Die Prüfung der Herkunft der Vermögenswerte – häufig als Source of Funds (SoF) bezeichnet – gehört zu den zentralen Kontrollmechanismen der Geldwäscheprävention. Dennoch ist sie eines der Themen, bei denen Steuerberater in Prüfungen durch Kammern und Aufsichtsbehörden besonders häufig Beanstandungen erhalten.
Der Grund dafür ist selten fehlender Wille, sondern vielmehr Unsicherheit:
Wie genau muss nachvollzogen werden, wo die Vermögenswerte herkommen? Welche Nachweise sind ausreichend und was muss dokumentiert werden? Wo endet die Verantwortung des Steuerberaters?
Klar ist: Die Prüfung zur Herkunft der Mittel ist keine formale Pflicht, die mit einem Häkchen erledigt ist, sondern ein wesentlicher Bestandteil des risikobasierten Ansatzes nach dem Geldwäschegesetz (GwG). Fehlende oder unzureichende SoF-Dokumentation zählt zu den häufigsten Prüfungsfeststellungen.
Dabei gilt ein zentraler Grundsatz:
Steuerberater müssen keine Ermittlungen wie beispielsweise eine Strafverfolgungsbehörde durchführen, aber die Plausibilität der Angaben muss sichergestellt werden.
Wer nachvollziehbar prüft, dokumentiert und die Tiefe der Prüfung am konkreten Risiko ausrichtet, handelt GwG-konform und prüfungssicher.
Was bedeutet „Herkunft der Vermögenswerte“ im GwG-Kontext?
Hierbei ist folgendes zu unterscheiden:
- Herkunft der Vermögenswerte (Source of Funds)
→ Woher kommen die eingesetzten Mittel konkret?
- Herkunft des Vermögens (Source of Wealth)
→ Wie wurde das Gesamtvermögen über die Zeit aufgebaut?
Im GwG-Kontext steht primär die Herkunft der Vermögenswerte (SoF) im Fokus. Steuerberater müssen nicht das gesamte Lebensvermögen eines Mandanten nachvollziehen, sondern prüfen, ob die Herkunft der eingesetzten Mittel plausibel, nachvollziehbar und stimmig ist.
Nicht erforderlich ist:
- der Nachweis der strafrechtlichen Unbedenklichkeit,
- eine lückenlose historische Vermögensaufklärung,
- oder eine kriminalistische Bewertung.
Wann müssen Steuerberater die Herkunft der Mittel prüfen?
Die Prüfung der Herkunft der Vermögenswerte ist nicht in jedem Mandat automatisch erforderlich, sondern ergibt sich aus dem jeweiligen Risikoprofil.
Typische Auslöser sind:
- Hochrisikoeinstufung des Mandanten im Rahmen der Risikoanalyse
- Bargeldintensive Branchen, z. B. Gastronomie oder Einzelhandel
- Ungewöhnlich hohe oder komplexe Transaktionen
- Besondere Auffälligkeiten im laufenden Monitoring
Bereits bei der Mandatsannahme kann eine SoF-Prüfung erforderlich sein, etwa bei Neugründungen mit hohem Startkapital oder komplexen Beteiligungsstrukturen.
Mehr dazu unter:
Mandatsannahme nach dem GwG
Zusammenhang mit der Risikoanalyse
Die Überprüfung zur Herkunft der Mittel steht niemals isoliert, sondern ist immer Teil des risikobasierten Gesamtsystems.
Grundregel:
- Niedriges Risiko → einfache Plausibilitätsprüfung: die vorliegenden Informationen erscheinen schlüssig und nachvollziehbar
- Erhöhtes Risiko → vertiefte Prüfung: es müssen zusätzliche Nachweise eingeholt werden (z. B. Verträge)
- Hohes Risiko → verstärkte Prüfung: es müssen umfassende, konkretisierende Nachweise eingeholt, geprüft und dokumentiert werden (ggf. sind mehrere Nachweise erforderlich)
Die Tiefe und der Umfang der SoF-Prüfung ergeben sich direkt aus der Risikoanalyse und muss auf diese Bezug nehmen. Eine isolierte Prüfung ohne Verknüpfung zur Risikoeinstufung ist aus Prüfersicht regelmäßig nicht ausreichend.
