Steuer Checkliste für Mandanten welche Unterlagen und Belege Ihr Steuerberater für eine vollständige Einkommensteuererklärung wirklich benötigt. Klar strukturiert nach Themenbereichen damit Sie optimal vorbereitet in den Termin gehen.
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Eine gut vorbereitete Steuererklärung spart Zeit, Geld und Nerven. Diese Checkliste wurde entwickelt, um Ihnen die Zusammenstellung aller relevanten Unterlagen für Ihren Termin beim Steuerberater so einfach wie möglich zu machen. Sie führt Sie systematisch durch sämtliche Themenbereiche, die für die Einkommensteuererklärung von Bedeutung sein können, und stellt sicher, dass Sie nichts Wesentliches vergessen.
Der zentrale Vorteil dieser strukturierten Vorgehensweise liegt darin, dass Sie Ihren Beratungstermin optimal nutzen können: Anstatt wertvolle Zeit mit dem Suchen fehlender Belege zu verbringen, kann sich Ihre Kanzlei unmittelbar auf die inhaltliche Bearbeitung Ihres Falles konzentrieren. Vollständige Unterlagen ermöglichen eine präzise Berechnung Ihrer Steuerlast und helfen dabei, alle zulässigen Abzugsmöglichkeiten auszuschöpfen. Häufig führt eine sorgfältige Vorbereitung zu einer spürbar niedrigeren Steuerlast, weil abzugsfähige Positionen nicht übersehen werden.
Die Checkliste ist in thematische Abschnitte gegliedert, die jeweils einen bestimmten Bereich der Einkommensteuererklärung abdecken. Nicht jeder Abschnitt wird für jede Person relevant sein; konzentrieren Sie sich auf die Punkte, die Ihrer persönlichen Situation entsprechen. Bei Fragen zu einzelnen Positionen steht Ihnen Ihr Steuerberater gerne zur Verfügung.
Am Anfang jeder Steuererklärung stehen Ihre persönlichen Grunddaten und die Unterlagen aus dem Vorjahr, die als Ausgangspunkt für die aktuelle Bearbeitung dienen.
Sinn & Zweck: Damit Ihre Kanzlei Ihren Fall eindeutig zuordnen und Vorjahreswerte sauber übernehmen kann, bringen Sie Ident- und Basisdaten vollständig mit – insbesondere Nummern/Bescheide im Original oder als klare Kopie.
☐ Personalausweis/Reisepass (bei Ehegatten für beide)
☐ Steuernummer & Steuer-Identifikationsnummer
☐ Einkommensteuerbescheid des Vorjahres bzw. ggf. Vorauszahlungsbescheid
☐ (Optional) Kontoauszüge des betreffenden Jahres, wenn zur Klärung nötig
Ihre Einnahmen bilden den Kern der Steuererklärung und umfassen weit mehr als nur Ihr Gehalt: von Kapitalerträgen über Renten bis hin zu staatlichen Ersatzleistungen muss das Finanzamt ein vollständiges Bild Ihrer wirtschaftlichen Situation erhalten.
Sinn & Zweck: Hieraus ergeben sich die steuerpflichtigen Einnahmen und Progressionsvorbehalte – achten Sie darauf, dass alle Einkunftsarten und Ersatzleistungen des Jahres abgedeckt sind (auch Kapital/ausländisch).
☐ Elektronische Lohnsteuerbescheinigung(en)
☐ Abfindung inkl. Vereinbarung/Auflösungsvertrag
☐ Bescheinigungen zu Lohnersatzleistungen (z. B. Arbeitslosengeld, Krankengeld, Mutterschaftsgeld, Elterngeld, Kurzarbeitergeld, Übergangsgeld, Insolvenzausfallgeld)
☐ Rentenunterlagen (z. B. Alters-/Erwerbsunfähigkeits-/Witwen-/Betriebs-/Privatrenten; Anpassungs-/Bezugsmitteilungen)
☐ Kapitaleinkünfte: Steuerbescheinigungen/Erträgnisaufstellungen (inkl. Investmentfonds, ausländische Depots, Vorabpauschale)
☐ Ausländische/sonstige Einkünfte (z. B. Vermietung, Kapital, Kryptowährung)
☐ Unterhalt/Versorgungsausgleich (z. B. Realsplitting/Anlage U; Zahlungen/Empfang) inkl. Steuer-ID der beteiligten Person(en)
☐ (Falls vorhanden) Notarvertrag mit vereinbarter Kaufpreisrente
Wer Immobilien vermietet, kann zahlreiche Kosten steuerlich geltend machen, muss aber zugleich die Mieteinnahmen vollständig angeben; eine saubere Dokumentation je Objekt ist hier der Schlüssel zu einer effizienten Bearbeitung.
