Die Mandatsannahme ist einer der wichtigsten Momente in der Steuerberatung, wenn es um Geldwäscheprävention geht. Noch bevor eine Geschäftsbeziehung offiziell beginnt, greift das Geldwäschegesetz (GwG) – mit klaren Pflichten für alle „Verpflichteten“. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, welche Prüfpflichten bei der Mandatsaufnahme zu beachten sind und wie typische Fehler vermieden werden können.
Warum das GwG schon bei der Mandatsannahme greift
Steuerberater zählen nach § 2 GwG zu den „Verpflichteten“ und müssen daher bereits im Rahmen der Mandatsprüfung bestimmte Sorgfaltspflichten erfüllen. Entscheidend ist:
Schritt 1: Wann muss ein Steuerberater den Mandanten identifizieren?
Die Identifizierungspflicht greift in mehreren Konstellationen:
- Begründung einer neuen Geschäftsbeziehung (siehe dazu auch § 11 GwG Abs. 1)
- Verdacht auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung
- Zweifel an bereits erhobenen Daten oder der Identität des Vertragspartners, einer für den Vertragspartner auftretenden Person oder zu der eines wirtschaftlich Berechtigten
- Bei Transaktionen, die außerhalb einer Geschäftsbeziehung durchgeführt werden und denen in § 10 GwG Abs. 3 Nr. 2 erwähnten Transaktionen entsprechen
Praxisbeispiele:
- Eine Kanzlei übernimmt die steuerliche Betreuung einer GmbH.
Eine vollständige Identifizierung ist erforderlich.
- Ein Unternehmer führt seine Lohnbuchhaltung normalerweise selbst. Für eine einmalige Sonderzahlung (z. B. Abfindungen von insgesamt 20.000 € an mehrere Mitarbeiter) möchte er jedoch die Kanzlei beauftragen, die steuerliche Behandlung dieser Transaktion zu prüfen und die Abführung korrekt zu deklarieren.
Da es sich um eine einmalige Dienstleistung handelt, ohne dass eine laufende Geschäftsbeziehung (Mandat) begründet wird, greift § 10 Abs. 3 Nr. 2 GwG.
In diesem Fall besteht Identifizierungspflicht, weil das Transaktionsvolumen mindestens 15.000 € beträgt.
Schritt 2: Welche Daten müssen erhoben werden?
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Art des Mandanten:
Natürliche Personen (§ 11 Abs. 4 Nr. 1 GwG):
- Vor- und Nachname
- Geburtsdatum
- Geburtsort
- Staatsangehörigkeit
- Wohnanschrift
- Juristische Personen (§ 11 Abs. 4 Nr. 2 GwG):
- Firma / Name
- Rechtsform
- Registernummer und Sitz
- Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung
- Vertretungsberechtigte Personen
- Wirtschaftlich Berechtigte (§ 11 Abs. 5 GwG)
Ergänzend (§ 8 GwG):
- Art der Dienstleistung / Zweck der Geschäftsbeziehung
Zusätzliche Prüfungen (§ 15 GwG):
Dokumentationspflichten (§ 8 GwG und § 12 GwG):
- Gültige amtliche Ausweisdokumente mit Lichtbild vom Vertragspartner, vom für den Vertragspartner auftretenden Person und bei bestehendem Risiko auch vom wirtschaftlichen Berechtigten
- Handelsregisterauszug oder gleichwertige Dokumente bei Gesellschaften
- Transparenzregisterauszug bei Gesellschaften mit Eintragungspflicht
Schritt 3: Wirtschaftlich Berechtigte identifizieren – was bedeutet das?
Als „wirtschaftlich Berechtigter“ (§ 3 GwG) gilt jede natürliche Person, die letztlich Eigentum oder Kontrolle über den Vertragspartner ausübt. Dazu gehören insbesondere Personen, die mehr als 25 % der Kapitalanteile oder Stimmrechte halten oder auf sonstige Weise Kontrolle ausüben.
Beispiele:
- Eine GmbH mit zwei Gesellschaftern zu je 50 % → beide sind wirtschaftlich Berechtigte.
- Eine Stiftung ohne klaren Eigentümer → die Mitglieder des Leitungsgremiums (z. B. der Vorstand) gelten als wirtschaftlich Berechtigte.
