Geldwäschegesetz (GwG): Identifizierung des Mandanten

So setzen Sie die zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten nach dem GwG zählende Identifikation des Mandanten richtig um

Je nach Risiko der Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung sind in Bezug auf die Vertragspartner oder Mandanten allgemeine, vereinfachte und verstärkte Sorgfaltspflichten zu beachten. Zu den allgemeinen Sorgfaltspflichten zählt unter anderem die Identifikation des Mandanten und die Überprüfung der Identifikation – ein Thema, mit dem ich mich kürzlich im Rahmen einer Geldwäsche-Analyse bei einer Münchner Kanzlei intensiv beschäftigt habe. Es soll Gegenstand des heutigen Blog-Beitrags sein.

Identifizierung des Mandanten

Der Berufsträger muss den allgemeinen Sorgfaltspflichten nachkommen – und muss damit bereits vor Begründung oder Abschluss einer Geschäftsbeziehung fertig sein. Das heißt, auch die Identifikation des Mandanten muss bereits davor erfolgt sein. Im Einzelfall, wenn es im Geschäftsablauf nicht anders möglich war oder es geschäftsstörend gewesen wäre, kann die Identifikation jedoch auch während der Begründung der Geschäftsbeziehung durchgeführt werden.

Feststellung der Identität des Mandanten

Zur Feststellung der Identität des Mandanten sind folgenden Angaben zu erheben:

Natürliche Personen:

  • Vor- und Nachname
  • Geburtsort und Geburtsdatum
  • Staatsangehörigkeit und eine Wohnanschrift

Juristische Personen (z.B. AG, GmbH, Verein) und Personengesellschaften (z.B. OHG, KG, Partnerschaftsgesellschaft, Gesellschaft bürgerlichen Rechts):

  • Firma, Name oder Bezeichnung
  • Rechtsform
  • Registernummer (falls vorhanden)
  • Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung
  • Namen der Mitglieder des Vertretungsorgans oder der gesetzlichen Vertreter

Hinweis: Ist ein Mitglied des Vertretungsorgans oder der gesetzliche Vertreter eine juristische Person, ist deren Firma, Name oder Bezeichnung, Rechtsform, Registernummer (soweit vorhanden) und Anschrift des Sitzes oder der Hauptniederlassung zu erheben.

Unabhängig von der Rechtsform ist es entsprechend dem Anwendungserlass des Bundes-ministeriums der Finanzen zur Abgabenordnung (AEAO) bei mehr als fünf Vertretern ausreichend, dass lediglich Angaben zu fünf Vertretern erhoben werden, soweit diese in öffentliche Register eingetragen sind bzw. bei denen eine Legitimationsprüfung stattgefunden hat (Ziffer 11.1 k AEAO zu § 154 AO).

Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts ist der Name der Gesellschafter zu erheben – anstatt der Namen der gesetzlichen Vertreter. Umfasst die Gesellschaft mehr als fünf Gesellschafter reicht unter Heranziehung des Rechtsgedankens der Ziffer 11.1 k AEAO zu § 154 AO die Feststellung des Namens von maximal fünf Gesellschaftern aus.

Überprüfung der Identität des Mandanten

Die Identität des Mandanten ist anhand einer der folgenden Dokumente oder Identifizierungsmittel zu überprüfen:

Natürliche Personen:

  • gültiger amtlicher Ausweis, der ein Lichtbild des Inhabers enthält und mit dem die Pass- und Ausweispflicht im Inland erfüllt wird, insbesondere Reisepass oder Personalausweis
  • Pass- oder Ausweisersatz
  • elektronischer Identitätsnachweis nach § 18 des Personalausweisgesetzes oder nach § 78 Abs. 5 des Aufenthaltsgesetzes
  • qualifizierte elektronische Signatur, soweit die Anforderungen des § 12 Abs. 1 Sätze 2 und 3 GwG (u.a. Validierung der qualifizierten elektronischen Signatur) erfüllt sind
  • nach der Verordnung (EU) Nr. 910/2014 (eIDAS-Verordnung) notifiziertes elektronisches Identifizierungssystem
  • Dokumente nach § 1 Abs. 1 der Verordnung über die Bestimmung von Dokumenten, die zur Überprüfung der Identität der nach dem Geldwäschegesetz zu identifizierenden Person zum Zwecke des Abschlusses eines Zahlungskontovertrags zugelassen werden

Für die Identifikation kann auch der Reisepass anstelle des Personalausweises verwendet werden. Wichtig ist dabei jedoch, dass auf der Kopie des Reisepasses die Anschrift ergänzt wird oder diese im Erhebungsbogen dokumentiert wird.