Sinn & Zweck: Damit Einnahmen/Ausgaben der Immobilie korrekt zugeordnet werden, sollten Sie Mietunterlagen, Zahlungsnachweise und alle Objekt-Kosten chronologisch und objektbezogen (je Wohnung/Objekt getrennt) sortieren.
☐ Mieteinnahmen: Mietvertrag + Nachweise Zahlungseingang
☐ Nebenkosten/Verwaltung: Nebenkostenabrechnung an Mieter, Hausverwaltung/WEG-Unterlagen
☐ Darlehen/Zinsen: Zinsbescheinigungen/Darlehenszinsen
☐ Erhaltungsaufwendungen & laufende Objekt-Kosten (z. B. Grundsteuer, Wasser/Abwasser/Strom, Müll, Heizung/Wartung/Brennmaterial)
☐ Kauf/Herstellung: Kaufvertrag, Baubeginn/Fertigstellung, Notar, Makler, Grunderwerbsteuer
☐ Bau-/Reparaturrechnungen
☐ Sonderfälle: Sonderabschreibung § 7b / Baudenkmal (wenn einschlägig)
Beruflich bedingte Ausgaben können Ihre Steuerlast erheblich senken, denn sie werden direkt von Ihren Einkünften abgezogen; je vollständiger Ihre Belege, desto mehr können Sie geltend machen.
Sinn & Zweck: Diese Belege mindern Ihre Steuerlast – achten Sie darauf, dass Sie Nachweise + Eckdaten (km, Tage, Erstattungen/Zuschüsse) vollständig liefern, damit nichts geschätzt werden muss.
☐ Fahrten Wohnung–Arbeitsstätte: Entfernungskilometer, Anzahl Fahrten, Jobticket/Sammelbeförderung; bei hoher Fahrleistung ggf. TÜV/ASU/Inspektions-km
☐ Firmenwagen: Fahrtenbuch (falls vorhanden) + Zuzahlungen (z. B. Treibstoff)
☐ Unfallkosten-Pkw (falls angefallen)
☐ Gewerkschafts-/Berufsverbandsbeiträge
☐ Arbeitsmittel (z. B. Computer/Werkzeug/Berufskleidung/Fachliteratur)
☐ Arbeitszimmer oder Homeoffice-Pauschale; Telefon-/Internetkosten
☐ Fortbildungen/Studienkosten (abzgl. direkt zuordenbarer Zuschüsse, z. B. BAföG)
☐ Bewerbungskosten
☐ Umzugskosten bei beruflicher Veranlassung (abzgl. steuerfreier Ersatz)
☐ Auswärtstätigkeit: Fahrt-/Unterkunft/Verpflegung, Erstattungen, Mahlzeitengestellung; Berufskraftfahrer: Übernachtungen
☐ Doppelte Haushaltsführung: Mietvertrag Zweitwohnung, Nebenkosten, Zahlungsnachweise, Zweitwohnungssteuer (falls zutreffend)
☐ Steuerberatungskosten (z. B. Mitgliedsbeitrag Lohnsteuerhilfeverein)
☐ Unfall-/Berufsrechtsschutzversicherung, Winterbeschäftigungsumlage (falls vorhanden)
Beiträge zur Altersvorsorge, Krankenversicherung und viele weitere private Aufwendungen sind steuerlich begünstigt und werden in diesem Abschnitt erfasst, damit Sie die Ihnen zustehenden Abzüge nicht verschenken.
Sinn & Zweck: Sonderausgaben wirken oft «automatisch», aber nur, wenn die Bescheinigungen vorliegen – achten Sie auf vollständige Jahresbescheinigungen und ggf. Beitragsnachweise für Dritte (unterhaltene Personen).
☐ Versicherungsbeiträge/Vorsorge (z. B. Kranken-/Pflege, Haftpflicht, Kfz, Lebens-/Renten, Erwerbs-/Berufsunfähigkeit)
☐ Riester- und Rürup/Basisrente-Bescheinigungen
☐ Einzahlungen in gesetzliche Rentenkassen (in-/ausländisch), ggf. Minijob-Rentenbeiträge
☐ Spenden/Zuwendungen
☐ Kirchensteuererstattung/-nachzahlung (falls vorhanden)
Besondere Lebensumstände wie Krankheit, Pflege oder Behinderung können zu erheblichen finanziellen Belastungen führen, die der Gesetzgeber durch entsprechende Steuererleichterungen abfedern möchte.