Praktischer Hinweis für Steuerberater:
Bei der Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter sollten die Fragen gezielt auf die Eigentums- und Kontrollstrukturen des Mandanten ausgerichtet sein. Neben den Angaben des Mandanten ist zwingend ein Transparenzregisterauszug (§ 12 Abs. 3 Nr. 1 GwG) einzusehen und mit den gemachten Angaben abzugleichen. Stimmen die Informationen nicht überein oder bestehen Zweifel an deren Richtigkeit, ist eine Unstimmigkeitsmeldung an das Transparenzregister abzugeben (§ 23a GwG). Damit wird deutlich: Das Transparenzregister ist nicht nur ein ergänzendes Instrument, sondern ein zentrales Prüf- und Kontrollwerkzeug in der Identifizierung wirtschaftlich Berechtigter.
Schritt 4: Dokumentation & Aufbewahrung – was muss in die Akte?
Gemäß § 8 GwG gilt eine 5-jährige Aufbewahrungspflicht für alle aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Geschäftsbeziehung beendet oder eine einmalige Transaktion durchgeführt wurde.
In die GwG-Akte gehören:
- Alle erhobenen Identifizierungsdaten des Mandanten und ggf. des wirtschaftlich Berechtigten
- Kopien von Ausweisdokumenten, Handels- und Transparenzregisterauszügen,
- Die Dokumentation der Risikobewertung,
- Nachweise zu PEP-Prüfungen,
- Informationen zum Zweck und der angestrebten Art der Geschäftsbeziehung
Praxisempfehlung:
Eine Steuerkanzlei sollte diese Daten in einer digitalen GwG-Akte ablegen – idealerweise in der Kanzleisoftware, einem Dokumentenmanagementsystem oder einem speziellen GwG-Compliance-Tool, das revisionssicher ist und Zugriffsrechte klar steuert. So kann der Steuerberater im Falle einer Kammerprüfung oder einer behördlichen Nachfrage mit wenigen Klicks nachweisen, dass alle gesetzlichen Anforderungen eingehalten wurden.
Häufige Fehler bei der Mandatsannahme – und wie man sie vermeidet
Einer der größten Stolpersteine in der Praxis ist die unvollständige Identifizierung: Werden nicht alle vorgeschriebenen Angaben nach § 11 GwG erhoben, ist das Mandat von Beginn an risikobehaftet. Hier helfen standardisierte Checklisten oder ein digitaler Assistent, um keinen Pflichtpunkt zu übersehen.
Ebenso gravierend ist die fehlende Prüfung des wirtschaftlich Berechtigten. Steuerberater müssen nach § 11 Abs. 5 GwG nicht nur den wirtschaftlich Berechtigten feststellen, sondern auch die Angaben zwingend mit dem Transparenzregister abgleichen (§ 12 Abs. 3 GwG). Bei Abweichungen greift sogar die Pflicht zur Unstimmigkeitsmeldung nach § 23a GwG. Dieser Schritt darf im Onboarding-Prozess niemals fehlen.
Ein weiterer Dauerbrenner in Prüfungen ist die fehlende oder unvollständige Dokumentation. § 8 GwG verpflichtet zur lückenlosen Aufzeichnung und sicheren Aufbewahrung. Nur eine revisionssichere digitale Ablage, die den Zugriff klar regelt, schützt Kanzleien zuverlässig.
Schließlich führen auch unklare Verantwortlichkeiten zu Problemen. § 6 GwG verlangt, dass interne Sicherungsmaßnahmen für bestimmte Kanzleien definiert sind – dazu gehört die Benennung eines Compliance-Verantwortlichen, der die Einhaltung der Pflichten überwacht.
TIPP:
Wer diese vier klassischen Fehler konsequent vermeidet, reduziert sein Risiko erheblich. Unterstützung dabei bieten unsere digitalen Tools für GwG-Prävention sowie unsere praxisnahen Schulungen zum zertifizierten Geldwäsche-Compliance-Beauftragten.
Fazit: Sicherheit schaffen durch klare Prozesse
Die Mandatsannahme ist kein bloßer Formalakt, sondern der erste Prüfstein einer sicheren und gesetzeskonformen Zusammenarbeit. Klare Workflows reduzieren Risiken, schützen Kanzleien vor Bußgeldern und stärken zugleich das Vertrauen von Mandanten und Aufsichtsbehörden.
Ab 2027 wird die EU-Geldwäscheverordnung (AMLR) gelten, die viele Vorgaben europaweit vereinheitlicht – Steuerkanzleien sollten ihre Prozesse daher bereits jetzt auf künftige Anpassungen vorbereiten.
Empfehlung: Feste Abläufe und digitale Unterstützungssysteme erleichtern das Onboarding und sichern langfristig eine GwG-konforme Arbeitsweise. Unser Geldwäsche-Compliance-Tool ist genau dazu gedacht. Vereinbaren Sie am besten gleich einen kostenlosen Vorstellungstermin mit uns.