Weiterführend:
Risikoanalyse im Bereich Geldwäscheprävention
Welche Nachweise sind zulässig? Praxisnahe Beispiele
Das GwG schreibt keine festen Dokumenttypen vor. Entscheidend ist, dass die vorgelegten Unterlagen die Herkunft der Mittel plausibel belegen.
Typische zulässige Nachweise sind:
- Kauf- oder Verkaufsverträge
- Erbscheine oder Nachlassunterlagen
- Gewinnausschüttungsnachweise
- Beteiligungs- oder Anteilsverkäufe
Wichtig:
- Die Nachweise müssen schlüssig zueinander sein.
- Kopien oder digitale Unterlagen sind grundsätzlich ausreichend.
- Originale sind nur in Ausnahmefällen erforderlich.
Wie tief muss die Prüfung gehen? Das Prinzip der Verhältnismäßigkeit
Es gibt keine pauschale Prüftiefe. Entscheidend sind unter anderem:
Je höher das Risiko, desto intensiver muss die Prüfung erfolgen. Bei Hochrisikokonstellationen greifen die verstärkten Sorgfaltspflichten nach § 15 GwG.
Mehr dazu:
Erweiterte Sorgfaltspflichten
Typische Fehler bei der Prüfung der Herkunft der Mittel
In Prüfungen werden immer wieder dieselben Schwachstellen festgestellt:
- Keine dokumentierte Prüfung der Herkunft der Mittel
- Aussagen wie „Mandant hat es erklärt“ ohne Nachweise
- Unvollständige oder widersprüchliche Unterlagen
- Kein Bezug zur Risikoanalyse
- Vermischung von Source of Funds und Source of Wealth
Viele dieser Fehler lassen sich vermeiden, wenn klare Prozesse und Dokumentationsstandards etabliert sind. Hinweise zu typischen Auffälligkeiten sind hier zu finden:
Warnsignale für Geldwäsche
Praxisbeispiele aus dem Kanzleialltag
Beispiel 1: Gastronomiebetrieb mit hohen Bareinlagen
Maßnahmen: Plausibilitätsprüfung der Kassenumsätze, Abgleich mit Buchführung, Dokumentation der Prüfung.
Beispiel 2: Immobilienkauf durch ausländischen Investor
Maßnahmen: Prüfung der Mittelherkunft, Kaufverträge, Zahlungswege, Bezug zur Risikoanalyse herstellen, Dokumentation der Prüfung.
Beispiel 3: Darlehen aus dem Ausland
Maßnahmen: Darlehensvertrag, Zahlungsnachweise, Prüfung des Länderbezugs, Dokumentation der Prüfung.
Beispiel 4: Neugründung mit hohem Startkapital
Maßnahmen: Herkunft der Einlage belegen, Nachweise dokumentieren, Monitoring festlegen, Dokumentation der Prüfung.
Dokumentationspflichten: Was muss festgehalten werden?
Eine SoF-Prüfung gilt nur dann als erfolgt, wenn sie nachvollziehbar dokumentiert ist. Festzuhalten sind insbesondere:
- Art der vorgelegten Nachweise
- Ergebnis der Plausibilitätsprüfung
- Datum und verantwortliche Person
- Verweis auf die Risikoanalyse
Vertiefend:
GwG-Dokumentationspflichten
Digitale Unterstützung bei SoF-Prüfungen (DS|GwG)
Digitale Lösungen wie DS|GwG unterstützen Steuerberater bei der strukturierten Umsetzung:
- Dokumentation der SoF-Prüfung
- Upload und Zuordnung von Nachweisen
- Einheitliche Standards innerhalb der Kanzlei
- revisionssichere Dokumentation
So wird die Prüfung nicht nur sicherer, sondern auch deutlich effizienter.
Plausibilität statt Ermittlungsarbeit
Die Prüfung der Herkunft der Vermögenswerte ist Pflicht – aber sie ist beherrschbar. Steuerberater müssen keine strafrechtlichen Ermittlungen durchführen, sondern eine nachvollziehbare, risikobasierte Plausibilitätsprüfung sicherstellen.
Klare Prozesse, saubere Dokumentation und digitale Unterstützung sorgen dafür, dass Prüfungen standhalten und Unsicherheiten reduziert werden.
Jetzt Beratungstermin vereinbaren und erfahren, wie DS|GwG Sie bei der Umsetzung unterstützt.