Sinn & Zweck: Diese Positionen sind häufig nachweis- und erklärungsintensiv – achten Sie auf Rechnungen + Zahlungsnachweise sowie Zusatzunterlagen (z. B. Pflegegrad, Atteste, Erstattungen).
☐ Krankheitskosten (Medikamente, Arzt/Zahnarzt, Brille, Krankenhaus, Kur, Heilpraktiker) inkl. Abrechnungen/Erstattungen
☐ Fahrtkosten zu Ärzten (Anzahl & km)
☐ Pflege-/Betreuungsaufwendungen inkl. Zuschüsse/Pflegegeld; Nachweis Pflegegrad (ggf. Merkzeichen „H“)
☐ Behinderung: Behindertenausweis/Bescheinigung/Rentenbescheid Unfallrente
☐ Beerdigungskosten (ggf. Nachweis Vermögen des Verstorbenen) / existenzielle Gerichtsverfahren
☐ Unterhaltsleistungen an Angehörige/Partner etc. inkl. Nachweise, Einkünfte/Bezüge/Vermögen der unterstützten Person, Steuer-ID
☐ Heimkosten / Kosten für Haushaltshilfe (falls einschlägig)
Familien mit Kindern profitieren von zahlreichen steuerlichen Vergünstigungen, die von Kinderfreibeträgen über Betreuungskosten bis hin zu Ausbildungsfreibeträgen reichen und Ihre finanzielle Belastung spürbar reduzieren können.
Sinn & Zweck: Damit Kinderfreibeträge/Betreuung/Ausbildung korrekt berücksichtigt werden, achten Sie auf Steuer-IDs, Verträge und Zahlungsnachweise – und auf Besonderheiten (Alleinerziehend, auswärtige Unterbringung).
☐ Steuer-Identifikationsnummer des Kindes (falls vorhanden)
☐ Betreuungskosten (bis 14 J.): Vertrag/Rechnung/Zahlungsnachweise (z. B. Kita/Hort/Babysitter/Tagesmutter)
☐ Ausbildung/Studium/Schule (über 18 J.): Ausbildungsvertrag, Immatrikulations-/Studien-/Schulbescheinigung; ggf. Ausbildungsfreibetrag bei auswärtiger Unterbringung
☐ Schulgeld (begünstigte/Privat-Schulen etc.)
☐ Kindergeld-Bescheide (z. B. Aufhebungsbescheide), ggf. Halbwaisenrente
☐ Falls Kind gearbeitet hat: Lohnsteuerbescheinigung(en); KV/PV-Beiträge (auch bei privat versicherten Kindern)
☐ Nachweis für Alleinerziehende (falls zutreffend)
Handwerkerleistungen, haushaltsnahe Dienstleistungen und Investitionen in die Energieeffizienz Ihres Eigenheims werden steuerlich besonders gefördert und können Ihre Steuerschuld direkt mindern.
Sinn & Zweck: Diese Aufwendungen führen oft zu direkten Steuerermäßigungen – achten Sie darauf, dass Rechnungen korrekt ausgestellt sind und Zahlungsnachweise vorliegen; bei energetischer Sanierung zusätzlich die erforderliche Fach-Bescheinigung.
☐ Handwerkerleistungen (Rechnung; i. d. R. nur Arbeitslohn relevant) + Zahlungsnachweis
☐ Haushaltsnahe Dienstleistungen (z. B. Gartenarbeiten, Haushaltshilfe, Pflegedienst; auch Speditionskosten bei privatem Umzug) + Zahlungsnachweis
☐ Nebenkostenabrechnungen (z. B. Hausmeister/Kaminkehrer)
☐ Energetische Sanierung Eigenheim (älter als 10 Jahre): Rechnungen + Bescheinigung Fachunternehmen/Energieberater
Abschließend gibt es einige weniger bekannte Positionen, die leicht übersehen werden, aber dennoch steuerliche Vorteile bieten können.
Sinn & Zweck: Diese Nachweise werden oft vergessen – achten Sie darauf, sie als Ergänzung beizulegen, wenn Sie entsprechende Verträge/Produkte genutzt haben.
☐ Bescheinigung über elektronisch übermittelte vermögenswirksame Leistungen
☐ Antrag Wohnungsbauprämie (falls zutreffend)
Bevor Sie Ihre Unterlagen zusammenpacken, prüfen Sie mit diesem kurzen Check noch einmal, ob alle Dokumente vollständig, gut sortiert und nachvollziehbar sind.
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