufen 

• Effizienz durch digitale Unterstützung 

Damit wird aus einer formellen Pflicht ein strategischer Vorteil. 

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