Hinweis: Die Echtheit von Ausweisdokumenten kann geprüft werden unter: https://www.consilium.europa.eu/prado/de/prado-start-page.html

Juristische Personen oder Personengesellschaften:

  • Aktueller Auszug aus dem Handels- oder Genossenschaftsregister oder einem vergleichbaren amtlichen Register oder Verzeichnis (z.B. Partnerschaftsregister, Vereinsregister, Berufsregister)
  • Gründungsdokumente (z.B. Gesellschaftsvertrag) oder gleichwertige beweiskräftige Dokumente (z.B. bei US-amerikanischen Mandanten „Certificate of Good Standing“ über das Unternehmen)
  • eigene dokumentierte Einsichtnahme in ein amtliches Register oder Verzeichnis
  • bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts: Überprüfung des Namens der Gesellschafter anhand des Gesellschaftsvertrags und der Gesellschafterlisten

Hinweis: Im Falle der Nichtvorlage eines Gesellschaftsvertrages sowie der Gesellschafterlisten sind die einzelnen Gesellschafter der Gesellschaft bürgerlichen Rechts als natürliche Personen zu identifizieren.

Praxistipp: Falls ein Interessent oder Mandant für eine Geschäftsbeziehung oder eine Transaktion nicht in der Kanzlei vorsprechen kann, um die Identifizierung vornehmen zu lassen, ist eine beglaubigte Kopie des Ausweises oder Reisepasses (durch Bank, Notar, Berufsträger) ausreichend. Die Überprüfung der Identität ist durch die Übersendung einer beglaubigten Kopie des Ausweises oder Reisepasses nach der Berufsträgerkammer Hamburg ausreichend.

Der Berufsträger kann einen abwesenden Mandanten auch durch folgende Verfahren identifizieren:

  • qualifizierte elektronische Signatur
  • Post-Ident Verfahren
  • Video-Ident nach BaFin-Standard

Identifizierung der für den Mandanten auftretenden Person

Für den Fall, dass zu einer Mandatsbegründung nicht der Mandant selbst erscheinen kann, sondern ein Bote oder Bevollmächtigter erscheint, muss dieser Vertreter eine Vollmacht vorweisen. Dieser Bote oder Bevollmächtigte muss identifiziert und seine Angaben verifiziert werden. Sollte der Bevollmächtigte oder Bote ein Verpflichteter nach dem Geldwäschegesetz sein, ist keine Identifizierung notwendig (eine Identitätsfeststellung ist keine Identitätsüberprüfung).

Hinweis: Sollte der Bevollmächtigte oder Bote ein Prokurist sein, ist keine Identifikation notwendig. Denn diese kann dem Handelsregisterauszug entnommen werden. Die Prüfung der Vertretungsbefugnis liegt im risikobasierten Ermessen des Berufsträgers.

Praxistipp: Die gesetzlichen Vertreter einer juristischen Person müssen nicht identifiziert werden. Es bleibt dem Berufsträger selbst überlassen, die Identifikation im Rahmen des risikobasierten Ansatzes dennoch durchzuführen. Bei inhabergeführten Unternehmen – der Geschäftsführer ist hier auch der wirtschaftlich Berechtigte – ist hingegen eine Identifikation zwingend notwendig.

Fazit:

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Wissen Sie, wie die GwG-Prüfung durch die Aufsichtsbehörde (Steuerberaterkammer) abläuft? Lesen Sie dazu meinen nächsten Blog-Beitrag.

 

Quelle: